非エンジニアでもわかる！kintone（キントーン）の自動化＆ワークフロー活用で業務効率を大幅アップ
クラウド型業務プラットフォームとして多くの企業で導入が進むkintone（キントーン）。データ管理や情報共有だけでなく、ワークフローの自動化によって日常業務を大幅に効率化できる点が注目されています。しかし「具体的にどんな自動化ができるの？」「ワークフローの設定は難しそう…」と感じている管理職の方も多いのではないでしょうか。本記事では、非エンジニアの中間管理職の方を対象に、kintoneでワークフローを組み立てて自動化を実現するポイントをわかりやすく解説します。プロセス管理や通知設定の基礎から、自動化ツールとの連携や実際の導入事例まで紹介しますので、チーム全体の生産性向上のヒントにぜひお役立てください。
本文
1．kintoneの自動化とワークフローとは
kintone（キントーン）は、サイボウズ社が提供しているクラウド型の業務プラットフォームです。アプリ作成やデータ管理機能などを通じて、社内の情報を一元化し、チームのコラボレーションを効率化できるのが特徴です。さらに、このプラットフォームの利点を大きく伸ばしてくれるのが「自動化」と「ワークフロー」の仕組みです。
一般的に「ワークフロー」とは、業務を進めるためのステップや承認プロセスを可視化し、関係者が順番に処理していく仕組みを指します。従来であれば、紙の申請書を回覧したり、メールで承認依頼を送ったりしていたところを、kintone上で一元管理することで、誰がいつ承認し、今どの段階にあるのかをリアルタイムに把握できるようになります。承認漏れやステータス管理の手間が減るだけでなく、過去の申請履歴やコメントも記録されるため、後から振り返るのも簡単です。
一方で「自動化」は、これまで人手で行っていた繰り返し作業や煩雑な手続きを、kintoneの機能や連携ツールによって自動化することを指します。たとえば、特定の条件でレコード（データ）が更新されたら担当者へ通知を飛ばす、承認済みになったタイミングで他のシステムに情報を受け渡す、といったフローをあらかじめ設定しておけば、担当者が手作業で行う必要がなくなります。これにより、作業の抜け漏れや属人的なミスを減らし、チーム全体の生産性を底上げできるのが魅力です。
kintoneでは、このワークフローと自動化を組み合わせ、プロセス管理機能やJavaScriptカスタマイズ、プラグインや外部ツールとの連携を通じて、さまざまな業務を効率化できます。非エンジニアであっても、マウス操作中心の簡単な設定から始めることができる点も大きな魅力です。特に承認フローや進捗管理など、多くの部署で共通する業務に適用すれば、部門横断で大きな効果が期待できます。まずは基本的な仕組みを理解し、導入にあたってどのような手順を踏むと良いかをつかむことが、スムーズな自動化とワークフロー構築への第一歩となるでしょう。
2．プロセス管理機能を活用してみよう
kintoneを使ってワークフローを組み立てる際、中心的な役割を果たすのが「プロセス管理機能」です。これは、アプリ内に登録されているレコード（データ）に対して、あらかじめ用意したステータス（状態）を割り振り、どのタイミングで誰が何を行うかを定義できる仕組みのことを指します。
まず、プロセス管理を設定するには、利用するアプリの管理画面から「プロセス管理」をオンにします。そして「ステータスの追加」を行い、業務フローに応じたステータス名を付けていきます。営業活動であれば「商談前→商談中→成約→クローズ」のような流れ、経費精算であれば「申請→承認待ち→承認済→支払完了」のように、業務に合わせてステータスを設計します。ステータス同士は矢印で結ばれ、どのステータスからどのステータスへ遷移できるのかも設定可能です。
次に、各ステータスへの切り替え時に「担当者を変更する」「特定のユーザーに通知する」といった動作を加えることで、作業の流れを自動化できます。たとえば「承認待ち」に切り替わったら上長に通知が飛び、「承認済」に切り替わったら経理担当へ通知が飛ぶなど、業務ステップがリアルタイムに関係者へ共有される仕組みが整います。これによってメールや口頭でのリマインド作業が減り、ステータス管理の精度が上がる効果が期待できます。
