残業時間の自動集計とは？手間を減らし正確に管理するための仕組みを徹底解説

はじめに

働き方改革や労働基準法の改正により、企業は従業員の労働時間をより厳密に管理することが求められています。特に「残業時間」の管理は法令順守と労務リスク回避の両面で極めて重要です。しかし、未だに手作業で残業を集計している企業も多く、集計ミスや確認漏れ、タイムラグによるトラブルが後を絶ちません。

こうした課題を解決するのが「残業時間の自動集計機能」を備えた勤怠管理システムです。本記事では、残業時間の自動集計とは何か、その仕組みやメリット、導入のポイントについて詳しく解説します。労務管理の精度を上げたい経営者・人事労務担当者にとって必読の内容です。

なぜ残業時間の集計が問題になりやすいのか？

多くの企業で残業時間の管理が問題化するのは、以下のような背景があります。

• 出退勤打刻が手書きやエクセルで管理されているため、正確性に欠ける
• 月末にまとめて残業時間を集計する“事後処理型”で、リアルタイム把握ができない
• 36協定の上限（月45時間、年360時間）を超えていることに気づくのが遅れる
• 部署ごとに管理方法が異なり、全社統一できていない
• 修正申請や事後打刻が多く、実態と記録が乖離している

これにより、管理者が労働時間を正しく把握できず、未払い残業や違法残業の温床になってしまいます。また、集計作業自体に多くの時間がかかることで、人事担当者の工数も増大し、本来の戦略業務に時間を割けなくなるという弊害もあります。

自動集計とは？仕組みと基本機能を解説

残業時間の「自動集計」とは、勤怠管理システムに出退勤データやシフトデータ、法定労働時間などを登録しておくことで、所定労働時間を超えた分の労働時間（残業）を自動的に計算・記録する機能を指します。基本的な仕組みは以下のとおりです。

1. 出勤・退勤の打刻データをリアルタイムで取得
2. 所定労働時間（例：9:00〜18:00）を超過した部分を自動判定
3. 深夜残業・法定外残業などを区分して記録
4. 合計残業時間を日・週・月単位で集計
5. 上司や管理者が確認・承認フローに進める

こうした自動化により、人的ミスを防ぎながらリアルタイムに正確な残業データを可視化することが可能になります。

自動集計がもたらす5つのメリット

残業時間を自動集計することで、企業には以下のような具体的なメリットが生まれます。

1. 集計ミスの防止：手作業による計算間違いや転記ミスを根本的に排除
2. リアルタイム管理：月途中でも残業時間の進捗が確認でき、36協定違反を未然に防止
3. 業務効率化：人事担当者の集計・確認作業が大幅に削減
4. コンプライアンス強化：法定時間や残業区分の正確な管理により、監査や労基署対応に強くなる
5. 従業員の意識改革：自分の残業時間が即時反映されることで、時間管理への意識が向上

特に、複数部門・支店を持つ企業では、統一されたフォーマットで全社の残業状況を見える化できる点が大きなメリットです。

よくある導入前の課題とその対処法

自動集計機能付きのシステムを導入する前に、多くの企業が以下のような懸念や課題を抱えます。

• 「現場で正しく打刻されるのか不安」
• 「システムの設定が難しそう」
• 「例外対応（早退・遅刻・出張など）に対応できるのか」
• 「今の給与計算ソフトと連携できるか」

これらの不安は、導入前のトライアルやベンダーのサポートを活用することで解消できます。設定時には「就業規則」「シフトパターン」「休憩時間」などの条件をしっかり反映し、例外が多い部署では個別対応ルールをシステムに設定しておくことが重要です。また、主要な勤怠管理システムはCSV出力やAPI連携によって、給与ソフトとも連携できる仕様になっていることが多いため、事前確認すれば問題なく導入できます。

残業管理に強いおすすめ勤怠管理システム比較

システム名	リアルタイム集計	36協定アラート	承認フロー	給与連携	月額料金（1ユーザー）
KING OF TIME	◎	◎	◎	◎	約300円〜
ジョブカン勤怠管理	◯	◎	◎	◎	約200円〜
マネーフォワード勤怠	◎	◯	◯	◎	約250円〜
freee人事労務	◯	◯	◯	◎	約300円〜
シフオプ	◎	△	◯	△	要問合せ

残業時間の管理に関しては、KING OF TIMEやジョブカンが機能・価格ともにバランスがよく、幅広い業種で導入実績があります。

残業の種類ごとの自動判定と注意点

残業時間の自動集計では、単に所定労働時間超過を記録するだけでなく、残業の区分を正しく判定することも重要です。

• 法定内残業：週40時間以内で所定を超えた分（固定残業代に含まれる場合も）
• 法定外残業：週40時間を超えた時間（時間外手当支給対象）
• 深夜残業：22時〜5時に働いた時間（深夜手当対象）
• 休日労働：法定休日に出勤した場合

この区分が正確でないと、割増賃金の計算にズレが生じ、未払い残業代や法令違反に繋がります。システム導入時には、これらの時間帯判定や割増率設定が正しく行われているかを必ずチェックしましょう。

残業アラート機能で事前に防止する

最近の勤怠システムには、「残業アラート機能」が標準搭載されているケースが増えています。これは、個人・部署ごとの残業時間が特定の時間数に達したときに、本人や上司へ自動で通知が送られる仕組みです。

例：

• 月30時間に達したら本人と上司にメール通知
• 月45時間目前で管理部門にSlack連携で警告
• 週単位でも上限設定が可能（医療・介護業など）

これにより、「気づいたら上限を超えていた」という事態を未然に防ぎ、企業全体のコンプライアンスレベルを引き上げることができます。

自動集計によるデータ活用と経営改善

自動集計された残業データは、単なる勤怠記録としてだけでなく、経営判断の材料としても有効活用できます。

• 残業の多い部署＝業務過多のサイン
• 時間帯別残業分析＝業務ピークの見える化
• 個人別傾向分析＝労務リスクやパフォーマンス指標に

これにより、人員配置の最適化、業務改善の提案、教育・採用戦略の見直しなど、データに基づいた判断が可能となります。労働時間の“見える化”は、企業文化を変える第一歩なのです。

まとめ

残業時間の自動集計は、単なる業務効率化ではなく、「法令順守」「コスト最適化」「人材マネジメント」など、企業の成長に直結する基盤施策です。従来のアナログ管理では見逃していた“潜在的なリスク”を明確にし、正確なデータをもとに組織を改善する力を与えてくれます。

これからの時代、勤怠管理は「集計するもの」ではなく「可視化し、判断するもの」へと進化しています。残業時間の管理に不安がある企業は、ぜひ一度、自動集計機能を備えた勤怠管理システムの導入を検討してみてください。精度とスピードを両立させた運用こそが、これからのスタンダードとなっていくでしょう。