kintone（キントーン）で始める！業務改善ツール比較と導入ポイント徹底解説

業務を効率化し、生産性を向上させたいと考える企業にとって、クラウド型の業務改善ツールは今や欠かせない存在となりました。その中でも特に注目を集めているのが「kintone（キントーン）」です。kintoneはノーコード・ローコード開発環境を備え、プログラミングの知識がなくても柔軟に自社の業務アプリを作れることが大きな強みと言えます。しかし、世の中には他にも数多くの業務改善ツールが存在し、「自社にはどのツールが適しているのか」が悩ましいポイントです。本記事ではITに詳しくない中間管理職の方でも理解しやすいように、kintoneと他の代表的な業務改善ツールの特徴を比較しながら、それぞれの導入メリットや活用ポイントをわかりやすく解説します。ツール選定のヒントにぜひお役立てください。

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1．業務改善ツールが注目される背景とkintoneの位置づけ

近年、多くの企業で働き方改革が進められる中、業務の無駄を省き、生産性を向上させる手段として「業務改善ツール」の導入が加速しています。特にテレワークやハイブリッドワークが一般化し、社内外を問わずタイムリーに情報共有やプロジェクト管理を行う必要が生じるようになったことで、クラウド型の業務改善ツールは注目度を一段と高めました。

こうしたツールを導入することで、従来のExcelやメールを使った管理に比べ、以下のような変化が期待できます。例えば、データが分散せず一元管理できるため、常に最新情報を複数名で同時に閲覧・編集しやすくなります。また、承認ワークフローやタスク管理機能が整備されているツールであれば、誰がいつ何を行うべきかが明確化し、業務の属人化を防ぐことにもつながります。さらに、紙で回覧していた書類や押印の作業などがオンライン上で完結するようになれば、申請手続きのスピードが大幅に向上すると同時に、書類保管のスペースやコスト削減にも寄与するでしょう。

そんな中でもkintoneは、サイボウズ社が提供するクラウド型プラットフォームとして、以下のような特徴を持ちます。第一に、プログラミング不要でアプリを作成できるので、現場部門や管理職の立場でも「必要な機能を自分たちで柔軟に構築できる」点が大きな魅力です。第二に、既存のシステムと連携しやすいAPIやプラグインが豊富に用意されているため、企業の成長やニーズの変化に合わせて拡張性を確保できます。第三に、利用者同士が掲示板機能を通じてコミュニケーションを取れたり、ワークフローで承認を回せたりと、単なるデータ管理を超えて「業務全体の流れ」を円滑にする仕組みが揃っているのです。

多くの企業がkintoneに注目する理由は、やはり「ノーコード・ローコード」でありながら、本格的な業務アプリを内製化できるところにあります。通常、社内システムを新たに導入しようとすると、専門ベンダーに依頼し、大規模な開発プロジェクトを立ち上げて多額のコストや時間をかける必要がありました。しかしkintoneであれば、IT部門以外の現場スタッフや管理職でも比較的短期間でプロトタイプを作り、試行錯誤しながら運用へ移行することができます。このスピード感が、変化の激しいビジネス環境にフィットし、最終的には全社的な業務改善につながるのです。

とはいえ、kintoneだけが万能というわけではなく、システム連携の仕方やセキュリティレベル、料金プランなど、企業によっては他ツールの方がより適切なケースも考えられます。そこで以下の項目では、kintone以外の代表的な業務改善ツールを取り上げ、その特徴や導入ポイントを比較しながら解説していきます。自社の組織体制、業務フロー、予算や運用リソースと照らし合わせながら、最適な選択肢を見極める際のヒントとしてください。

2．クラウド型業務改善ツールを選ぶときの基本視点

業務改善ツールを選定する際には、単に「有名だから」という理由だけで決めてしまうのではなく、自社が抱える課題や運用体制を踏まえて比較検討することが肝心です。具体的には、次のような視点が大切になります。

まずは「機能面」です。例えば、タスク管理に特化しているのか、ワークフローやコミュニケーション支援機能まで含めてオールインワンで提供されているのか、あるいは既存のシステムと連携しやすいAPIやアドオンが充実しているのかなどを確認する必要があります。ツールによっては、プロジェクト管理に強いタイプや、ERPの一部機能として経費精算・勤怠管理などに特化したタイプなど、性格が大きく異なります。

次に「導入と運用のしやすさ」です。一般社員や管理職が実際に操作する際に、使い方が直感的にわかりやすいか、あるいはノーコードやローコードでカスタマイズ可能かどうかが、現場にとって重要です。使いにくいシステムは導入しても定着せず、結局はExcelや紙媒体に逆戻りしてしまうケースも多々あります。また、マニュアルやサポート体制がどれだけ充実しているかも、ツール選定の成否を分けるポイントと言えるでしょう。