加えて、プロセス管理画面では、どのステータスにどれだけのレコードが存在するか、担当者が誰かなどを一覧で確認できるのも大きなメリットです。進捗が遅れている段階があれば即座に発見でき、ボトルネックの解消に役立ちます。あるいは「承認待ちが多く滞っているのは、どの部署か」という分析も可能になるため、根本的な業務改善のきっかけにもなるでしょう。
非エンジニアの方でも、プロセス管理画面の設定はクリックやドラッグ＆ドロップ中心で行えるため、専門知識がなくても気軽にトライできます。最初はあまり細かくステータスを分けず、ざっくりとした流れを定義して運用してみるのも良い方法です。実際に使ってみて「もう少し段階を増やしたほうがわかりやすい」「通知を細分化したい」といったニーズが出てきた段階で、柔軟に見直しや修正を行えるのがkintoneの強みと言えます。
3．自動通知と条件分岐でミスを減らす
kintoneのワークフローを活用して作業を効率化する際、欠かせない要素となるのが「自動通知」と「条件分岐」です。多忙な現場では、担当者が作業の進捗を常に確認できるとは限りませんし、手動でメールを送る方法では漏れや遅れが生じやすくなります。そこで、kintoneの自動通知機能を活用することで、必要な情報を必要なタイミングでメンバーに知らせる仕組みを作ると、業務全体のミスを大きく減らせます。
自動通知の基本は「レコードが更新された際」に「特定のユーザーやグループに通知を送る」という設定です。たとえば申請アプリでは、ステータスが「承認待ち」に変わったら上司へ通知を送る、ステータスが「承認済」になったら経理担当へ連絡する、といった流れを簡単に実現できます。通知内容はkintoneの通知一覧に表示されるほか、メールやスマホアプリのプッシュ通知といった形で受け取ることも可能です。業務内容によって適した通知方法を選べる点は、リモートワークが増えている昨今にも対応しやすいと言えます。
また、単純な通知だけでなく「条件分岐（条件付き書式）」を設定することで、より高度な自動化を行うことができます。kintoneの計算フィールドやJavaScriptカスタマイズ、あるいはプラグインを活用すれば、「金額が一定以上なら部長クラスへ通知」「日付が今日を超えていて未処理ならリマインドを送信」といった、細かな業務ロジックを組み込めます。これによって、人間の判断を待たずにシステム側が先回りしてアラートを出すため、担当者の忙しさに左右されずにミスを減らせるのです。
さらに、通知機能と条件分岐を組み合わせておけば、緊急性の高いタスクだけをチャットツールへ連携するといった活用も可能です。例えば「締切3日前なのに対応が終わっていないレコードのみ、Slackの特定チャンネルに通知する」という設定をすれば、チーム全体で見落としを防ぎつつ、重要度の高い情報を優先的に共有できます。こうした仕組みは、非エンジニアの方でもプラグインの導入や簡単な設定画面を使いこなせば構築しやすいため、まずは小規模な例から試しつつ、徐々に拡張していくとよいでしょう。
このように、自動通知と条件分岐を適切に組み合わせれば、担当者同士が連絡を取り合う手間を削減できるだけでなく、人為的ミスのリスクを大幅に抑えられます。中間管理職としては、こうした機能を適切に設定することで、部下の作業負担を軽減し、全体の進捗を正確かつタイムリーに把握しやすくなるのもメリットです。
4．連携ツールを使った高度な自動化
kintoneには標準機能だけでもさまざまな自動化の仕組みが備わっていますが、さらに高度な自動化を目指すなら「連携ツール」を活用すると効果的です。たとえば業務フローの一部をRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールに任せることで、他システムとのデータ連携や、ブラウザ操作の自動化まで実現できるケースがあります。
