AI「ChatGPT」の業務活用法！社会人が効率化できる10の事例

「ChatGPTを仕事で使いたいけど、どのように活用すればいいのか分からない…」と感じている社会人が増えています。特に中間管理職や非エンジニアの方は、AIツールの導入に不安を感じるかもしれません。しかし、ChatGPTは実際のビジネスシーンで、業務の効率化・生産性向上・負担軽減などに役立つ強力なパートナーとなります。この記事では、ChatGPTを業務に活用するための具体的な方法や事例を、初心者にも分かりやすく解説します。

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1-1 ChatGPTとは？ビジネスに役立つ理由を解説

ChatGPTとは、OpenAIが開発したAIチャットツールで、自然な会話形式でさまざまな質問に答えたり、文章を生成したりできる強力な生成AIです。

なぜChatGPTがビジネスで役立つのか：

• 業務上の文章作成やメール返信を迅速に行える
• 情報収集や調査時間を大幅に短縮できる
• 業務プロセスをマニュアル化して効率化できる
• アイデアや企画のヒントを得られる

専門的なスキルがなくても、すぐに使い始められる手軽さが最大の魅力です。

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1-2 業務活用① メールや報告書などの文章作成支援

ChatGPTは、業務で日常的に発生する文章作成を強力にサポートします。

具体的な活用事例：

• メールの返信文案を作成
  • 「クライアントへのお礼メール」「社内への報告メール」などを迅速に作成できます。
• 報告書や議事録の作成
  • 「会議の議事録をまとめて」と依頼すると要点を整理した文章が作成できます。

活用のポイント：

• 「敬語で」「簡潔に」「200文字以内で」など、具体的な指示を与えることで、より正確な文章が得られます。

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1-3 業務活用② 資料やプレゼンの構成作成支援

プレゼン資料の作成や構成案を考える際も、ChatGPTが活躍します。

具体的な活用事例：

• プレゼンのアウトライン作成
  • 「新商品のプレゼン構成を考えて」と指示すると、序論・本論・結論など整理された構成を提案します。
• スライドタイトルやキャッチコピー案の作成
  • 「社内イベントの魅力的なタイトル案を3つ提案して」といったアイデア出しにも使えます。

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1-4 業務活用③ 調査・リサーチの効率化

ChatGPTを使えば、インターネット検索で時間がかかる調査やリサーチを大幅に効率化できます。

具体的な活用事例：

• 市場動向やトレンド調査
  • 「今年の〇〇業界の動向を300文字でまとめて」と依頼すると短時間で概要が得られます。
• 競合企業分析や比較
  • 「〇〇社と□□社の製品比較表を作って」と指示すれば、比較ポイントを整理した表形式の回答を作成します。

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1-5 業務活用④ アイデア出し・企画支援

アイデアや企画を考える際にも、ChatGPTが大きな力になります。

具体的な活用事例：

• 商品・サービスの新規アイデア
  • 「20代向けの新しい商品アイデアを3つ考えて」といった指示で、多様なアイデアを即座に生成します。
• 社内イベントの企画提案
  • 「リモートでも盛り上がるイベント企画を考えて」と頼めば、参加型の企画案を提示します。

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1-6 業務活用⑤ 顧客対応やFAQ作成の自動化

顧客からのよくある問い合わせやFAQの対応にも、ChatGPTが役立ちます。

具体的な活用事例：

• FAQ文章の自動生成
  • 「商品の返品ポリシーについて分かりやすく説明して」と指示すると、お客様向けの説明文を簡単に作れます。
• メール対応のテンプレート作成
  • 「クレーム対応用の丁寧な返信文を作成して」といった指示で、対応品質を均一化できます。

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1-7 業務活用⑥ マニュアル・業務フローの作成と整理

業務マニュアルや作業手順書の作成も効率化できます。

具体的な活用事例：

• 業務マニュアル作成
  • 「新入社員用の簡単な業務手順を作成して」と指示すると、誰でも理解できるマニュアルが作成できます。
• 業務フロー図の作成支援
  • 「請求書の処理フローをテキストベースでまとめて」と頼むと簡潔なフロー手順が得られます。

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1-8 業務活用⑦ 翻訳や要約作業の効率化

外国語文書の翻訳や長文の要約作業もChatGPTでスピーディに行えます。

具体的な活用事例：

• 英文メールの翻訳
  • 「この英文メールを日本語で要約して」と指示すると、素早くポイントを把握できます。
• 長文資料の要約
  • 「このレポートを300文字で要約して」と頼むことで、要点を整理した形で共有できます。

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1-9 業務活用⑧ 人材育成・教育支援

人材育成や社員教育の分野でもChatGPTは活用可能です。

具体的な活用事例：

• 教育コンテンツ作成支援
  • 「新人研修用の〇〇業務のQ&Aを作って」と依頼すると、理解促進のためのコンテンツが作成できます。
• テスト問題やクイズ作成
  • 「マネジメント基礎知識のテスト問題を作成して」といった指示で問題作成をサポートします。

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1-10 業務活用⑨ 人事評価やフィードバックの支援

部下への評価コメントやフィードバックの文章作成もAIを活用できます。

具体的な活用事例：

• 評価コメントのテンプレート作成
  • 「営業部門の社員向けの評価コメント例を3つ作成して」と指示すると参考文が作成できます。
• フィードバック文案作成
  • 「部下への改善点を丁寧に伝えるフィードバック文を作って」と頼めば配慮された文面が得られます。

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まとめ

ChatGPTは、メール返信や資料作成、調査業務、顧客対応、人材教育など、社会人のあらゆる業務をサポートする万能ツールです。非エンジニアでも使いやすく、業務の効率化・時間短縮に大きく貢献します。

この記事でご紹介した活用例を参考に、ぜひあなたの業務にもChatGPTを取り入れて、生産性向上を実感してみてください。AIを味方につけ、仕事をより快適で効率的なものに変えていきましょう。