さらに「料金体系」にも注目すべきです。利用ユーザー数によって課金されるモデルや、機能単位で課金されるモデル、固定料金制など、各社によって大きく異なります。新たにツール導入を検討する際には、初期費用・月額費用はもちろん、カスタマイズやサポート費用、追加ユーザー増加時のコストなども含めたトータルコストを把握することが必要です。表面的に低価格に見えても、将来的なユーザー数拡大や機能追加で割高になる可能性もあるので、長期的な視点で比較検討しましょう。

最後に「セキュリティと信頼性」も欠かせません。クラウドサービスを利用する場合、データはインターネット経由でやり取りされるため、情報漏えいや不正アクセスを防ぐ仕組みがどの程度整備されているかをチェックする必要があります。データセンターの所在地やセキュリティ認証取得状況、バックアップ方針など、万が一の事態に備えてサービスの堅牢性を見極めることが大切です。

こうした基本視点を踏まえながら、kintoneを含む主要な業務改善ツールを比較していけば、自社に最適なソリューションが見えてくるはずです。次の章では、具体的なツールの特徴を比較表を用いて整理してみましょう。

3．代表的な業務改善ツール比較表

ここでは、kintoneを中心に、代表的なクラウド型業務改善ツールをいくつか取り上げ、それぞれの特徴をまとめた比較表をご紹介します。自社の要件や課題に合わせて、どのツールが合いそうかをざっくり把握する際の目安にしてみてください。

ツール名	特徴	カスタマイズ性	導入・運用コスト	主な機能
kintone	ノーコード・ローコードで自由にアプリを構築可能	高い	ユーザー数×月額/年額プラン	データ管理、ワークフロー
SharePoint	Microsoft Officeとの親和性が高く、チームサイト構築が可能	中程度	Microsoft 365の契約形態による	ドキュメント管理、共同編集
Google Workspace (旧G Suite)	Gmail、Googleカレンダーなどと連携しやすい	低～中程度	ユーザー数×月額プラン	コミュニケーション、共同編集
Salesforce	CRM・SFA機能が充実し、大手企業での導入実績が豊富	高いが開発には専用知識も	機能ごとのライセンス課金	顧客管理、商談管理
Slack + 他プラグイン	コミュニケーションツールとして定着度が高く、連携拡張が豊富	プラグイン次第	無料～有料プランまで幅広い	チャット、タスク管理など

上記の表はあくまでも代表的な一例であり、実際には多種多様な業務改善ツールがあります。たとえばERPの一部として各種業務を統合管理できるもの、特定の業務（例：経費精算や勤怠管理）に特化したSaaSなども視野に入れる必要があるかもしれません。重要なのは、自社の現状課題を明確化したうえで、それに合致する機能やカスタマイズ性を持ったツールを選ぶことです。また、導入後の運用サポートやユーザートレーニング、セキュリティ要件も考慮しながら、全社的な視点で検討することが大切です。

4．kintoneと他ツールの連携で得られる相乗効果

kintone自体にも、業務改善に必要な機能が幅広く備わっていますが、あえて他のツールと組み合わせることで、さらに大きな効果を狙うことも可能です。例えば、コミュニケーションツールとしてSlackやMicrosoft Teamsを利用しているのであれば、kintoneで管理しているデータの更新情報をリアルタイムに通知し、担当者同士で即時に確認・議論できる仕組みを整えることができます。これにより、従来のメールベースでのやり取りと比べて、意思決定や問題解決のスピードが格段に上がるのです。

また、営業部門がSalesforceを利用している場合には、顧客管理や商談管理をSalesforce上で行いながら、より細かなタスク管理や部門横断でのデータ共有などはkintoneで運用するといったハイブリッドな使い方も考えられます。カレンダーやグループウェアはGoogle Workspaceを使用し、プロジェクトの進捗やレポート作成はkintoneに集約するという方法もあるでしょう。

こうした連携は「どのデータをどこで管理するか」を整理してから行うのがポイントです。kintoneをメインのプラットフォームとする場合でも、他システム側で管理が必要な情報をうまく同期しないと、データの二重管理や入力ミスが起きやすくなる恐れがあります。適切なAPIやプラグインを利用することで、異なるツール同士の情報をスムーズにやり取りできるようになりますが、導入前にシステム構成の全体図を描き、どのような連携フローを実現したいのかを社内で共有しておくことが大切です。

さらに、kintoneのカスタマイズ性を活かして、自社独自のワークフローや承認プロセスに合わせた画面設計を行い、必要に応じてプラグインやJavaScriptで追加機能を実装することで、よりきめ細かな業務改善につなげられます。他ツールとの連携を前提にkintoneを導入する場合は、多少の開発や設定が必要になるケースもありますが、その分運用上の利便性が大きく高まるメリットがあるのです。

