「医療現場でこそ活きるキントーン導入事例まとめ：ペーパーレス化と情報共有を強化する実践ポイント」

医療業界では、患者情報の取り扱いや院内連携、研究データの共有など、さまざまな業務が複雑に入り組んでいます。しかも、近年は感染症対策やリモートワークの普及、働き方改革への対応など、限られた時間とリソースの中で膨大な情報を正確に扱わなければなりません。こうしたなかで注目を集めているのがサイボウズ社のクラウドサービス「キントーン（kintone）」です。ノーコード・ローコードで多彩なアプリを作成し、情報を一元管理できるため、紙やメールに依存してきた医療現場のワークフローを大幅に改善する手段として期待されています。
本記事では、ITに詳しくない方や多忙な中間管理職の方でもわかりやすいよう、医療業界でのキントーン導入事例とそのメリット、そして運用を成功させるためのポイントを詳しくご紹介します。現場の混乱を減らし、正確かつスピーディな医療サービスを提供するために、ぜひご一読ください。

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なぜ医療業界でキントーンが注目されるのか

医療業界では患者情報や処方箋、検査結果など、高度な機密データを管理しなければなりません。従来は紙のカルテや専用ソフトウェアを使ってデータを取り扱っていましたが、紙ベースの運用では検索性や共有性が低く、業務効率に課題を抱えるケースが多く見られます。一方、従来型の医療情報システムはカスタマイズに時間とコストがかかるため、現場の要望を素早く反映しにくいというジレンマもありました。
このような背景の中で注目されるのが、クラウドベースで利用できるノーコード／ローコードのプラットフォームとしてのキントーンです。サイボウズ社が提供するキントーンは、必要な項目をドラッグ＆ドロップで配置して簡単にデータベースやアプリを作成できるのが特長です。医療現場に特化した専門知識がなくとも、院内スタッフが主体となって業務フローに合わせたアプリを作成・改善していくことができます。
さらに、キントーンはインターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、病院やクリニックの複数拠点で共通のデータを扱いやすくなります。例えば大学病院や大規模医療機関の場合、各診療科や研究チームがそれぞれ独自の管理ツールを使っているケースがあり、データの一元化が進まず情報が点在することもしばしばです。キントーンを導入することで、部署間の壁を越えたスムーズな情報共有を実現し、医師や看護師、事務スタッフが横断的に必要なデータへ即座にアクセスできるようになります。
このような利便性に加え、導入・運用コストを比較的抑えやすいことや、セキュリティ面でもクラウド利用の堅牢性が確保されている点が、医療機関にとって大きな魅力となっています。また、近年ではオンライン診療の普及や在宅医療のニーズが高まっており、院外や自宅からでも患者データを参照・更新できる環境を整えることが重要視されつつあります。こうしたトレンドの中、キントーンが持つ「場所や端末を選ばないアクセス性」は、医療従事者の働き方やサービス提供の質を高める切り札になる可能性があるのです。
医療現場では些細な情報共有の遅れやデータの誤りが患者の安全に直接関わるため、システム選定には慎重にならざるを得ません。しかし、実際に導入した組織からは、「使い勝手が良い」「現場の要望をすぐにアプリへ反映できる」などのポジティブな声が寄せられています。こうした成功事例が増えることで、今後さらに多くの医療機関がキントーン導入を検討する流れが加速すると考えられます。

キントーン導入で何が変わる？医療現場の課題と解決策

医療現場における典型的な課題としては、以下のようなものが挙げられます。

紙資料や手書きの記録が多く、検索や共有に時間がかかる
部門ごとに独立したシステムを使用しており、データが分散している
業務フローが複雑で、オーダーメイドのシステムを導入すると費用がかさむ
セキュリティ対策を強化したいが、システム管理負荷が高い