代表的な連携ツールとしては、IFTTTやZapierといった「ノーコード自動化ツール」が挙げられます。これらを介してkintoneと外部サービス（チャットツール、スプレッドシート、メーラー、タスク管理ツールなど）を連動させれば、「kintoneで承認済になったタイミングで、Googleスプレッドシートにデータを追記」「チャットツールに自動で報告メッセージを投稿」など、幅広い連携がノーコードで実現できます。専門知識がなくても、各サービスが提供するテンプレートやガイドに沿って操作すれば、業務フローの拡張をスピーディーに進められます。
また、より複雑な自動化が求められる場合は、kintoneが提供するAPIやWebhookといった仕組みを利用する手段もあります。Webhookを使えば、kintoneでレコードが追加・更新された際に、自動で指定のURLへデータを送信させることが可能です。受け取った先のサーバーやクラウド関数（AWS Lambdaなど）が処理を行い、別のシステムへの書き込みや、メール配信、データ分析などを実行する流れが作れます。これによって業務プロセス全体をシームレスにつなげられれば、社内システム全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させる大きな武器となるでしょう。
RPAツール（WinActorやUiPathなど）を導入している企業なら、kintoneから出力したデータをRPAが自動で加工し、別の業務システムに入力する、といったシナリオも描けます。たとえば、別システムに対してAPIが用意されていない場合でも、人間が画面操作で行っている手順をRPAに任せることで、重複入力や定型作業を大幅に削減できます。中間管理職としては「この作業は自動化しやすいか？」「重要だけれど手間が多い部分はどこか？」といった視点でプロセスを見直し、RPAとkintoneを組み合わせる箇所を検討するとよいでしょう。
連携ツールを導入する際には、もちろん初期設定や学習コストがかかりますが、一度仕組みが動き始めれば日常的な手間を驚くほど減らせる場合があります。特に、繰り返し発生する定形作業が多い部門では効果が大きく、業務が集中する時期の負荷軽減などに大きく寄与するでしょう。外部ベンダーやIT部門のサポートを得ながら、小さな連携からスタートして徐々に拡張していくのがおすすめです。
5．ワークフロー自動化で得られるメリットを表で整理
ここでは、kintoneでワークフローを自動化した際に得られる主なメリットをわかりやすくまとめてみましょう。導入前に「本当に効果があるのか」と懐疑的に感じる方もいるかもしれませんが、以下のようなポイントを理解すれば、上層部やメンバーへの説明もしやすくなります。
| メリット | 具体的な例 | 期待できる効果 |
|---|---|---|
| 作業時間の削減 | – 定型的な承認フローを自動化 – 重複入力をなくす | – ミスややり直しの減少 – 生産性向上に伴うコスト削減 |
| コミュニケーションの効率化 | – ステータス更新で自動通知 – コメント機能やチャットツールと連携 | – 情報伝達のスピードアップ – メールや会話の行き違いの減少 |
| 可視化とモニタリング | – プロセス管理画面で各ステータスの件数・担当者を一覧表示 – 承認の滞りや作業負荷の把握 | – ボトルネックを素早く特定 – 業務改善に向けた具体的アクションが取りやすい |
| 組織全体のナレッジ蓄積 | – すべてのやり取り・承認履歴が一元管理 – 過去の申請ややり取りを検索可能 | – 担当者が入れ替わってもスムーズに引き継ぎ – ミスがあった箇所を検証しやすく、改善が継続できる |
| DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進 | – API・Webhook・RPAツールで他システムと連携 – ノーコードツールによる幅広い自動化 | – 組織横断でデータを活用 – 新しい業務形態やサービス創出の土台づくり |
表のとおり、ワークフロー自動化によって得られるメリットは、単なる「作業の効率アップ」にとどまりません。業務フロー全体の可視化が進めば、属人的になりがちなプロセスを標準化でき、担当者が変わってもスムーズに対応できるようになるのです。また、全てのやり取りがログとして残るので、万が一問題が起きても「いつ誰が何を承認したのか」を後から正確に追跡できます。これはコンプライアンスや監査の観点でも大きな安心材料となるでしょう。
