AIプロンプトでメール作成が驚くほど簡単に！非エンジニア向け具体例付き活用法

「毎日のメール作成に時間が取られて困る…」
「取引先や上司へのメールを作成するのが苦手…」

ビジネスの現場では、こんな悩みを持つ方が少なくありません。特に中間管理職の立場だと、上司への報告、取引先とのやり取り、社内の情報共有など、さまざまなメールを1日に何通も送る必要があります。

そこで役立つのが、ChatGPTなどのAIを活用した「AIプロンプトでのメール作成」です。

この記事では、非エンジニアでも簡単に実践できるよう、具体的なプロンプト例を交えて、AIを活用したメール作成の効率化方法をわかりやすく解説します。

1-1 AIプロンプトとは？メール作成の新常識

AIプロンプトとは、ChatGPTのようなAIアシスタントに対して「こんなメールを書いてほしい」という指示を出すときの入力文のことです。

たとえば以下のようなプロンプトをAIに入力すると、即座にメールが作成されます。

「明日の会議が延期になったことを丁寧に取引先へ伝えるメールを作成して」
「上司へ報告書提出が遅れるお詫びのメールを作成して」
「新人社員向けに懇親会参加案内を親しみやすい文体で作成して」

メール作成が苦手でも、適切なAIプロンプトを使えば簡単に文章を生成できるのです。

1-2 AIプロンプトでメール作成を効率化するメリット

AIをメール作成に活用することで得られる主なメリットは次の通りです。

AIプロンプト活用のメリット：

メール作成時間の大幅な削減
文法ミスや敬語の誤用を防止
文章構成をAIに任せられるため、内容に集中できる
伝わりやすい簡潔な文章を生成できる

特に中間管理職の場合、「業務が多岐に渡り、メール1通にかける時間を節約したい」という課題解決に非常に役立ちます。

2-1 失敗しないAIプロンプト作成のポイント【基本編】

AIプロンプトでメール作成をする際、適切な指示を与えることが成功の鍵です。ポイントは以下の通りです。

AIプロンプト作成の基本ポイント：

目的を明確に伝える （例：「会議の日程変更のお知らせメールを作成して」）
文体・トーンを指定する （例：「丁寧な敬語で」「親しみやすくカジュアルに」など）
メールの長さや形式を指定する （例：「200文字以内で」「箇条書きを含めて簡潔に」）
対象（宛先）を明確に伝える （例：「取引先の営業担当者向けに」「部下の新人社員に向けて」）

AIが指示を明確に理解すれば、期待に近いメール文をすぐに生成できます。

2-2 よくあるメールパターン別AIプロンプト具体例

以下に、日常業務でよくあるシチュエーション別に具体的なプロンプト例を示します。

【取引先への連絡メール】

「明日の打ち合わせ時間を15時から16時に変更する旨を丁寧に取引先へ伝えるメールを書いて」
「取引先からの資料送付の催促を失礼にならないような丁寧なメールで作成して」

【社内メール】

「来週の研修会に全員参加するよう、社員に向けて簡潔に案内メールを書いて」
「締め切り間近の書類提出を促すリマインドメールを社内メンバー宛に丁寧に作成して」

【お詫びメール】

「取引先に納品遅延のお詫びメールを丁寧な口調で作成して」
「部下に対し、資料確認が遅れたことを親しみやすく簡単に謝罪するメールを書いて」

3-1 AIプロンプトでメール作成する際の注意点

AIをメール作成で活用する際、以下の点には注意しましょう。

個人情報・機密情報をAIに入力しない
AIが生成した内容をそのまま送信せず、必ず確認する
文脈や細かなニュアンスは人間の目で再調整する

AIは便利ですが、最終チェックは必ず人間が行い、適宜調整が必要です。

3-2 AIプロンプトの精度をさらに高めるコツ【応用編】

メール作成をAIに任せる際、より精度を高めるためには、以下の応用テクニックを使います。

具体的なシナリオを伝える （例：「顧客に対し、商品の在庫不足で納期が2週間遅れることを謝罪する丁寧なメールを書いて」）
AIの回答に追加指示をする （例：生成したメールに「もっと丁寧に」「文章を短く」と追記で調整する）
テンプレートを作成してAIに完成させてもらう （例：最初の文だけ書いて「続きを丁寧な文体で作成して」と依頼）

これらを使えば、さらに高精度のメールを生成できます。

4-1 AIプロンプトをメール作成に取り入れる具体的手順

メール作成にAIプロンプトを取り入れる方法を実践的に説明します。

手順：

① ChatGPTなどのAIアシスタントを開く
② プロンプトを入力
③ 生成されたメール文を確認
④ 必要に応じて修正
⑤ メールにコピー＆ペーストで完了

実際の操作時間は数分程度で終わります。

4-2 AIプロンプト作成時のテンプレート例（コピペOK）

以下はそのままコピペして使えるテンプレートです。

【依頼】
○○（宛先）に対し、○○（内容）を伝えるメールを、○○（文体）で、○○（文字数）で作成して。

【例】
営業部の山田さんに対し、明日の営業会議が延期になった旨を伝えるメールを、丁寧な文体で200文字程度で作成して。

まとめ

AIプロンプトでメール作成を行うと、業務効率が劇的に改善します。特に、メール作成が苦手な方や、業務が多忙な中間管理職の方におすすめです。

重要なポイントは「具体的な指示をすること」と「生成されたメールは必ず確認すること」です。この2つを守れば、AIプロンプトを使ったメール作成は簡単かつ安全に活用できます。

ぜひ、明日からの業務にAIプロンプトを取り入れて、毎日のメール作成をラクに効率化しましょう。