キントーン（kintone）で現場も管理部門もラクになる！導入メリットと成功のポイントを徹底解説

クラウド型業務アプリ作成プラットフォームとして注目を集めている「キントーン（kintone）」。従来のExcelやメール、紙などで行っていた情報共有や業務管理を大幅に効率化できる点が評価され、さまざまな企業・組織で導入が進んでいます。特に、IT知識に自信のない方でも直感的に操作できるのが大きな魅力です。本記事では、キントーン（kintone）の導入メリットや具体的な活用方法、導入のポイントなどをわかりやすく解説します。中間管理職や現場をまとめる立場の方に役立つ情報をまとめていますので、ぜひ最後までご覧くださ

■ キントーン（kintone）とは何か――基本の仕組みと導入が注目される背景

キントーン（kintone）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務アプリ作成プラットフォームです。従来、企業内のデータ管理はExcelや紙ベースで行われることが多く、情報が分散しやすい、更新の整合性を保ちにくいといった課題がありました。さらに、社内コミュニケーションにおいてもメールでのやりとりが主体となり、最新の情報を追いかけづらい、どの業務がどの段階まで進んでいるのかわからない、という事態が起こりがちだったのです。

こうした課題を解決する手段として、多くの企業がSaaS（Software as a Service）の導入を検討するようになりました。その中でもキントーンは、プログラミングの専門知識がなくても自社の業務に合わせたアプリケーションを簡単に作成できるという特徴を持ちます。例えば、顧客管理や在庫管理、問い合わせ管理、営業日報など、Excelで管理していた情報をクラウド上に移行して集約し、リアルタイムで共有可能となるのです。

さらに、キントーンでは「スペース」と呼ばれる専用のコミュニケーション画面を活用し、部署単位やプロジェクト単位で情報をやりとりすることができます。掲示板のように書き込みやコメントが残せるため、どのタイミングで誰が何を発言したのかが明確に可視化され、メールのようにスレッドが散らばる心配もありません。一般的なSNSに近い感覚で利用できるため、ITに不慣れな人でも直感的に操作しやすい点が支持を集めています。

また、クラウドサービスであることから、インターネット接続環境とWebブラウザさえあれば、場所や端末を選ばずにアクセスできるのも大きな魅力です。テレワークや在宅勤務の推進が進む中、遠隔地の社員や取引先ともスムーズに協力し合える基盤として、キントーンの需要がますます高まっています。カスタマイズ性の高さとユーザーフレンドリーなUIが両立していることから、大企業だけでなく中小企業や自治体、NPO法人など多種多様な組織で導入事例が増えているのも特徴的です。

企業がキントーンを導入する背景には「属人的な管理体制からの脱却」や「情報共有の遅れによる意思決定ミスの削減」といった課題感があり、IT部門だけでなく事業部や管理部門からも期待が寄せられています。導入コストや運用コストが比較的安価で済むことも後押しとなり、業種・規模を問わずさまざまな企業が注目しているプラットフォームといえるでしょう。

■ 情報が一元化されるメリット――煩雑なExcel管理からの脱却

キントーンを導入することで最も大きな変化が実感できるのが「情報の一元化」です。従来、現場レベルではExcelファイルでデータを管理し、メールやチャット、紙の書類などでやりとりを行っていたため、最新の情報がどこにあるのか、誰が更新しているのかが分かりづらいという問題が生じていました。とくに中間管理職の立場にある方は、上層部へ報告するために複数のExcelファイルを照合し、数字が合わない原因を突き止めるだけでも大きな負担を強いられていたのではないでしょうか。

キントーンを活用すれば、まずはこれまでExcelで管理していたデータを「アプリ」化し、クラウド上に移行することで、部署やプロジェクトのメンバーが共通のプラットフォームにアクセスできます。例えば、営業担当が外出先からスマートフォンを使って顧客情報を更新すると、その情報はリアルタイムでデータベースに反映されます。これによって、事務所にいるメンバーや上司も最新の顧客状況を把握しながら次のアクションを検討することができるのです。

また、キントーンの画面上では「検索機能」が充実しており、必要な情報にすぐアクセスしやすいのが特徴です。ExcelファイルをローカルPCや社内サーバーから探し回る必要がないため、ミーティング中に「どこにあるかわからない」という事態を大幅に削減できます。さらに、権限設定も細かく行えるので、閲覧・編集できるユーザーを限定しながら、セキュリティを確保しつつ情報共有を行えるのです。

