勤怠管理システムの導入費用はいくらかかる？料金相場とコストを抑えるポイント
はじめに
「勤怠管理システムを導入したいけど、どれくらいの費用がかかるのか不安…」そんな悩みを抱えている経営者・人事担当者は少なくありません。近年では働き方改革やテレワークの普及により、勤怠管理の重要性が一層高まっていますが、同時に導入コストやランニング費用についての理解も必要不可欠です。
本記事では、「勤怠管理システム 導入費用」をテーマに、初期費用・月額費用・導入支援費用などの相場から、コストを抑えるためのポイントまで徹底的に解説します。失敗しないための選び方もご紹介しますので、導入検討中の方はぜひ最後までお読みください。
勤怠管理システムの導入費用の内訳とは？
勤怠管理システムの導入費用は、以下のような構成要素に分かれます。
| 費用項目 | 説明 |
|---|---|
| 初期費用 | システム導入・設定・データ移行・マスタ登録などにかかる費用 |
| 月額利用料 | システムを利用するための基本料金（1ユーザーあたりや定額などプランによる） |
| オプション費用 | ICカード連携、打刻端末、顔認証など追加機能の導入にかかる費用 |
| 導入支援・教育費用 | 操作研修、マニュアル作成、訪問サポートなど導入時に発生するサポート関連費用 |
| カスタマイズ費用 | 自社独自の運用ルールに合わせた機能改修にかかる費用 |
企業規模や業種、管理体制によって必要な機能やサポート内容が異なるため、費用感も大きく変動します。
クラウド型 vs オンプレミス型の導入費用比較
勤怠管理システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの費用感を比較してみましょう。
| 項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 0〜10万円程度 | 数十万円〜数百万円 |
| 月額利用料 | 200円〜500円/人 | なし（ただし保守費用が別途発生） |
| 導入スピード | 数日〜数週間で導入可能 | 数ヶ月〜半年かかることも |
| カスタマイズ性 | 限定的（テンプレートベース） | 高度な自社仕様に対応可能 |
| 保守・アップデート | 自動（ベンダー側が対応） | 自社または外注による保守が必要 |
近年ではコストパフォーマンスの高さや拡張性の面から、特に中小企業やベンチャーではクラウド型の導入が主流になっています。
勤怠管理システムの料金相場（2025年版）
以下は、2025年時点における主要な勤怠管理システムの費用相場です。
| サービス名 | 初期費用 | 月額料金（目安） | 備考 |
|---|---|---|---|
| KING OF TIME | 0円 | 300円/ユーザー | IC打刻や顔認証に対応 |
| ジョブカン勤怠管理 | 0〜5万円 | 200円〜/ユーザー | シンプルなUIと高い操作性 |
| Touch On Time | 5万円前後 | 300円〜/ユーザー | タイムレコーダーなど端末連携が充実 |
| 勤革時 | 問い合わせベース | 250円〜/ユーザー | シフト制や拠点が多い企業向けに強み |
多くのクラウド型サービスは無料トライアルを用意しており、事前に使用感を確認できるのもメリットです。
導入費用を抑えるための3つのポイント
勤怠管理システムの導入コストを抑えるためには、次の3つの視点が重要です。
- 最小構成から始める
多機能なプランを選びすぎると費用が膨らみます。まずは必要最低限の機能から導入し、運用しながら拡張するのがおすすめです。 - 無料トライアルを活用する
無料期間を利用して社内で試験運用することで、自社に合わないシステムを導入するリスクを回避できます。 - 助成金・補助金の活用
働き方改革推進助成金やIT導入補助金など、国や自治体が提供する支援制度を活用すれば、導入費用の一部をカバーできます。
中小企業が費用対効果を最大化する方法
特に中小企業では、限られた予算の中で最大の効果を得ることが求められます。導入後の効果測定としては、「勤怠締め処理の時間削減」「打刻ミス・集計ミスの削減」「労働時間の見える化による残業削減」が挙げられます。
たとえば、手作業で毎月10時間かけていた集計作業がシステム化により1時間で済むようになれば、1年間で100時間近くの工数削減が可能です。これを時給に換算すれば、初期費用をすぐに回収できる場合もあります。
カスタマイズや連携で費用は変動する
導入費用の中でも見落としがちなのが「カスタマイズ」や「外部連携」にかかる費用です。たとえば、自社の勤怠ルールに応じた特殊な休暇設定、給与計算ソフトや人事評価システムとの連携を希望する場合、追加開発費が発生することがあります。
また、ベンダーによっては「API連携は有償オプション」となることもあるため、見積もり段階で明確に確認しましょう。自社の運用体制を標準に寄せられる場合は、標準機能での対応を優先した方がコストを抑えられます。
導入費用に関するよくある誤解と注意点
導入費用に関しては以下のような誤解がよく見受けられます。
- 「初期費用ゼロ＝完全無料」ではない
クラウド型では初期費用無料と謳っているサービスも多いですが、実際には導入支援やマニュアル整備で別途費用が発生することもあります。 - 「安さ＝お得」ではない
安価なサービスを選んだ結果、自社の運用に合わず結局乗り換えた、というケースもあります。コストパフォーマンスで判断することが重要です。 - 「人数が少ないから安く済む」わけではない
最小契約人数が決まっている場合や、管理者アカウントの別課金があるケースもあるため注意が必要です。
まとめ
勤怠管理システムの導入費用は、初期費用から月額費用、オプション料金まで多岐にわたります。選定にあたっては「費用の安さ」だけでなく、自社の業務にマッチするかどうか、サポート体制や拡張性を含めた「総合的なコストパフォーマンス」で判断することが成功の鍵です。
導入費用を正しく理解し、最適なプランを選定すれば、長期的な業務改善とコスト削減につながります。ぜひ本記事を参考に、効果的な勤怠管理システムの導入を進めてください。
