AI・ChatGPTで提案書作成を効率化する具体的方法

提案書の作成に時間がかかり、残業が続いている…。アイデアを出すだけでも大変…。そんな悩みを抱えていませんか？特に、日々多くの提案書を作成する営業職や中間管理職の方にとって、提案書作成は業務効率を大きく左右する重要な課題です。

そこで注目されているのが、AIツール「ChatGPT」を活用した提案書の作成です。ChatGPTを使えば、アイデア出し、内容の整理、文書の作成までを迅速かつ質の高いものにすることが可能です。

本記事では、AI（ChatGPT）を使った提案書作成の具体的な方法、成功するプロンプトの書き方、実際の活用事例までを初心者向けに徹底的に解説します。提案書作成の負担を減らして、もっと質の高い仕事に集中したい方はぜひ参考にしてください。

1-1 なぜ提案書作成にAI・ChatGPTが有効なのか？

ChatGPTは文章を生成するAIで、指示（プロンプト）を与えることで短時間で質の高い文章を作成します。特に提案書作成には以下のような理由で大変効果的です。

アイデア出しを迅速化（提案のポイントをAIが提案）
構成や内容整理を簡単に（プロンプト次第でロジカルな提案が作れる）
文章作成の時間を大幅に短縮（ドラフト作成にかかる時間を最大70%削減）

例えば、「ITに不慣れな営業担当者」でも、具体的な指示をするだけで、分かりやすく説得力のある提案書を短時間で作れるようになります。

1-2 AI・ChatGPTを活用した提案書作成のメリット3つ

提案書作成でChatGPTを使うメリットを3つ挙げてみましょう。

① 作業時間の大幅短縮

提案書の骨子やアイデア出しからドラフト作成までのプロセスをAIに任せることで、通常の作業時間を半分以下に短縮できます。

② 質の向上・均一化

ベテラン社員と新人の間でクオリティの差が生まれやすい提案書ですが、AIを活用すれば、誰でも一定のレベルをクリアできる質の高い提案書を作成可能になります。

③ アイデアの幅が広がる

AIが生成する多様なアイデアを活用することで、新しい視点やクリエイティブな提案が可能となり、提案の競争力が高まります。

2-1 ChatGPTを使った提案書作成の具体的手順

実際にChatGPTを使って提案書を作成する手順を解説します。

① テーマ・目的を明確化
まず提案のテーマや目的を明確にします。

② AIに指示（プロンプト）を入力
ChatGPTに具体的な指示を出します。

例：

「自社サービス（営業管理システム）を使った業務改善の提案書を作成したい。対象は製造業（中小企業）の営業部長向け。提案内容を5つのポイントで箇条書きで整理してください。」

③ AIが生成した内容を確認・修正
ChatGPTが作成した内容を元に、実際の提案書に落とし込み、必要な修正を行います。

2-2 提案書作成に役立つChatGPTのプロンプト例（テンプレート集）

提案書作成に役立つ具体的なプロンプト例を紹介します。

【提案アイデア出し用】

「食品業界（20代女性向け）で売れる新商品のアイデアを3つ提案してください」

【課題解決型提案書】

「働き方改革をテーマに、生産性を向上させるための具体的な施策を5つ提案してください」

【営業向け提案書】

「不動産業界向けに自社サービス（顧客管理ツール）を提案する際のメリットを3つまとめてください」

これらをテンプレートとして活用すると、AI活用のハードルが劇的に下がります。

2-3 ChatGPT活用時の提案書の質を上げるためのポイント

ChatGPTを使ってより質の高い提案書を作成するには、以下のポイントを押さえましょう。

プロンプトは具体的に（ターゲット・目的・形式を明確化）
出力された文章をそのまま使わず、人間が必ずチェック・編集
「数値や根拠」を加えると説得力が上がる（例：導入後○%の業務効率化）

AIが出力した内容に、具体的な事実やデータを追加することで、説得力と実効性が格段に向上します。

2-4 ChatGPTを使った提案書作成の実際の活用事例

企業で実際に使われている事例を紹介します。

営業部門で提案書作成時間を50%以上削減
新人社員がAIサポートにより、入社1か月で質の高い提案書作成
AIのアイデア提案を基に新規事業のプレゼンを成功

このように、多くの企業が提案書作成にChatGPTを活用し、業績アップにつなげています。

2-5 提案書作成時にChatGPTを使う際の注意点

非常に便利なChatGPTですが、注意すべき点もあります。

最終的な内容確認は必ず人間が行うこと
機密情報をAIに入力しないこと（社外のAIツールを使う場合）
情報の正確性・最新性をAIが保証しないことを理解する

これらを意識して利用すれば、安全かつ効果的にAIを活用できます。

2-6 より高度な活用：Difyを使った提案書作成AIの構築

より高度な活用として、「Dify」を使って自社専用の提案書作成AIを作る方法もあります。

Difyなら：

自社専用のプロンプトを定型化・保存可能
社内情報のみを安全に利用できる
複数の社員で共有し、提案書品質の統一を図れる

このように、自社業務に特化した提案書作成AIを構築できます。

まとめ：AI（ChatGPT）を使った提案書作成で仕事を効率化！

ChatGPTを活用した提案書作成は、単なる効率化にとどまらず、提案の質・競争力を大きく高める可能性があります。

この記事のポイント：

AIは提案書の作成時間を大幅短縮できる
プロンプトが具体的なほど成果物の質が高まる
AIのアイデアに人間が付加価値（根拠や数値）を加えることで説得力が向上
自社専用AIを作成することで、安全かつ質を統一した運用が可能

これからはAIを活用し、効率的かつスマートに提案書を作成しましょう。ぜひ今日から試してみてください！