一元化のメリットは単に「探す手間を削減する」だけではありません。データが常に最新の状態で共有されることで、意思決定のスピードや正確性が高まるのです。たとえば、担当者が最新の売上データを即座に把握できれば、発注や在庫補充のタイミングを的確に判断できるでしょう。さらに、上司や関係部署もリアルタイムの情報を基に戦略を練られるため、無駄な会議や確認作業を最小限に抑えながら、スピーディな合意形成が可能になります。

企業全体で情報が一元化されていると、仮に担当者が休暇や異動で不在となった場合でも、引き継ぎが簡単になります。これまで担当者のローカル環境にしかなかったファイルを探す手間もなく、クラウド上ですぐに確認できるため、業務停止やクレーム発生のリスクを下げられるのです。こうしたメリットは、特に人事異動が頻繁に行われる大企業や、現場スタッフの入れ替わりが多い業種にとって、非常に大きな価値を持つはずです。

■ コミュニケーションの円滑化――会議やメールの煩雑さを解消

キントーン導入によって得られるもう一つの大きなメリットが「コミュニケーションの円滑化」です。多くの企業では、情報共有や意思決定のプロセスで膨大なメールのやり取りが発生しています。加えて、メンバーが物理的に集まる会議の頻度や時間も多く、出張や移動に伴うコストがかさむケースもあるでしょう。特に、中間管理職の方は上層部と現場の橋渡し役としてメールや会議の対応に追われ、肝心の業務推進に割く時間が足りなくなることが少なくありません。

こうした状況を改善するために、キントーンの「スペース」や「スレッド」でのコミュニケーション機能が大いに役立ちます。部署ごとやプロジェクトごとにスペースを作成し、その中でメンバーがコメントや資料を共有することで、関連する情報を一か所にまとめられるからです。メールのように受信箱を遡る必要がなく、誰がいつ、どんな発言をしたかが明確に可視化されるため、後からやりとりを振り返る際も手間がかかりません。

また、コミュニケーションの履歴が自動的に蓄積されることで「会議資料を用意しなくても過去の議論を簡単に参照できる」「関係者が新たにプロジェクトに参加しても、これまでの議論をすぐに追える」といったメリットがあります。従来であれば、メールを転送したり、口頭や別のチャットツールで補足説明を行ったりと、二度手間・三度手間がかかっていたのが大幅に削減されるのです。

さらに、キントーンには「アプリ連携機能」や「Webhook」などの仕組みも備わっており、他のクラウドサービスやチャットツールと連携させることも可能です。特にチャットツールを使い慣れている企業であれば、キントーンで管理しているデータに変更があったとき、指定のチャンネルに自動通知を送るといった運用が実現できます。これによって「必要な情報がリアルタイムにメンバーへ届く環境」をつくり、報連相の質とスピードを高められるのです。

中間管理職としては、メールや会議に時間をとられる代わりに、より付加価値の高い業務に集中できるようになるメリットは大きいでしょう。また、現場スタッフにとっても、報告作業がスムーズになり、意見を発信しやすくなることでモチベーションが向上します。こうしたポジティブな連鎖を生み出す仕組みとして、キントーンは単なる業務管理のプラットフォームを超えた「社内コミュニケーション基盤」の役割を果たしているのです。

■ 業務フローの可視化と改善――生産性向上と属人化の防止

キントーン導入がもたらすメリットの中でも特に評価が高いのが、業務フローを可視化し、継続的に改善していける点です。従来、紙の書類やメールをベースに進めてきた業務は「誰がどんな作業をしているのか」「どの工程でボトルネックが発生しているのか」が見えにくく、気づいたときには締め切りを過ぎている、担当者が長時間残業をしている、といった事態が珍しくありませんでした。

キントーンでは「レコード」という単位でデータを管理しており、各アプリにはワークフローを設定することができます。例えば、見積書の承認フローや経費精算の申請フローなど、これまで紙ベースだった業務をアプリ化してオンライン上で完結させることが可能です。承認者や担当者は自動的に通知される仕組みになっているため、承認待ちの書類が山積みになる状況を防ぐとともに、承認の遅延による業務の停滞も減らせます。

さらに、キントーンにはガントチャートやリストビューなど、データを多角的に確認できるビュー機能が用意されています。現場のマネージャーや中間管理職がこれを活用することで、各プロジェクトや担当業務の進捗状況が一目でわかるようになります。もし特定の工程で遅延が発生していれば、早い段階で状況を把握して対応策を講じられるのです。遅延の原因がリソース不足なのか、承認フローの不備なのかなどを分析し、改善に役立てることができるでしょう。