これらの課題に対して、キントーン導入によって期待できる効果をまとめると次のとおりです。
1. 情報共有の迅速化
紙ベースやエクセル管理では、必要な情報を探すのに時間がかかったり、最新のデータがどれなのか判断が難しくなったりすることがあります。キントーンを導入すれば、クラウド上に常に最新のデータが集約され、誰がいつ更新したかを簡単に追跡できます。
2. ワークフローの最適化
キントーンはノーコードでアプリを作成できるため、現場レベルの要望を取り入れたワークフロー設計が可能です。例えば、薬剤師や看護師、医事課スタッフそれぞれが扱うデータを連動させることで、従来は二重入力や手動での照合作業が必要だった工程を大幅に削減できます。
3. セキュリティと可用性の両立
医療情報を扱う上で最も重要なのは、やはりセキュリティです。キントーンはクラウドサービスとして24時間365日の監視体制や災害対策を整えており、オンプレミスで独自に管理するよりも、結果的に安全かつ可用性を高められるケースがあります。また、ユーザー管理機能で閲覧・編集権限を細かく設定できるため、患者データへの不正アクセスを最小限に抑えられます。
4. コスト削減と柔軟な拡張性
医療機関が個別にカスタム開発を行うと高額な初期費用やメンテナンス費用がかかりますが、キントーンの月額利用モデルであれば必要なタイミングでアカウントを追加したり、機能を拡張したりできます。組織の拡大や業務内容の変化に合わせてスムーズに対応可能です。
このように、キントーンを導入すると医療現場の煩雑な業務フローが整備され、紙やメール、分散されたシステムを横断していた情報を一元化できます。導入当初はスタッフの操作習熟やシステム移行の準備に負荷がかかる場面もありますが、実際に運用を始めると、医師や看護師、事務スタッフそれぞれの情報収集時間が短縮されるだけでなく、エラー発生率の低減や患者対応の迅速化が期待できます。
また、中間管理職の立場であれば、複数部署の運用状況を俯瞰しながら施策を打ち出すことが求められます。キントーン上の各種アプリのデータを分析することで、どのプロセスがボトルネックになっているのか、どのタイミングでヒューマンエラーが発生しやすいのかなどを把握しやすくなり、改善サイクルを高速で回すことが可能になるでしょう。

導入事例①：患者情報管理の効率化

医療機関でのキントーン導入事例の中でも、特に多くの施設が取り組んでいるのが患者情報管理の効率化です。紙のカルテやエクセルなどで患者基本情報・診療履歴を管理する場合、必要なデータを探すまでに手間と時間がかかり、スタッフ間で情報の認識にズレが生じやすいという問題がありました。
キントーンでは、患者ID、氏名、生年月日、担当医、診断結果、治療方針などの項目をひとまとめにしたアプリを作成し、登録情報を一元管理することが可能です。各患者の情報はカード形式で表示され、検索機能を使えば数秒で目的の患者データにアクセスできるようになります。たとえば、複雑な漢字や読みが複数存在する患者名も、あいまい検索機能や部分一致検索を使って効率的に探すことができます。
さらに、診療記録をタイムライン形式で残していけるため、カルテの更新履歴が可視化されます。これまで紙カルテであれば「誰がいつ記録を追加したのか」「変更点はどこなのか」を確認するのに時間がかかりましたが、キントーンのアプリ上では担当医や看護師の名前と更新日時が自動的に記録されるため、二重入力や記入漏れを大幅に削減できます。また、緊急時にはスマートフォンやタブレットからでもアクセスできるため、夜間や休診日の対応にも役立ちます。
ある中規模病院の事例では、これまで紙カルテとエクセル台帳を併用していたために、スタッフ間で患者の治療方針に関する最新情報が共有できず、時には医師が同じ説明を何度も繰り返す状況が起きていました。キントーン導入後は、患者情報アプリと連携したチャット機能で疑問点をすぐに確認し合えるようになり、重複作業やコミュニケーションミスが激減したとの報告があります。
また、医事課などの事務スタッフが保険証情報や請求業務に関連するデータを閲覧・更新する場合も、キントーン上で行われるため、院内で紙書類を回覧する必要がありません。患者への請求漏れや伝票紛失といったトラブルも大きく減ったとのことです。
こうした患者情報管理の効率化は、医療の質を高めるだけでなく、スタッフの働き方改革にも直結します。業務の見える化により、誰が何をどのタイミングで行うべきかが明確になるため、引き継ぎミスや煩雑な確認作業が減り、患者対応に集中できる時間が増えたという声も多く聞かれます。紙カルテやエクセル管理からの脱却を図りたい医療機関にとって、キントーンは強力な味方となるでしょう。