5．kintoneのメリット：柔軟性と内製化のしやすさ

kintoneを業務改善ツールとして選ぶ最大のメリットは、やはり「柔軟性」と「内製化のしやすさ」にあると言えます。一般的なパッケージソフトは、あらかじめ定められた機能や画面レイアウトに合わせて運用する必要がありますが、kintoneならノーコード・ローコードのビルダー機能で、ドラッグ＆ドロップを中心にフィールド配置やレイアウトを自由に作成可能です。例えば、テキスト入力フィールドや日付フィールド、選択式のドロップダウン、計算用の数式フィールドなどを好きなように組み合わせることで、現場のニーズにピッタリ合った入力フォームを構築できます。

また、業務アプリは一度作って終わりではなく、運用を続けるうちに「もっとこうしたい」「こんな情報も追加で管理したい」といった改修要望が絶えず発生します。kintoneであれば、管理画面から簡単にフォームを編集できるため、外部ベンダーに見積もりを依頼してシステム改修を待つ必要もありません。担当者レベルでスピーディーに小さな変更を積み重ねられるため、現場の声をダイレクトに取り入れやすいのです。こうした内製化が進むことで、長期的にはシステム開発コストを抑えながら、常に現場にフィットした最新の業務フローを維持できます。

さらに、kintoneのアプリ同士を連携させたり、他社クラウドサービスとAPI連携したりすることで、データを一元管理できるメリットも大きいです。従来は、営業部門がExcelで顧客リストを管理し、経理部門が別のツールで請求書を管理していたりすると、データの整合性を保つのが非常に手間でした。しかしkintoneを基盤にすると、それぞれの部門が閲覧・編集すべきデータを集約し、権限設定もしやすいため、社内の誰が見ても最新・正確な情報が共有されるのです。部署横断プロジェクトや新規事業を立ち上げる際にも、大量のメールのやり取りや重複ファイルを作ることなく、システム上で効率的にコミュニケーションを行えるでしょう。

もちろん、kintoneにも初期導入コストやユーザー数による月額料金の問題など考慮すべき点はありますが、長期的な視野で見れば内製化によるコスト削減と柔軟性が得られる可能性は高いと言えます。次の章では、逆にkintoneではカバーしきれないケースや、他ツールの方がメリットが大きい場合の検討ポイントについて解説します。

6．kintoneではカバーしきれないシーンと他ツール活用のポイント

kintoneは多機能かつ柔軟なツールではありますが、すべての業務に完璧に対応できるわけではありません。例えば、高度な会計処理や在庫管理、製造工程管理など、専門性が高く法規制にも関わる業務プロセスについては、専用の業務システム（ERPや生産管理システムなど）を導入した方がスムーズなこともあります。そうした場合には、kintoneと専用システムを連携させ、kintone上では関連部署との情報共有やタスク管理を行い、コアの会計処理や在庫管理は専用システムに任せるなどのハイブリッド運用が有効です。

また、kintoneは「自分たちでアプリを作りたい」「独自の業務フローを柔軟にカスタマイズしたい」企業にとっては理想的な選択肢ですが、逆に「標準化された業務プロセスをそのまま使いたい」という企業にとっては、カスタマイズの手間が逆に煩雑に感じられる可能性もあります。すでに十分に確立された業務フローがある場合や、特殊な要件がほとんどない場合には、SalesforceなどのCRMソリューションを導入し、カスタマイズは最小限に留める方が運用面の負荷が少なくて済むこともあるでしょう。

また、全社的なコミュニケーションを一括で管理する目的であれば、Microsoft TeamsやSlackなどに特化したプラットフォームを導入し、そこでプロジェクト管理を行うという選択肢も考えられます。特にチャットやビデオ会議機能がメインの場合、kintone単独では実装できないリアルタイムコミュニケーション要素が必要になることがあるからです。こうした部分を補うために、kintoneと外部ツールをAPI連携させるか、あるいは外部ツールをメインにしてkintoneをサブ的に使うかなど、自社のニーズや運用リソースに応じた使い分けが欠かせません。

結局のところ、kintone単体で完結を目指すか、他ツールとの組み合わせで最適解を模索するかは、企業ごとの業務内容やITリテラシー、既存のシステム環境によって左右されます。「kintoneを導入すれば全て解決」というわけではなく、あくまでも選択肢の一つと考えたうえで、必要に応じて他のサービスと連携して使う姿勢が大切です。

7．導入後の定着化と運用サポートの重要性

どんな優れた業務改善ツールを導入しても、実際に社内で使われなければ意味がありません。特に中間管理職の立場にある方は、現場のスタッフに新しいツールを使ってもらうよう促し、定着化させるための働きかけが求められます。そこで重要になるのが、ツール導入後の運用サポートと社内教育です。

