管理会計システムのRFP（提案依頼書）作成ガイド｜ベンダー選定を成功させる要件整理と実務ポイント
はじめに
経営判断を支える管理会計システムの導入において、失敗を回避するための最初のステップが「RFP（Request For Proposal）」の作成です。RFPは開発会社やベンダーに対して、企業がどのようなシステムを求めているのかを伝える重要な文書です。しかし、管理会計は企業ごとに要件が大きく異なるため、「テンプレート流用」では精度の高い提案を得ることはできません。
本記事では、「管理会計システム RFP作成」という切り口で、要件整理の進め方、RFPに盛り込むべき要素、実際の構成例、社内調整のポイント、評価基準の作り方などを実務レベルで解説していきます。
RFPは単なる発注書ではなく、「プロジェクトの成否を左右する戦略文書」です。はじめてRFPを作成する方も、再構築を考えている方も、この記事を通じて質の高いRFP作成を目指していただけます。
管理会計システムにおけるRFPの役割とは？
RFPは、開発会社に「何をどう作ってほしいか」を明確に伝える提案依頼書であり、以下の目的があります。
- 提案内容・見積の比較を“公平に”行うための基準を設ける
- プロジェクトの背景や目的を正確に共有する
- 要件のズレや解釈違いを防止する
- 想定外のコスト・スケジュール遅延を抑える
- ベンダーの創造性を引き出す（ただの仕様書ではない）
特に管理会計システムは、企業固有のKPI、部門構造、集計軸、承認フローなどが複雑に絡み合うため、「Excelやメールで口頭ベースの要件共有」では、開発後に大きな仕様ブレが発生しやすくなります。
しっかりと整理されたRFPがあることで、ベンダーの理解度・提案の質が高まり、結果として費用対効果の高いシステムが実現します。
RFP作成前に整理すべき5つの視点
RFPをいきなり書き始めるのではなく、まずは以下の5つの視点で社内情報を整理することが必要です。
- プロジェクトの背景と課題
- なぜ今、管理会計システムを導入・刷新するのか？
- 現状のどこに課題があるのか？
- 導入の目的と目標
- 経営スピードの向上？現場の負担軽減？属人業務の排除？
- KGIやKPIを明文化できるか？
- 利用部門とユーザーの属性
- 経理部門だけか？事業部門も利用するのか？
- 拠点数やユーザー数、操作スキルの幅
- 対象データと外部システム連携
- 会計、人事、販売管理などの連携システムとデータ項目
- 連携方式（CSV／API）や頻度（リアルタイム／バッチ）
- 予算と導入希望時期
- 年度予算に組まれているか？
- 来期の決算に間に合わせたいか？
この整理がRFPの骨格となるため、関係部署（経営企画・経理・現場）のヒアリングを通じて集約することが重要です。
RFPに盛り込むべき基本構成と内容一覧
質の高いRFPを作成するためには、以下のような構成で網羅的に情報を整理することがポイントです。
| セクション | 内容 |
|---|---|
| プロジェクト概要 | 導入背景・目的・現状の課題 |
| 提案依頼の目的 | ベンダーに期待するアウトプット |
| 対象範囲 | 対象部門・対象業務・対象機能 |
| 機能要件一覧 | 必須機能とオプション機能の明記 |
| 非機能要件 | セキュリティ・操作性・保守運用条件など |
| 外部連携要件 | 他システムとの連携内容と仕様 |
| 開発・導入スケジュール | 各工程の目安と希望リリース日 |
| 体制・作業分担 | 自社／ベンダーの役割分担と責任範囲 |
| 提案条件 | 提出物・提出方法・納期・質問対応期限 |
| 評価基準 | 機能／価格／実績／体制／保守などの配点ルール |
とくに機能要件は、業務フローと紐付けて記述することで、開発会社にとって理解しやすくなります。また、“Must（必須）”“Want（希望）”を明示することで、コスト調整や段階導入にも柔軟に対応可能になります。
管理会計システムならではの記載例と要点
管理会計特有のRFPでは、以下のような視点が重要です。
- KPIの粒度と集計単位
- 例：事業部別／拠点別／サービス別／プロジェクト別など
