ペットシッティング業務一元管理システム

プロジェクト概要

予約・チャット・決済・カルテ・鍵管理など、ペットシッティング事業に必要な業務機能を単一システムに集約した業務管理プラットフォームです。LINEやスプレッドシートなど複数ツールへの分散を解消し、110名規模（業務委託含む）のスタッフが使う業務基盤を一本化することで、ヒューマンエラーの排除と業務効率化を実現します。

開発の背景と課題

ペットシッティングサービスを展開するオリーブジャパン株式会社様では、顧客対応・予約管理・スタッフとのやりとりをLINEとスプレッドシートで運用していたため、ツール間の行き来に膨大な時間がかかり、スタッフの負荷が増大していました。また手作業による予約管理ミスやリマインド忘れが発生しており、機会損失につながっていました。さらに経営陣がバックオフィス業務のサポートに時間を取られ、本来注力すべき事業拡大に集中できない状況を解消するため、すべての業務フローを一つのシステムに集約する開発を進めました。

機能一覧

予約管理・自動リマインド機能

予約の受付から確定、当日のリマインド通知までを自動化し、手作業によるミスやリマインド漏れをゼロにします。スタッフが介在しなくても予約プロセスが完結する設計にしました。

チャット機能（顧客・スタッフ両対応）

顧客向け・スタッフ向け双方のチャットをシステム内に統合し、LINEへの依存を解消しました。コミュニケーション履歴を一元管理することで、引き継ぎミスや情報の抜け漏れを防ぎます。

決済・カルテ・シッティングレポート機能

決済処理、ペットのカルテ管理、各シッティングのレポート記録をひとつのシステム内で完結できるよう設計しました。ペットの状態変化や過去の対応履歴をシッター間で共有できます。

顧客・従業員・鍵管理機能

顧客情報・スタッフ情報・物件ごとの鍵情報をシステムで一元管理し、誰がどの顧客を担当しているかを可視化することで、業務の属人化を防ぎます。

期待される効果

ヒューマンエラーと業務負荷の削減

予約・リマインド・情報共有の自動化により、手作業起因のミスを排除し、スタッフ一人ひとりの業務負担を大幅に削減できます。浮いたリソースをより価値の高い顧客対応に充てることができます。

経営リソースの解放

バックオフィス業務をシステムに移管することで、経営陣が事務作業のサポートから解放され、マーケティングや事業拡大への投資に集中できる体制をつくります。

開発のこだわり

110名規模のスタッフが日常的に使う業務基盤であることを踏まえ、操作に不慣れなスタッフでも迷わず使えるUIを優先しました。また、システムを軸にしたわかりやすいマニュアルを整備できる設計にしており、スタッフの入れ替えが生じても運用品質が維持できる仕組みを意識しています。