さらに、kintoneを軸として外部サービスとの連携が進むことで、組織全体のDXが加速します。たとえば、営業から受注、請求、そして顧客サポートに至るまでの一連のプロセスを一元管理できれば、顧客満足度の向上や新規ビジネス創出のチャンスが広がります。中間管理職の方々は、こうした利点を総合的に捉えつつ、自社や部門の課題に応じた導入計画を立てていくと、大きな成果を得られるでしょう。
6．失敗しないワークフロー構築のポイント
kintoneでワークフローを自動化するメリットは大きい反面、導入初期の運用設計やメンバーへの周知方法を誤ると「使い方がわからない」「以前のやり方のほうが楽だった」という声が上がり、せっかくの自動化が定着しないリスクがあります。そこで、失敗しないワークフロー構築のポイントとして、以下の点を意識してみてください。
まずは「目的を明確にする」ことが重要です。ワークフローを自動化する目的は、承認漏れをなくしたいのか、作業時間を削減したいのか、あるいは管理職として全体を見える化したいのかなど、複数考えられます。導入時点でこれをはっきり定義しておけば、設定内容や運用ルールも目的に合わせて整理しやすくなりますし、メンバーへの説明もしやすくなります。
次に「最小限のステップから始める」ことをおすすめします。いきなり複雑なワークフローを作り込むと、メンバーが混乱してしまい、「何をいつどこに入力すればいいのか分からない」といったトラブルが起きやすくなります。まずは大まかなステータスとシンプルな通知設定だけでスタートし、運用しながら必要に応じて細かいステップや条件分岐を追加していく方法が、多くの成功事例で見られるやり方です。
また、「社内研修やマニュアル整備」も欠かせません。非エンジニアであってもkintoneを直感的に使えるとはいえ、プロセス管理や通知設定などは初見で戸惑う方も少なくありません。簡単な操作説明会を開き、デモンストレーションを行うだけで、導入後のトラブルが大幅に減るでしょう。加えて、運用ルールを文書化して共有フォルダや社内ポータルに掲載しておけば、あとから入ってきたメンバーや他部署の方にもスムーズに展開できます。
もう一つ大切なのは「定期的な見直しと改善」です。ワークフローは実際に使い始めてみないと分からない課題も多々あります。設定が過剰で通知が多すぎる、あるステータスで承認が止まる、外出先でスマホから操作しづらいといった問題が見つかったら、なるべく早く修正しましょう。kintoneはアプリやプロセス管理の設定変更が容易なので、改善サイクルを回しやすいのが利点です。中間管理職としては、定期的にメンバーからフィードバックを集め、適宜修正する仕組みを整えると、ワークフローを長期的に活かしやすくなります。
7．具体的な導入事例から学ぶ
kintoneのワークフロー自動化がどのように役立つか、具体的な導入事例を見るとイメージしやすいでしょう。以下に、よくあるケースを簡単に紹介します。
- 経費精算フローの自動化
従来は紙の申請書で回覧していた経費精算をkintone上で完結。プロセス管理でステータスを「申請→上司承認→経理処理→支払済」と設定し、ステータス更新ごとに担当部門へ通知が飛ぶように。これにより承認漏れや申請書の紛失がなくなり、担当者の負担が大幅に減少。紙の保管スペースも不要になり、監査対応時に検索する手間も大幅削減。 - 営業案件管理のリアルタイム化
営業アプリにプロセス管理を設定。「見込み→商談中→契約→クローズ」ごとに担当者を指定し、契約が成立した時点で経理チームへ自動通知。さらにZapierを活用して請求書作成ツールと連携し、商談情報が更新されるたびに自動で請求処理を準備する仕組みを実装。結果、担当者の二重入力や連絡漏れが劇的に減り、営業から請求までのリードタイムが短縮。 - 問い合わせ対応の効率化