導入事例②：院内コミュニケーションの活性化

続いては、院内コミュニケーションを円滑にする例です。医療従事者は日々忙しく、メールや電話ではタイムリーに連絡が取りづらい場面が少なくありません。そこでキントーンのチャットや掲示板機能を活用し、同じアプリ上でメッセージをやり取りできるようにした事例があります。単に“会話”を交わすだけでなく、患者情報や検査結果のリンクを直接貼り付けることで、会話とデータを結び付けられるのが魅力です。
ある総合病院では、従来は全スタッフ向けのお知らせを掲示板に張り出したり、メール一斉送信を行ったりして周知していました。しかし、忙しい現場スタッフはメールを開封するタイミングがまちまちで、見落としや記憶違いが生じやすかったとのことです。キントーンへの切り替え後は、重要な連絡やマニュアルがアプリ内でひと目でわかる形で整理され、コメント欄で疑問や意見を即座にやり取りできるようになりました。
スタッフの交替が多い夜間・休日でも、前担当者がどんな申し送りを残したか、チャット履歴をすぐにチェックできます。緊急時の申し送りもキントーンの通知機能を使えば見逃しが減り、必要な情報を即時に共有できる体制が構築されました。また、重症患者が急変した際の対応状況を、複数部署が同時に把握することで連携ミスが減り、患者への処置が迅速になったとの報告もあります。
さらに、実績や業績に関するレポートを院内の管理職同士で共有し、次の診療体制やチーム編成を議論する場としてもキントーンが活用されています。データが一元化されているため、メールや紙資料を何度もやり取りする手間が省け、ミーティング時間が短縮されたという声が多く挙がっています。
以下の表は、実際に院内コミュニケーションで発生していた課題と、キントーン導入後に得られた効果を簡単にまとめたものです。

課題	キントーン導入による効果
メール連絡や掲示板で周知しても見落としが発生しやすい	アプリ内通知でスタッフ全員へ確実に情報を届ける
多様な部門やチームにまたがる情報共有が難しい	関連アプリ・チャットを横断してリンク表示可能
申し送りや緊急連絡の抜け漏れ	リアルタイムなコメント機能で記録がスムーズ
会議準備に時間がかかり集計ミスも多い	データが一元化されているため簡単にレポート作成

このように、チャットや掲示板といったコミュニケーション機能を核に、必要な書類や患者データを一括で参照できる環境を整備すると、医療従事者同士の意思疎通が格段にスムーズになります。特に、中間管理職の立場にある方は、複数のチームや部門を跨いで調整を行うことが多いため、この利便性は大きなメリットと言えるでしょう。医療の質向上だけでなく、スタッフの働きやすさやモチベーションアップにも寄与する点が、キントーン活用の要注目ポイントです。

導入事例③：研究・学会活動のデータ共有

多くの医療機関では、診療だけでなく研究や学会活動も活発に行われています。特に大学病院や総合病院では、新しい治療法の検証や症例研究など、日常診療とは別軸でのデータ管理が必要になる場面が少なくありません。ここでもキントーンは有効な手段として活用されています。
研究チームが抱える課題としては、まず膨大な症例データや検査結果の取り扱いに加え、共同研究者との情報共有や進捗管理が挙げられます。従来はエクセルファイルをメールでやり取りしたり、USBメモリに保存したデータを持ち運んだりする方法が一般的でした。しかし、これではバージョン管理の混乱が生じたり、最新データを更新し忘れて誤った情報を元に議論が進むリスクがあったりします。
そこでキントーンのアプリ上に症例データや検査数値、画像などを登録し、チームメンバーだけが閲覧・編集できる権限を設定することで、最新情報を常にクラウド上に集約する仕組みを整えた医療機関があります。研究チームのメンバーは院内のPCだけでなく、自宅や学会先など、場所を問わずに安全にデータへアクセス可能です。オンライン会議やチャット機能を併用すれば、物理的に離れた拠点からでも実験結果や統計データのディスカッションをリアルタイムに行えるようになります。
また、学会発表用のスライドやポスターの下準備として、共同研究者が同じキントーンアプリを利用してコメントやファイルを追加していけば、作業工程を可視化したまま同時進行できるのがメリットです。以前は「どのファイルが最新か」「どこまで修正が進んだか」をメールのやり取りだけで追う必要があり、混乱しやすかった部分がスムーズになったといいます。
さらに、倫理委員会や各種審査手続きに関する書類管理もキントーン上で行うことで、必要書類を探し回る手間が省け、「どの申請がいつ承認されたか」「次に何をすべきか」といったプロセスが明確になります。研究活動は一度に複数のプロジェクトが走ることも多いため、カレンダーやタスク管理と連動させることで「やるべきことの抜け漏れを防ぎながら、学会発表の準備を進める」という運用を実現しているケースもあります。
医療分野における研究や学会活動は患者の治療法や医療サービスの質を向上させる重要な取り組みです。キントーンは現場の診療業務を支えるだけでなく、研究開発や学術活動の効率化にも一役買っていることが、導入事例から伺えます。データ共有とコミュニケーションが融合したプラットフォームとして、研究成果を最大限に引き出す環境を提供している点が大きな特徴です。

