社内外の対応を効率化！DifyでFAQ業務を自動化する方法

「同じ質問に何度も答えるのが手間…」「問い合わせ対応に時間を取られすぎている…」
こんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか？特に中間管理職の皆さんは、自分が対応するだけでなく、部下からの質問の仲介役になることも多く、FAQ（よくある質問）の対応に追われてしまうケースも少なくありません。

そんな問題を解決するのが、ノーコードAIツール「Dify」によるFAQ業務の自動化です。この記事では、ITに詳しくない方でもわかるように、Difyを使ってFAQ対応を効率化する方法をわかりやすく解説します。

1-1 Difyとは？FAQ業務に適したAI自動化ツール

Difyは、GPTを活用してアプリやワークフローをノーコードで作成できる生成AIツールです。FAQ業務においては、マニュアルや規定を学習させることで、AIが自動で回答してくれるチャットボットやフォームを構築可能です。

DifyのFAQ自動化における主な特長：

ノーコード操作： プログラミング不要で業務に応じた設定ができる
生成AI搭載： GPTにより自然な回答が可能
社内外対応OK： 社内向けチャットボットにも、顧客向けFAQにも対応
クラウドベース： ブラウザからすぐに利用開始できる

1-2 FAQ業務の課題と自動化の必要性

多くの企業が抱えるFAQ業務の課題には以下のようなものがあります。

よくある課題：

質問が属人化しており、特定の人に集中する
回答の内容や精度が人によってバラつく
同じ質問が何度も繰り返される
業務時間が対応に取られて本来の仕事に集中できない

このような状況では、業務効率が下がるだけでなく、回答の質やスピードにも影響が出ます。

Difyを活用すれば、FAQ対応をAIに任せることができ、対応スピードの向上・人手不足の解消・ナレッジの蓄積が実現します。

2-1 DifyによるFAQ自動化の基本的な仕組み

DifyのFAQ自動化は、次のような流れで実現されます。

Dify FAQ自動化の流れ：

FAQの元データを準備（WordやPDF、Notionなど）
Difyアプリでチャットボットを作成
ドキュメントをナレッジベースとしてアップロード
ユーザーの質問を受け取るフォームやチャット画面を作成
GPTがドキュメントを参照し、自動で回答を生成
必要に応じてSlackやメールなどに連携

これにより、人間の介在なしにAIがドキュメントベースで回答できる仕組みが構築されます。

2-2 DifyでのFAQアプリ作成手順（初心者向けガイド）

実際にFAQアプリをDifyで作成するステップを解説します。

ステップ①：Difyに登録し、ダッシュボードにログイン
メールアドレスで簡単に登録できます。

ステップ②：新規アプリを作成（Appの作成）
FAQという目的に合わせて名前を設定し、アプリタイプを「Chat App」に設定します。

ステップ③：ナレッジベース（Knowledge）をアップロード
回答元となる資料（マニュアル・PDF・URL・CSVなど）を読み込ませます。

ステップ④：プロンプトを設計する
例：「以下のナレッジベースを参考に、ユーザーの質問に自然な日本語で回答してください」

ステップ⑤：チャットUIやフォーム画面を設定
Web埋め込み型のチャットや社内ポータルに組み込むことが可能。

ステップ⑥：テスト運用＆公開
実際に質問を投げて、適切な回答が返ってくるかを確認後、本番利用へ。

3-1 Difyのナレッジベース機能を最大限活用するコツ

DifyでFAQの精度を高めるには、「ナレッジベース（Knowledge）」の使い方がカギになります。

効果的なナレッジベース運用のコツ：

情報をカテゴリごとに整理してアップロードする
FAQ形式にまとめた資料を用意する
キーワードや用語の揺れを考慮する
社内用語や業界用語は注釈を入れる
PDFやNotionページなど、多様な形式に対応

特に、既存のマニュアルやQ&A集を再利用することで、導入初期の手間を大きく削減できます。

3-2 Difyで構築したFAQアプリの活用パターン

Difyで構築したFAQシステムは、さまざまな業務シーンで役立ちます。

活用例：

社内ヘルプデスク（IT機器・システム・総務など）
人事関連FAQ（休暇制度・福利厚生・申請手順）
顧客サポート（製品の仕様・導入手順など）
オンボーディング支援（新人社員のよくある質問対応）
プロジェクト専用QA（プロジェクトルール・進行方法など）

いずれも、人手による対応を減らし、必要な情報を必要な人に迅速に届けられるのがポイントです。

4-1 実践例：社内ヘルプデスクの自動化

ある企業では、Difyを使って社内ヘルプデスクのFAQを自動化しています。

導入前の課題：

毎日同じ質問（PCのログイン、プリンターの設定など）が寄せられる
担当者の負担が大きく、本来の業務が進まない

Dify導入後の効果：

GPTが社内マニュアルを元に自動で回答
担当者の対応件数が70%以上削減
チャット型のため、社員が気軽に質問できる

このように、少人数のチームでも高い効果が得られるのがDifyの特徴です。

4-2 外部向けFAQ（顧客対応）の自動化も可能

Difyは社外向けにも対応できるため、顧客サポートの一部をAIに任せることができます。

よくある使い方：

自社製品の使い方に関する質問
資料請求・見積もりなどの対応
トラブルシューティングのガイド提示

DifyではWebページへの埋め込みも可能なため、ユーザーがその場で質問し、すぐに回答を得ることができます。必要に応じてオペレーターへのエスカレーションも設計可能です。

5-1 FAQ自動化の導入で得られる効果

DifyによるFAQ自動化で、企業が得られるメリットは非常に大きいです。

期待できる効果：

対応時間の短縮と人件費の削減
ユーザー満足度の向上（即時回答）
担当者の負担軽減と業務集中
ナレッジの一元管理による情報の共有化
業務の属人化の解消

特に「人手が足りない」「回答のバラつきをなくしたい」といった課題を持つ現場には非常に有効です。

5-2 FAQ自動化の導入における注意点

自動化は万能ではありません。導入時には以下のような注意点もあります。

よくある注意点：

情報が古いままだと誤った回答が出る
　→ 定期的にナレッジの見直しが必要です
GPTの出力が曖昧な場合がある
　→ 指示文（プロンプト）を工夫し、トーンや表現を整えましょう
すべての問い合わせを自動化するのは難しい
　→ AI対応は一次対応、必要に応じて人がフォローする仕組みが理想

**ポイントは、「AIと人のハイブリッド運用」**です。

まとめ

Difyを活用したFAQ自動化は、繰り返しの問い合わせ対応を劇的に効率化できる手段です。
ITスキルがなくても導入できるため、特に中間管理職の方やチームリーダーにとっては、部下の質問対応や社内の情報共有の負担軽減に大きく貢献します。

「人がやらなくてもいい質問対応は、AIに任せる」
そんな時代に、Difyは最適なツールです。小さく始めて、大きな効果を感じてください。FAQ自動化の第一歩を、今日から始めましょう。