勤怠管理とRPA連携で業務効率を最大化！自動化事例とおすすめツールを徹底解説
はじめに
勤怠管理は企業運営に欠かせない重要な業務ですが、集計作業や残業申請、労働時間のチェックなど、繰り返し発生する定型業務も多く、人事担当者にとって大きな負担となりがちです。
そこで注目されているのが「RPA（Robotic Process Automation）」との連携です。RPAとは、人の操作をソフトウェアロボットが代行する技術で、Excel処理やWeb入力などの定型作業を自動化できます。勤怠管理とRPAを組み合わせることで、人的ミスの削減・処理時間の短縮・法令順守の強化が実現します。
本記事では、勤怠管理業務にRPAを活用するメリット、連携できる代表的な勤怠管理システム、業種別の自動化事例を詳しくご紹介します。
勤怠管理におけるRPA連携とは？
RPA連携とは、勤怠管理システムで収集された打刻データや勤務実績などをもとに、以下のような業務プロセスを自動化する仕組みです。
RPAで自動化できる勤怠管理業務の例
- 月次勤怠データの集計・フォーマット整形
- 残業時間の法定上限チェックとアラート送信
- 未打刻者の一覧作成とメール通知
- 勤怠実績と給与システムの照合・連携
- 打刻エラーの抽出と修正依頼メール作成
- シフト表との勤務実績の突合
これらの作業は、ルールに基づいた繰り返し処理が多いため、RPAとの相性が非常に良く、人手を介さずに確実かつ高速に処理できるのが特長です。
勤怠管理×RPA連携の5つのメリット
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 業務時間の削減 | 月末処理や集計業務の工数を最大80％削減 |
| ヒューマンエラー防止 | 勤怠計算や転記ミスをゼロに近づける |
| 担当者の負担軽減 | 人事・労務部門の残業時間を大幅削減 |
| 法令順守の強化 | 残業上限や36協定チェックを自動化 |
| 働き方改革への対応 | 適切な労働時間管理と改善提案の土台に |
特に、月末の勤怠集計や未承認リストの作成、残業のアラート通知など、これまで人が追われていた作業を自動化することで、業務の質とスピードが格段に向上します。
RPAと連携可能な勤怠管理システム一覧【2025年最新版】
以下は、主要なRPAツールとの連携実績がある、またはAPI/CSV出力が充実している勤怠管理システムです。
| システム名 | RPA連携方法 | 特徴 |
|---|---|---|
| KING OF TIME | API / CSV | UiPathやWinActorとの連携実績多数 |
| ジョブカン勤怠管理 | CSV / Web操作 | RPAツールによる入力自動化と相性◎ |
| マネーフォワードクラウド勤怠 | API | 給与・会計との自動連携も可能 |
| AKASHI | API | 日次集計や勤怠チェックの自動化が可能 |
| CYBER XEED | CSV / 外部連携オプション | 大企業向け、RPA開発会社との連携事例多し |
| Touch On Time | CSV / FTP | 勤怠データの定時出力に対応 |
| 楽楽勤怠 | API / CSV | RPAベンダーとの導入支援実績あり |
API対応システムはリアルタイム連携、CSV形式はRPAでのバッチ処理と相性が良く、いずれも高い自動化効率を誇ります。
RPAツールとの組み合わせパターン
RPAは業務内容やITスキルに応じて選定する必要があります。以下は代表的なRPAツールと勤怠管理システムの連携イメージです。
| RPAツール | 特徴 | 勤怠連携例 |
|---|---|---|
| UiPath | 世界的に利用される高機能RPA | APIでKING OF TIMEから勤怠情報取得し、残業警告をメール送信 |
| WinActor | 国内シェアNo.1、Windows操作に強い | Excel上で未打刻者一覧を作成・自動メール送信 |
| BizRobo! | 非エンジニアでも扱いやすい | ジョブカンの勤怠画面からWeb自動入力 |
| Power Automate | Microsoft365と親和性高 | SharePointと連携し勤怠データを自動保存 |
導入の際は、「業務フローにどこまでRPAを入れるか」を明確にした上で、システム間の連携設計を行うことが重要です。
導入事例：RPAで勤怠業務を自動化した企業の成功例
事例1：製造業（従業員800名）
- 課題：毎月の勤怠データを人力で給与システムに転記
- 解決策：KING OF TIMEとUiPathを連携。APIで勤務データを抽出し、給与システムに自動入力
- 効果：月末の勤怠処理時間が80%削減。入力ミスゼロに。
事例2：IT企業（従業員200名）
- 課題：未打刻者への催促メールを毎日手作業で送信
- 解決策：ジョブカン＋WinActorで未打刻者一覧を作成→メールを自動送信
- 効果：毎日30分かかっていた業務が0分に。対応スピードも向上。
RPA連携の導入ステップ
- 対象業務の洗い出し
例：集計、転記、アラート通知など - ルール化の整備
例：残業時間40時間超でアラート、未打刻が3日連続で通知 - 連携対象の勤怠システムの選定
API・CSV対応の可否を確認 - RPA設計・シナリオ作成
専門ベンダー or 自社開発チームと設計 - 運用テストと改善
初期エラーの洗い出しと修正
導入時は「属人化を避ける設計」「メンテナンス性の確保」が成功の鍵となります。
まとめ
勤怠管理業務は、RPAとの連携により大幅な効率化と業務品質の向上が見込める領域です。特に勤怠システムの選定時には、API・CSV出力・RPA連携の柔軟性を重視することで、導入後の自動化展開がスムーズになります。
勤怠管理とRPAの組み合わせは「人がやらなくていい仕事を手放す」ための第一歩。法令対応や人的リスクの低減も含め、企業の生産性を飛躍的に高める施策として、ぜひ前向きに導入を検討してみてください。