キントーン導入のメリット：安全性・柔軟性・拡張性

医療業界での導入事例から見えてくるキントーンのメリットを、改めて整理すると以下の3つが大きな柱となります。

1. 高い安全性（セキュリティ）
医療情報は個人情報の中でも特に機微なデータと位置づけられ、法令やガイドラインに基づく厳重な管理が求められます。キントーンはクラウド上で24時間365日の監視体制とバックアップを行っており、オンプレミスで独自にセキュリティ運用を行うよりもリスクを軽減できる場合があります。また、IPアドレス制限や多要素認証（MFA）を組み合わせることで、不正アクセスからデータを守る対策をさらに強化可能です。

2. 柔軟なアプリ作成と運用
医療機関内では、患者データ管理だけでなく、研究管理や院内コミュニケーション、部署ごとの物品管理など、多種多様な業務アプリが必要になります。キントーンはノーコードの画面設計ツールを備えており、現場の要望に応じてフィールドを追加したり、ワークフローをカスタマイズしたりすることが簡単です。大がかりなシステム改修を行うことなく、運用担当者が自ら手を動かして小規模な改修を積み重ねられるため、「欲しい機能が完成するまで長い期間待たされる」というストレスを回避できます。

3. 拡張性と連携機能
キントーンはAPIを公開しており、他システムとの連携やプラグインの活用がしやすい設計になっています。医療機関ではすでに導入済みの電子カルテシステムや検査機器のデータをキントーンに取り込みたい、あるいは逆にキントーンのデータを院内のBIツールで分析したいといった要望も出てくるでしょう。そうしたニーズに合わせて外部ツールと連動し、さらに業務を自動化・効率化していく余地が多分にある点が、キントーンの強みです。
これらのメリットを最大限に活かすには、医療機関全体の運用ルールや権限設定をきちんと定め、セキュリティポリシーと照らし合わせながら導入ステップを踏むことが重要です。実際に導入して効果が出ている医療機関では、早い段階でキントーンを活用する目的を明確化し、それに沿ったプロトタイプアプリを素早く作成して現場にフィードバックを取りながらブラッシュアップする流れを確立しています。
中間管理職の方が導入を主導する際は、現場スタッフや関連部門からの意見を聞きつつ、優先度の高い課題解決アプリから始めるのが定石です。ユーザーが使って「便利」と感じれば、他の業務フローへの展開もスムーズに進むでしょう。

導入の際に押さえておきたいポイント：業務フローと権限管理

キントーンを医療現場に導入する際には、以下のポイントに注意を払うことでスムーズな定着と高い導入効果を期待できます。

1. 現在の業務フローを整理する
導入前に、紙やエクセルでどのようにデータを扱い、誰がどのタイミングで更新・承認しているのかを明らかにしましょう。医療機関の業務フローは複雑になりがちですが、これを可視化しておくことでキントーンで再現すべきプロセスや、削減できる無駄な工程が浮き彫りになります。

2. 必要最低限からスタート
いきなり大規模なアプリを構築すると、使いこなしや運用管理が困難になる可能性があります。最初は患者情報管理やスタッフ間のチャットなど、インパクトの大きいアプリを優先して開発し、実際に使いつつ改良を重ねる方が現場からの抵抗が少なくなります。

3. 権限設定の徹底
キントーンでは、ユーザーやグループごとに閲覧・編集・管理権限を細かく設定できます。医療情報は扱いを誤ると重大な事故や法的問題につながるため、「どのスタッフがどのデータにアクセスできるか」を明確にし、ログイン履歴やアクセス履歴を定期的に確認する体制を整えておきましょう。

4. 操作マニュアルと研修の実施
ITに詳しくない医療スタッフが戸惑わないよう、操作マニュアルや簡単な動画チュートリアルを用意するとスムーズです。管理職やリーダー層だけでなく、実際にデータを扱う看護師や事務スタッフ向けの研修機会を設け、質問しやすい雰囲気を作ることも大切です。

