kintoneの外部公開方法と活用事例：安全に外部と連携する方法」

kintoneは、企業内で業務管理を効率化するためのプラットフォームですが、外部の関係者とデータを共有したい場合や外部システムとの連携を行いたい場合もあります。この記事では、kintoneの外部公開について、どのように設定を行うか、そしてその際の注意点を解説します。外部公開を適切に行うことで、業務効率がさらに向上します。

kintone外部公開とは？

kintoneは、企業内の業務データを管理・共有するためのクラウド型プラットフォームですが、外部の関係者とデータをやりとりしたり、他のシステムと連携したりする必要がある場合があります。これを実現するためには、「外部公開」を活用します。kintoneの外部公開とは、kintone内のアプリやデータを、インターネット上で外部のユーザーやシステムと共有するための機能です。

kintone外部公開の目的と活用事例

外部公開を活用することで、取引先や顧客、パートナー企業などとリアルタイムで情報を共有することができます。例えば、プロジェクトの進捗状況を外部の顧客と共有するためのダッシュボードを作成したり、外部のフォームから入力された情報をkintoneに取り込んだりすることができます。

kintone外部公開の方法

kintoneの外部公開を行う方法は主に以下の2つの方法があります。

1. 公開アプリの作成

公開アプリとは、kintoneのアプリを外部のユーザーにも見れるようにする方法です。公開アプリを作成することで、ユーザーがアプリをインターネット経由でアクセスできるようになります。

手順：

kintoneの管理画面にログイン。
公開したいアプリを選択。
「アプリ設定」をクリックし、「公開設定」を選択。
「外部公開を許可」のチェックボックスをオンにする。
必要に応じてアクセス権を設定し、公開用のURLを取得する。

公開されたアプリは、インターネットを介してアクセス可能になりますが、公開範囲やアクセス制限を適切に設定することが重要です。

2. 外部フォームを活用した公開

外部のユーザーから情報を入力してもらう場合に、外部フォームを活用する方法があります。この方法では、kintoneのアプリに入力されたデータが外部から直接送信されます。

手順：

kintoneのアプリを開き、外部フォームを作成。
フォームを公開用に設定し、URLを取得。
フォームを外部のウェブサイトやメールなどで共有。
外部からの入力データは、kintoneのアプリに自動的に登録される。

外部フォームを利用することで、外部の関係者が手軽に情報を入力でき、管理側の負担が軽減されます。

kintone外部公開の注意点

kintoneの外部公開を行う際は、いくつかの注意点があります。特にセキュリティ面やプライバシーへの配慮が重要です。

1. アクセス制限を設定する

外部公開を行う際は、誰がアクセスできるかをしっかりと管理する必要があります。公開範囲を適切に設定することで、機密情報の漏洩を防ぐことができます。

パスワード制限：公開アプリにパスワードを設定して、指定されたユーザーだけがアクセスできるようにする。
IP制限：特定のIPアドレスからのみアクセスできるように設定することで、不正アクセスを防ぐことができます。

2. 公開範囲を最小限に

外部公開する情報は、必ず必要最低限にとどめるようにしましょう。機密情報や個人情報などを公開することは避け、外部公開の目的に合わせたデータのみを選んで公開することが大切です。

3. データのセキュリティを確認

公開するデータがセキュリティ面で問題ないかを確認しましょう。暗号化やSSL通信など、データが安全にやり取りされるように配慮することが重要です。

kintone外部公開を活用するメリット

kintoneの外部公開を活用することで、さまざまなメリットがあります。

1. リアルタイムでの情報共有

外部公開を行うことで、外部の関係者にリアルタイムで情報を共有できます。これにより、プロジェクトの進捗状況やデータの更新を即座に確認でき、外部との連携がスムーズになります。

2. 業務の効率化

外部公開を使えば、外部の関係者が自分で情報を確認したり、入力したりできるため、メールや電話でのやりとりを減らし、業務の効率化が図れます。特に、定型的な作業を自動化することができ、手間を削減できます。

3. 顧客満足度の向上

外部公開を活用して、顧客にとって必要な情報を提供することで、顧客満足度を向上させることができます。たとえば、顧客の注文状況をリアルタイムで見せることができれば、顧客は自分のタイミングで状況を確認でき、より良いサービスを提供できます。

まとめ

kintoneの外部公開は、外部の関係者とリアルタイムで情報を共有したり、データをやりとりするために非常に有効な機能です。しかし、セキュリティやアクセス権限を適切に設定し、公開範囲を管理することが重要です。これらを適切に活用することで、業務の効率化や顧客満足度の向上を実現できます。

表：

外部公開方法	説明	メリット
公開アプリの作成	kintoneアプリを外部公開し、アクセスURLを提供	リアルタイムで情報を外部と共有できる
外部フォームの活用	外部から情報をkintoneに送信するフォームを作成	外部の関係者が情報を簡単に入力できる