kintoneウェブフォームの作成方法と活用事例：データ収集の効率化

kintoneでは、業務プロセスを効率化するために、ウェブフォームを活用することができます。ウェブフォームを使えば、外部の関係者から直接情報を収集し、そのデータをkintoneのアプリに自動で取り込むことができます。本記事では、kintoneのウェブフォーム作成方法や、業務での活用事例について詳しく解説します。

kintoneウェブフォームとは？

kintoneのウェブフォームは、外部のユーザーや取引先から情報を簡単に収集するためのフォームです。このフォームは、kintoneのアプリと連携しており、外部で入力された情報は自動的にkintoneのデータとして登録されます。これにより、手作業でのデータ入力を減らし、業務効率を大幅に向上させることができます。

ウェブフォームを使用することで、営業活動や顧客対応、アンケートの収集など、さまざまな業務で便利に利用できます。

kintoneウェブフォームの作成方法

1. ウェブフォームの作成

kintoneでウェブフォームを作成するには、まずkintoneの管理画面から該当するアプリを選択し、フォームの設定を行います。

手順：

kintoneにログインし、アプリの管理画面を開きます。
「アプリ設定」をクリックし、「フォーム」設定に進みます。
「ウェブフォーム」を選択し、フォームを作成するための設定を行います。
必要なフィールド（テキストボックス、チェックボックス、ラジオボタンなど）をフォームに追加します。
フォームが完成したら、公開設定を行い、URLを取得します。

2. フォームのデザインとカスタマイズ

kintoneでは、ウェブフォームのデザインをカスタマイズすることができます。これにより、フォームをブランドに合わせたデザインに変更したり、必要な項目だけを表示したりすることができます。

レイアウトの変更：フィールドの順番を変更したり、複数のフィールドをグループ化して視覚的に整理することができます。
必須項目の設定：入力必須項目を設定して、重要な情報が必ず入力されるようにできます。
エラーメッセージの設定：入力内容に誤りがあった場合のエラーメッセージをカスタマイズできます。

3. フォームの公開

ウェブフォームを作成したら、公開することで外部ユーザーがアクセスできるようになります。公開URLを取得し、それをメールやWebページに埋め込むことで、関係者が簡単にフォームに入力できるようになります。

フォームのURLの取得：作成したフォームにアクセスするためのURLを取得します。このURLを外部に共有することで、誰でもフォームにアクセスして情報を入力できます。
埋め込みコードの利用：ウェブサイトにフォームを埋め込む場合、HTMLコードを利用して直接ページ内にフォームを表示させることができます。

kintoneウェブフォームの活用事例

ウェブフォームはさまざまな業務で活用できます。以下にいくつかの活用事例を紹介します。

1. 顧客からの問い合わせ受付

顧客からの問い合わせを受けるために、ウェブフォームを使用することができます。フォームに顧客情報や問い合わせ内容を入力してもらい、その情報がkintoneのアプリに自動で登録されるため、担当者は素早く対応できます。

2. アンケート調査の実施

アンケートやフィードバックの収集もウェブフォームで簡単に行えます。フォームを利用して、外部の顧客や従業員から意見を集め、そのデータをkintoneで集計して分析することができます。

3. 見積もり依頼の受付

見積もり依頼を受ける際に、フォームを通じて必要な情報（依頼内容や希望条件）を収集し、そのデータをkintoneの見積もりアプリに登録することができます。これにより、手作業でのデータ入力が不要になり、業務が効率化されます。

4. イベント参加申込受付

イベントやセミナーの参加申込をウェブフォームで受け付けることができます。申込内容（参加者名、連絡先、参加希望セッションなど）をフォームで収集し、参加者情報をkintoneに自動で登録して管理できます。

kintoneウェブフォームを使う際の注意点

1. セキュリティ対策

ウェブフォームを外部公開する場合、セキュリティ対策を講じることが重要です。特に、個人情報を収集する場合は、暗号化やアクセス制限を設けるなどして、情報漏洩を防ぐ必要があります。

SSL/TLS対応：フォームのURLをHTTPSで公開し、通信を暗号化することで、データのセキュリティを確保します。
CAPTCHAの導入：スパム対策として、フォームにCAPTCHAを導入して不正な入力を防ぐことができます。

2. フォーム項目の適切な設定

フォームを作成する際には、項目数を絞り込み、必要な情報だけを求めるようにしましょう。過剰に質問をすると、ユーザーが入力を避ける可能性があります。

項目数の最小化：必要な情報のみを求め、ユーザーに負担をかけないフォームにすることが大切です。
ユーザーの利便性を考慮：ドロップダウンリストやラジオボタンなどを活用して、選択肢を提供し、入力ミスを減らすことができます。

まとめ

kintoneのウェブフォームは、外部ユーザーとデータを効率的にやり取りするために非常に有効なツールです。顧客からの問い合わせ受付、アンケート調査、見積もり依頼、イベント申込など、さまざまな業務で活用できます。フォームを作成する際には、セキュリティ対策や使いやすさを考慮することが重要です。ウェブフォームを上手に活用し、業務の効率化を図りましょう。

表：

活用事例	説明	メリット
顧客からの問い合わせ受付	顧客がフォームに問い合わせ内容を入力	迅速な対応が可能、手作業を削減
アンケート調査の実施	顧客や従業員からのフィードバックを収集	意見収集が効率的、データ集計が自動化される
見積もり依頼の受付	見積もり依頼内容をフォームで収集	データの入力ミスが減り、スムーズな対応が可能
イベント参加申込受付	イベント参加者からの情報を収集	参加者管理が簡単、データの整理が自動化される