- 配賦ロジック
- 人件費や共通経費の配賦基準（売上比例、面積按分など）
- 部門別損益
- 段階利益（粗利・営業利益・EBITDA）の設定
- 予実管理
- 年度予算／月次予算／滞留予算の入力・分析機能
- ダッシュボードUI
- 経営層向け・部門長向けで異なる表示要件
こうした情報を文章だけでなく、エクセルや業務フローチャートで補足資料として添付すると、提案精度が大きく高まります。
RFPに記載すべき「外部連携要件」の書き方
管理会計システムは、多くの場合、既存システムとの連携が前提です。以下のように項目を整理して記載すると、ベンダー側も仕様設計がしやすくなります。
| 外部システム名 | 連携項目 | データ形式 | 連携方式 | 頻度 |
|---|---|---|---|---|
| 会計システム（勘定奉行） | 勘定科目・仕訳データ | CSV | バッチ | 月1回 |
| 勤怠管理（KING OF TIME） | 部門別人件費 | API | リアルタイム | 毎日 |
| 売上管理システム | 売上・利益情報 | Excel | 手動インポート | 月次 |
このような形式でRFPに明示することで、「後から連携できない」「想定外の工数が発生する」といったリスクを回避できます。
提案依頼後のベンダー評価と比較方法
RFPを配布したあとは、複数のベンダーから提案が返ってきます。ここで重要なのが、評価基準を事前に策定し、客観的に比較できるようにすることです。
| 評価項目 | 配点 | 観点 |
|---|---|---|
| 機能の適合度 | 30点 | 必須要件に対するカバー率 |
| UI・操作性 | 15点 | デモ動画や画面イメージからの判断 |
| 開発・導入体制 | 15点 | 経験・人員構成・担当者の質 |
| 導入コスト | 20点 | 初期費用・月額費用・保守費など |
| 導入実績・信頼性 | 10点 | 同業種での実績や評判 |
| スケジュール適合性 | 10点 | 自社の希望スケジュールに合わせられるか |
このような配点方式をRFP内に明示しておけば、提案側も意識して内容を調整してくるため、結果的により精度の高い提案が集まります。
よくある失敗とその予防策
RFP作成・提案依頼プロセスでよくある失敗例とその回避策をまとめます。
| 失敗例 | 原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 要件が曖昧で提案内容に差が出る | Must／Wantの区別がない | 優先度を明示し、誤解の余地をなくす |
| 提案内容が似通い、選定できない | 評価軸が明確でない | 評価基準表を事前に提示する |
| 社内調整に時間がかかりスケジュール遅延 | 経営層と現場の意見が噛み合っていない | 作成初期から関係者を巻き込む |
RFPは「精度と実行力が高い提案を引き出すための設計書」です。単なる書類提出にしないためには、社内とベンダーの“間”に立つプロジェクトマネジメント視点が求められます。
ノーコードでの開発を視野に入れる場合の記述ポイント
近年では、Bubbleやkintoneなどノーコードで管理会計システムを開発するケースも増えており、RFPの中でも開発方式の柔軟性について記載しておくと有効です。
- 「ノーコード／ローコード開発の提案も歓迎」
- 「内製化を視野に、更新・保守の柔軟性も評価対象とする」
- 「開発後のユーザー教育・引き継ぎ体制も含めて提案してほしい」
このように記述しておくことで、SaaS＋独自開発型のハイブリッド構成提案など、従来のSIとは異なる発想を引き出すことができます。
まとめ
管理会計システムの導入におけるRFP作成は、「成功するシステム開発の設計図」です。ベンダーの提案精度、社内合意形成、プロジェクトの進行効率、すべてに影響を与える極めて重要な工程です。
本記事で紹介したフレームワーク・構成・記述例を参考に、自社の業務に最適化された高品質なRFPを作成しましょう。管理会計システムという“経営の意思決定基盤”を支えるために、RFPは最初の勝負所です。後悔のないベンダー選定と、納得できる開発体制を実現してください。