5. 小さな成功事例を積み重ねる
最初に導入したアプリで「作業時間が減った」「情報漏れが減った」といった具体的なメリットが実感できれば、現場の意欲が高まり、他の業務へのキントーン活用が広がりやすくなります。成功事例を共有する場を設けると、横展開のスピードが加速します。

医療機関では安全面やコンプライアンスが重視されるため、新しいシステムを導入するには慎重さが求められます。一方で、導入メリットが高いのも事実です。特に中間管理職の方は上層部と現場の橋渡し役として、キントーン活用がもたらす効率化やリスク低減をアピールしながら、導入フローの全体像を管理する必要があります。アプリの開発・改善サイクルを回しやすいプラットフォームだからこそ、段階的なステップを踏むことで、無理なく現場に浸透させていくことが可能です。

キントーンをさらに活用するための今後の展望

医療業界では今後もデジタル化が加速し、オンライン診療や遠隔モニタリングなど、新たなサービスやシステムが導入されていくでしょう。その際、患者や医療従事者が生み出すデータの量はますます増え、リアルタイムかつセキュアに情報を共有する基盤が不可欠となります。キントーンは、こうしたニーズに柔軟に対応できるプラットフォームとして期待が高まっています。
例えば、ウェアラブル端末やAIによる画像解析など、最先端の技術との連携も視野に入ってきます。患者のバイタル情報や検査データをキントーンへ自動的に取り込み、担当医や研究者がデータ分析を行うといったワークフローが定着すれば、医療の質を大きく向上させる可能性があります。また、地域医療連携の観点でも、在宅医療を行う患者や各クリニック、介護施設と病院がキントーンを介してデータ連携を行う仕組みが普及すれば、地域全体で患者を支える効率的な体制を築くことができるでしょう。
キントーン自体もアップデートや新機能のリリースを通じて成長を続けており、ユーザーコミュニティも活発に情報交換を行っています。医療機関同士が導入事例を共有し合うことで、各現場に合わせた最適な運用方法が見つかりやすくなり、新しいアイデアや改善のヒントを得られる機会も増えていくはずです。
中間管理職としては、単にシステムを導入して終わりではなく、今後の業務拡張やデジタル化に合わせて柔軟にアプリを改善し続ける意識が重要です。現場からのアイデアを吸い上げて、より実践的なアプリ開発に結び付ければ、スタッフのやる気やスキルアップにもつながります。こうした仕組みを継続的に運用するためのチームやリーダーを育成し、定期的にバージョンアップを行うことで、キントーン導入の効果を長期的に最大化できるでしょう。
このように、医療現場におけるキントーン導入は、患者情報管理や院内コミュニケーション、研究活動の効率化など、さまざまな側面で大きなメリットをもたらします。今後ますます進む医療のデジタルトランスフォーメーションに対応し、柔軟に組織や業務フローをアップデートしていくための基盤として、キントーンは非常に有力な選択肢と言えるでしょう。

まとめ

医療業界が抱えるデータ管理や情報共有の課題を解決する手段として、キントーン（kintone）が大きく注目を集めています。患者情報や院内コミュニケーション、研究・学会活動など、多岐にわたるシーンで導入事例が報告されており、業務効率やスタッフ同士の連携が飛躍的に向上したという声が増えつつあります。
医療機関には高度なセキュリティ要件や複雑な業務フローが存在しますが、キントーンの柔軟なアプリ作成機能や細やかな権限管理、クラウド基盤による運用のしやすさは、その課題を乗り越える強い味方となるでしょう。実際に導入する際は、現状の課題を整理し、段階的にアプリを作っていくことで混乱を最小限に抑えられます。成功事例では、情報共有のスピードアップや紙ベースからの脱却による働き方改革など、具体的な成果が見られるケースが多く、現場に好影響を与えています。
今後、医療の現場はオンライン診療や地域連携など、さらに広範囲へ業務領域が拡張していくと予想されます。そのため、データの安全な管理と効率的な活用はますます重要になるでしょう。そうした背景の中、中間管理職の方がキントーン導入をリードし、院内外での連携をスムーズに行える基盤を築くことは、患者にとってもスタッフにとっても、より良い医療サービスを提供するためのカギとなります。ぜひ事例を参考に、キントーンの特性を活かした運用を検討してみてください。