まず、ツールを導入してすぐの段階では、操作方法に戸惑うユーザーも多く、従来のExcelやメールでのやり方を捨てきれない人も少なくありません。そのため、導入時にトレーニングや説明会を実施し、実際の業務フローをどう変えればよいか、どんなメリットがあるのかを具体的に示すことが大切です。kintoneであれば、簡単なアプリの作成手順やデータ入力の流れ、ワークフローの申請・承認操作などをハンズオン形式で体験してもらうと理解が進みやすいでしょう。

また、導入後しばらくは問い合わせやトラブルが増えるため、管理者やIT担当者が迅速に対応できるサポート体制を整えておくことが鍵となります。kintoneの場合、サイボウズ社から提供されるサポートの他に、導入支援パートナーやコミュニティサイトなども活用できますが、最も重要なのは「社内で誰が責任を持って対応するか」を決めておくことです。ユーザーが困った時に相談できる窓口が明確になっていると、定着化もスムーズに進みます。

さらに、ツールを使い始めて一通り業務が回るようになった段階で、定期的にフィードバックの場を設けることをおすすめします。現場の声を聞きながら「このフィールドを追加したい」「集計レポートのレイアウトを変更したい」といった小さな改善要望を反映させ、システムをバージョンアップしていくのです。こうしたPDCAサイクルを回すことで、ツールが現場の実情に合った形へ進化し、社員のモチベーションアップにもつながります。導入後の継続的な運用とサポートこそが、業務改善ツールを効果的に活用するための不可欠な要素と言えます。

8．まとめて検討するための選定・運用シナリオ

ここまで紹介してきた視点や比較を踏まえて、最後に「どのようにツール選定を進め、運用を定着化させていくか」のシナリオを簡単にまとめましょう。中間管理職としては、以下のステップで進めるとスムーズです。

現場の課題と要件整理
まずは自社の現場がどのような課題を抱えているのか、現行フローのどこがボトルネックになっているのかを洗い出し、「業務改善ツールで何を解決したいのか」を明確にします。これがあいまいだと、後からツールを導入しても十分な効果を得られません。
必要機能と予算の確認
課題の解決に必要な機能をリストアップし、それに対してどの程度の予算を確保できるか、導入から定着化までの期間はどのくらいを想定するかを大まかに決めます。ツール選定の際はこのリストを軸に比較検討しましょう。
ツール候補の比較検討
kintoneをはじめ、他のクラウド型業務改善ツールの機能性や料金、サポート体制、セキュリティ面を比較します。必要に応じてデモ環境や無料トライアルを活用し、実際の操作感を確かめることも重要です。
導入と試験運用
選定したツールを導入したら、まずは一部の部署やプロジェクトチームで試験運用してみます。運用してみると見えてくる課題や改善案が必ずあるので、その段階でアプリやフローをカスタマイズしつつ、現場の声を吸い上げます。
全社展開と定着化
試験運用で得たノウハウを元にマニュアルや研修資料を整備し、本格的に全社へ展開します。管理者やリーダーが積極的に活用例やメリットを社内に共有することで、定着化を促進しましょう。
継続的な改善とサポート
定期的に運用状況を振り返り、ユーザーからのフィードバックを受けてシステムをアップデートします。現場の声を速やかに反映できる体制が整っていれば、業務改善ツールはさらに使いやすく進化し、最終的には企業全体の生産性向上に大きく寄与するはずです。

以上のステップを踏まえることで、単なるシステム導入に終わらず、実際に業務フローを根本から見直し、組織としての働き方改革を加速させることができるでしょう。kintoneに限らず、どの業務改善ツールを選ぶにしても「何のために導入するのか」を明確にし、現場とのコミュニケーションを大切にしながら着実に進めることが成功への近道です。

まとめ

業務改善ツールの導入は、単なるシステムの置き換えではなく、企業の働き方や業務プロセスそのものを進化させる手段として注目が高まっています。kintone（キントーン）はノーコード・ローコードでアプリを自由にカスタマイズできる強みを持ち、内製化しやすい点が多くの企業から支持される理由です。しかし、他にも多彩な業務改善ツールが存在し、それぞれに特化した機能やメリットがあります。ツール選定にあたっては、自社の課題や要件を整理し、機能面・導入コスト・セキュリティ・サポート体制を総合的に比較検討することが重要です。

また、導入しただけで効果が得られるわけではありません。試験運用を通じて現場の声を集め、定期的に改善を図ることで、業務改善ツールは初めて真価を発揮します。中間管理職としては、現場と上層部をつなぐパイプ役となり、ツール導入から定着化までの運用をリードしていくことが求められるでしょう。kintoneを含む業務改善ツールを賢く活用し、組織全体の生産性向上を目指してみてください。