顧客からの問い合わせをkintoneの問い合わせアプリで一元管理。問い合わせ内容が登録されると、タグや分類に応じてサポート担当へ自動割り振り。ステータスを「受付→対応中→完了」と動かしていくことで、管理職はどの案件が滞っているかをすぐに把握できる。お客様とのやりとりもコメント機能で記録されるため、対応履歴の共有がスムーズに。 - 出張申請とスケジュール連携
kintoneの出張申請アプリで、申請時に日程と場所を入力すると、承認後は自動で社内カレンダー（Google Calendarなど）に反映する仕組みをノーコードツールで実装。承認作業が終わると同時にチーム全員が出張日程を確認できるため、ダブルブッキングや不在時の連絡漏れが大きく減少。
これらの事例を見ると、単にワークフローが便利になるだけでなく、他システムとの連携やデータの自動受け渡しが組み合わさることで、大きな業務改革につながっているのがわかります。特に、承認済みのタイミングで次の部署やシステムにデータが渡る仕組みは、複数部門・複数担当者が関わる企業の日常業務にとって大きな強みです。中間管理職としては、自社のどのプロセスがボトルネックになっているかを見極め、kintoneのワークフローと自動化を導入することで、効率化を実現する余地が十分にあると言えるでしょう。
8．運用を成功させるカギは「継続的な改善」
kintoneを用いたワークフロー自動化は、一度設定すれば永遠に続くわけではなく、組織や業務の変化に合わせて柔軟にアップデートしていくことが重要です。自動化やワークフローは、あくまで「目的を達成するための手段」にすぎません。新製品の立ち上げや市場の変化、組織改編などによって、求められる業務プロセスが変わる場合もあります。そのたびにkintoneの設定を見直し、最適化を図ることこそが成功のカギと言えるでしょう。
たとえば、導入当初は「承認フローを少なくして、とにかくスピード重視」でスタートしたとしても、後から「何らかのリスク管理が必要なので承認ルートを増やしたい」という要件が出てくるかもしれません。そんな時でも、プロセス管理画面からステータスの追加や通知先の変更を行うだけで対応が可能です。また、現場から「このタイミングで顧客に自動メールを送りたい」というリクエストがあれば、ノーコードツールやWebhookとの連携を追加検討するなど、機能を拡張しやすいのがkintoneの利点です。
さらに、定期的な振り返りやメンバーからの意見募集も忘れてはいけません。「通知が多すぎて逆に見逃している」「スマホで操作した時に画面が分かりにくい」「項目名の理解度に差がある」といった課題は、実際に使ってみてこそわかるものです。月次や四半期ごとに運用レビューを実施し、改善策を検討することで、kintoneの活用度を高めていけるでしょう。中間管理職としては、この運用レビューの場を設定し、他部署とも協力しながら継続的にシステムを最適化するリーダーシップが求められます。
結局のところ、ワークフローを自動化するだけでは本当の意味での業務改善にはつながりません。自動化によって生まれた余力を、より付加価値の高い業務や新しい取り組みに回すことが重要です。そのためにも、kintoneのワークフローがきちんと運用されているか、改善余地はないかを常にチェックし続ける姿勢が大切です。組織や市場環境の変化に合わせて柔軟にアプリを進化させていくことで、kintoneが長期にわたって組織の生産性と競争力を支えるプラットフォームになり得るでしょう。
まとめ
kintone（キントーン）の自動化とワークフロー機能を活用すれば、承認フローやステータス管理、外部ツールとの連携など、社内業務を包括的に効率化することが可能です。プロセス管理機能を使ったステータス遷移と通知設定、条件分岐による細かな自動化、さらにRPAやノーコードツールとの連携による高度な業務フロー構築など、アプローチの幅は実に多彩です。
しかし、その効果を最大化するには「導入の目的を明確化し、シンプルな構成から始める」「運用ルールやマニュアルを整備する」「定期的に改善サイクルを回す」というポイントを押さえる必要があります。中間管理職としては、チーム全体の声を聞きながら小さく始めて少しずつ拡張していくのが成功の近道です。ぜひkintoneを活用して、煩雑なやりとりや作業の抜け漏れに悩まされない、生産性の高いワークフローを構築してみてください。
