【2025年版】勤怠集計を自動化！おすすめツールと導入メリットを徹底解説
はじめに
企業の労務管理において、勤怠管理は最も重要かつ煩雑な業務の一つです。従業員の出勤時間、退勤時間、休暇申請、残業などの集計を手動で行うことは、非常に時間がかかり、集計ミスや誤りが発生するリスクも高くなります。しかし、勤怠集計を自動化することができれば、これらの課題を解決し、労務管理の効率化を図ることができます。
本記事では、勤怠集計を自動化するためのツールとその導入メリット、ツール選定のポイントについて詳しく解説します。また、おすすめのツールも紹介しますので、自社に合った最適なツールを選定する際に役立ててください。
勤怠集計の手間とその問題点
勤怠管理において手動で行う作業は多く、特に集計作業は時間と労力を大量に消費します。例えば、紙ベースやExcelで勤務時間を集計する場合、以下のような問題が発生しがちです。
- 集計ミスが発生しやすい
手作業で計算を行うため、入力ミスや計算ミスが生じやすく、正確な結果を得ることが難しくなります。 - 時間がかかる
毎月の勤怠データを集計するために必要な時間が長く、他の業務に回すべき時間が奪われてしまいます。 - データの一元管理ができない
複数の現場やシフトがある場合、集計したデータを統合する作業が必要となり、結果的に情報が分散してしまいます。 - 法令遵守の不備
労働基準法や36協定などに基づいた集計・管理が手動では漏れやすく、法令違反を引き起こすリスクがあります。
これらの問題を解決するためには、勤怠集計の自動化が不可欠です。自動化することで、正確で効率的な勤怠管理が可能になります。
勤怠集計の自動化がもたらす5つのメリット
勤怠集計を自動化することにより、企業と従業員に以下のようなメリットがもたらされます。
1. 時間と手間の大幅な削減
自動化ツールを導入することで、手動での集計作業を削減でき、担当者の作業時間を大幅に短縮できます。特に月末や年度末における集計作業が軽減されるため、余裕を持って次の業務に取り組むことができます。
2. エラーを減らし、正確な集計が可能
集計ミスや誤入力によるエラーを防ぐため、自動化ツールはエラーが発生しにくい仕組みを提供します。勤怠データはすべて自動的に集計されるため、人的ミスがなくなり、正確な労働時間が得られます。
3. 法令遵守の強化
法令に基づく労働時間の集計や36協定の超過時間などを自動的にチェックできるため、法令違反を未然に防ぐことができます。また、従業員に対する適切な労働時間管理を実施することで、企業の信頼性を高めることができます。
4. リアルタイムでのデータ可視化
勤怠データをリアルタイムで可視化できるため、管理者はどの従業員が過剰労働をしているか、どの部署が残業を多くしているかなどを把握することができます。これにより、早期に対応を取ることができ、労務管理が効率的になります。
5. 業務の効率化と生産性向上
集計作業の負担を軽減することで、労務担当者や経営者が戦略的な業務に集中できるようになります。また、データが整備されることで、経営判断にも役立つインサイトを得ることができます。
勤怠集計自動化ツール選定のポイント
勤怠集計自動化ツールを選定する際には、以下のポイントに注意することが重要です。
1. 使いやすさ（UI/UX）
ツールは簡単に操作できるものでなければ、導入後の運用が難しくなります。特に、直感的なインターフェースや、ユーザーが慣れやすいデザインが求められます。
2. 機能の柔軟性
企業の業種や従業員数に応じて、柔軟なカスタマイズができるツールを選ぶと、より効果的に勤怠管理を行えます。例えば、複数のシフト制や現場ごとの勤務管理などに対応しているツールが便利です。
3. 他のツールとの連携
勤怠集計ツールが他の業務システム（給与計算、HR、勤怠管理など）との連携ができるか確認しましょう。これにより、データを効率的にやり取りでき、業務の連携がスムーズになります。
4. セキュリティ対策
勤怠データは機密情報を含むため、セキュリティ対策がしっかりしているツールを選ぶことが重要です。特にクラウド型ツールの場合、データの暗号化やアクセス権管理が必要です。
5. サポート体制
ツールの導入や運用にあたって、サポート体制が充実していることも大切です。問題が発生した際に迅速に対応してくれるサポートがあると安心して運用できます。
勤怠集計自動化ツールおすすめ10選【比較表】
以下は、勤怠集計の自動化に対応したおすすめのツールを比較した表です。
| ツール名 | 主な機能 | 月額料金（目安） | 対象規模 | 特徴 |
|---|---|---|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | シフト作成、打刻、集計 | 300円〜 | 中小企業 | 操作が簡単でカスタマイズ性が高い |
| KING OF TIME | 時間外労働アラート、集計 | 300円〜 | 大企業向け | 複雑な労働時間管理に対応 |
| 勤革時（きんかくじ） | 出退勤、月次集計、法令対応 | 0円〜（広告あり） | 中堅企業 | 機能が豊富で柔軟な設定が可能 |
| 時間管理ツール（TIMELINE） | 出勤・退勤打刻、工数集計 | 500円〜 | 全規模対応 | リモートワークやフレックス勤務に対応 |
| TimeBiz | シンプルな打刻と集計 | 200円〜 | 小規模向け | ExcelやCSVで出力可能 |
| AKASHI（アカシ） | シフト管理、集計、レポート | 要問合せ | 中〜大規模 | Google連携に強み、UIが簡単 |
| スマレジ・タイムカード | ICカード、スマホ打刻 | 無料（5名まで） | 小規模向け | スマホで簡単に打刻可能 |
| Clockify | 時間追跡、残業警告 | 無料〜 | 小〜中規模 | プロジェクト別の工数管理が可能 |
| HRMOS勤怠 | 給与連携、集計、法令対応 | 月400円〜 | 大企業向け | 給与ソフトとの一体運用 |
| TimeTec | シフト管理、打刻、レポート | 月150円〜 | 全規模対応 | モバイル対応が優れ、外国語対応 |
自社の規模や業務内容に合わせて、最適なツールを選定することが、労務管理の効率化に繋がります。
勤怠集計の自動化を実現するためのステップ
勤怠集計を自動化するためには、以下のステップを踏むことが重要です。
- 自社のニーズを整理する
まず、自社の勤怠管理の課題や必要な機能を整理し、どのツールが最適かを検討します。 - ツールを選定して導入する
無料トライアルを活用し、実際に試用してみて、導入するツールを決定します。 - システムを設定・カスタマイズする
シフト設定やアラート基準、従業員の勤怠データを反映させるための設定を行います。 - スタッフにトレーニングを実施する
従業員にツールの使い方や新しい運用方法について説明し、スムーズに運用を開始できるようにします。 - 効果をモニタリングし、改善を行う
運用開始後は定期的にデータをチェックし、問題があれば改善を加えます。
まとめ
勤怠集計を自動化することで、労務管理の効率化が実現し、集計ミスの削減、法令遵守の強化、従業員の健康管理にもつながります。適切なツールを選定し、効果的に運用することで、管理コストを削減し、企業全体の生産性向上を実現できるでしょう。
本記事で紹介したツールや導入ステップを参考に、自社の労務管理体制を再構築し、働きやすい環境を整えていきましょう。
