AIで社内問い合わせを自動化！業務負担を激減させる最新活用術とは？

「また同じ質問に答えている…」「問い合わせ対応で本来の仕事が進まない…」――そんな悩みを抱えていませんか？
総務、人事、情報システム部門などに寄せられる社内からの問い合わせ対応は、日々の業務負担として積み重なりやすい仕事のひとつです。特に中間管理職の方は、対応と管理の板挟みになりやすく、効率的な対応方法を求めているのではないでしょうか。
この記事では、AIを活用して社内問い合わせを自動化する方法を、非エンジニアでも理解・導入できる形でわかりやすく解説します。
「もう人力で対応しなくていい！」そんな未来を手に入れましょう。

1-1 社内問い合わせが抱える根本的な課題とは？

多くの企業で、社内問い合わせは想像以上に負担になっています。

よくある課題：

同じ内容の質問が何度も来る
対応に時間を取られて本業に集中できない
口頭やメールのやり取りで履歴が残らない
対応品質が属人化している
人事・総務・情報システムなど特定部署に負荷が集中

こうした状況が続くと、社員のストレスや業務効率の低下につながりかねません。ここに、AIの力を借りることで劇的な改善が可能になります。

1-2 AIで社内問い合わせを自動化するとはどういうことか？

AIによる自動化とは、AIチャットボットやナレッジベース（情報の倉庫）を使って、社員からの質問に自動で回答させる仕組みです。

具体的にできること：

よくある質問に24時間自動で回答
過去のマニュアルやQ&Aを学習し、自動応答
問い合わせ内容を分類・記録・可視化
対応が必要な場合は、担当者へ自動エスカレーション

AIがあらかじめ社内情報を学習しておけば、人間が対応しなくても**「AIが最初の窓口」**として働いてくれます。

1-3 非エンジニアでも導入できるAIツールとは？

最近では、プログラミングやITの知識がなくても使えるAIツールが多数登場しています。たとえば以下のようなツールです。

代表的なツール：

Dify：社内マニュアルやFAQを読み込ませるだけでAIチャットを構築
Notion AI + チャット機能：社内ドキュメントをそのまま活用
Zendesk AI：既存の社内ヘルプデスクにAI回答を統合
Karakuri（日本企業向け）：日本語に強く、サポートも充実

これらのツールはノーコード（コード不要）で操作できるため、非エンジニアの方でもすぐに使い始めることが可能です。

1-4 AIチャットボットで実現できる具体的な業務改善

AIチャットボットを社内に導入することで、以下のような変化が期待できます。

主な改善効果：

問い合わせ対応時間を最大80％削減
対応内容の統一と品質向上
情報の一元化と属人化の解消
対応履歴の蓄積による改善ループ
24時間365日対応が可能に

たとえば、「PCのパスワードを忘れた」「経費精算はどこからやるの？」「休暇申請の方法は？」といった質問に、AIが即座に正確に回答してくれます。

1-5 導入ステップ：今日から始められる自動化の流れ

AIによる問い合わせ対応の自動化は、次のステップで簡単に導入できます。

導入手順：

対応を自動化したい領域を選定（例：人事・IT）
よくある質問や社内マニュアルを整理
AIチャットツールを選定・アカウント作成
ナレッジ（社内情報）を登録・アップロード
社内で試験運用 → フィードバックを元に改善

特にDifyなどのツールは、PDFをドラッグ＆ドロップするだけで知識として活用できるため、導入のハードルが非常に低いです。

1-6 成功事例から見るAI活用のリアル

事例①：情報システム部門の対応時間を月30時間削減
社員からのPC設定やアカウント発行に関する質問をDifyに登録。AIが代わりに回答し、月30時間分の対応時間を削減。

事例②：人事部門の問い合わせ件数を半減
入社手続きや福利厚生に関するFAQをナレッジ化。新人からの同じような質問が激減し、人事部門の負荷が軽減された。

事例③：総務の作業効率が大幅向上
備品申請、社内ルールの問い合わせをAIが自動対応。社員もすぐに答えが得られるようになり、満足度も向上。

1-7 導入時によくある疑問とその対策

Q：AIは正確に答えられるの？
→ 登録された情報をベースに回答するため、マニュアルやFAQの精度が重要。定期的に更新すれば正確性も向上します。

Q：誰が管理・運用すべき？
→ 最初は小規模に始め、部門内で1名担当者を決めるだけでも十分運用可能。IT部門がいなくても大丈夫です。

Q：AIが間違った回答をしたら？
→ 多くのツールは「フィードバック機能」を持っており、ユーザーからの修正依頼で改善できます。

1-8 導入効果を最大化するためのポイント

効果を高める工夫：

よくある質問（FAQ）を定期的に更新
部署横断でナレッジを共有
AIが対応できない内容を明確にする（担当者への転送）
フィードバックを活かして回答精度を改善

AIは「入れて終わり」ではなく、育てながら使うツールです。社内の声を反映していくことで、どんどん使える存在になります。

1-9 非エンジニア向けにおすすめの始め方

AIツールに不安がある方は、以下のようなシンプルな方法から始めましょう。

おすすめの始め方：

まずは自分のチームだけで使ってみる
「PDFの読み込み→質問に答える」だけのシンプルな仕組みから開始
操作方法は動画で残して社内共有
効果が見えたら、他部門へ展開

特に中間管理職の方が主導して導入すると、部下の負担軽減とチーム全体の生産性向上につながります。

1-10 今後の展望：AIが社内対応の「標準」になる時代へ

AIによる問い合わせ自動化は、今後ますます一般化していきます。

今後の進化ポイント：

音声入力や自然言語での高精度応答
SlackやTeamsなどとのシームレスな連携
感情を読み取った対応（優先度の自動判断）
AIによる問い合わせデータの分析と業務改善提案

人がすべての質問に対応する時代は終わり、**AIが第一窓口として対応することが“当たり前”**になる日も近いでしょう。

まとめ

AIによる社内問い合わせの自動化は、人手不足・業務負担・対応品質のバラつきといった多くの課題を一気に解決してくれる強力な手段です。
特にIT部門が少ない企業や、現場主導で業務改善を進めたい中間管理職の方にとっては、**AIは今すぐ使える“業務改革の味方”になります。
主要キーワードである「AI」「社内問い合わせ」「自動化」を押さえた本記事を参考に、まずは小さな一歩からAI活用を始めてみましょう。効率化とストレス軽減を、すぐに実感できるはずです。