こうした業務フローの可視化は、属人化の防止にも大きく寄与します。特定の担当者しかわからない作業があると、その人が休んだり退職したりした際に業務がストップするリスクが高まります。しかしキントーンで業務の手順や進捗情報を共有しておけば、他のメンバーがすぐに状況を把握してフォローに回ることができます。自然とチーム全体の「業務見える化」が進み、引き継ぎやバックアップ体制も強化されるのです。

さらに、キントーンはプログラミング不要で画面レイアウトや項目設定を自由に変更できるため、業務内容が変化した場合でも素早く対応できます。部署合併や新たなプロジェクト立ち上げが起きた際にも、システムの大規模改修を行うことなく、必要なアプリを作成し運用を継続できるのです。この柔軟性こそが、現代のビジネス環境で生産性を高め、競争力を維持するための強力な武器となっています。

■ ノーコード・ローコードでカスタマイズ自在――ITに疎くても使える仕組み

キントーンが幅広い企業から支持を受ける大きな理由のひとつに「ノーコード・ローコードでのカスタマイズ」という特徴があります。一般的に業務システムを導入する場合、外部ベンダーに開発を依頼して高額なコストと時間をかけるか、社内にエンジニアがいて自前で開発できるかどうかが大きなポイントでした。しかし、IT人材が不足している企業では、システム開発に着手するハードルが高く、なかなか導入に踏み切れないケースが多かったのです。

キントーンでは、プログラミング言語を一切使わなくても、ドラッグ＆ドロップなどの操作でアプリの画面レイアウトやデータ項目を自由に設定できます。たとえば、顧客管理のアプリであれば「顧客名」「担当者」「連絡先」「商談ステータス」などのフィールドを追加し、並び順を変えたり必須入力項目を指定したりする作業が、専門知識なしでも簡単に行えるのです。これによって、現場の担当者が自らアプリを作成したり、運用しながら改善を加えたりできるため、現実の業務に即したシステムに育てていけます。

さらに、必要に応じてJavaScriptやCSSを使った高度なカスタマイズにも対応可能です。たとえば、他社のAPIを利用して外部データと連携したり、計算式や画面レイアウトを洗練したりと、より企業独自の要件に合ったシステムを作り上げることもできます。これは、ノーコードで構築したベースを土台にして発展させられるという柔軟性を意味し、段階的に導入や拡張を行いたい企業にとっては大きなメリットでしょう。

ITに疎い中間管理職の方でも、キントーンが提供する公式のオンラインドキュメントや、コミュニティサイトを参照すれば、基本的な設定は十分に行えます。さらに、サイボウズが開催するセミナーやユーザーコミュニティに参加すれば、他社の活用事例や導入ノウハウを学ぶ機会にも恵まれます。こうしたサポート体制によって、新たにIT専任部署を立ち上げなくても、小規模なチームでシステム導入を進められるのは、大変魅力的です。

このように、ノーコード・ローコードのアプローチは、導入後の運用コストや改修コストを大きく抑える効果も期待できます。従来のシステム開発であれば、ちょっとした仕様変更や追加機能の開発にも外部ベンダーへの発注が必要でした。しかしキントーンであれば、社内の担当者が柔軟に画面を修正できるため、ユーザーの意見を素早く反映しながら使いやすいシステムを作り上げることが可能です。こうしたアジャイル的な運用スタイルこそ、急激に変化する現代のビジネス環境で競争優位を築くうえで欠かせない要素といえます。

■ セキュリティと権限管理――企業規模を問わない安全性

クラウドサービスを導入する際に多くの企業が心配するのが「セキュリティ面」です。特に業務に関するデータや顧客情報は企業の重要な資産であり、不正アクセスや情報漏えいが起きれば大きな損害につながります。この点、キントーンは自社データセンターやセキュリティ要件を満たしたクラウド基盤を使用しており、高い安全性を確保しています。ファイアウォールの設置や暗号化通信など、さまざまなセキュリティ対策を施しているため、企業の機密情報を安心して扱える環境が整っているのです。

また、キントーンの魅力として「細かい権限管理」が挙げられます。部署や役職ごとに閲覧権限や編集権限を設定できるため、データの公開範囲を柔軟にコントロール可能です。重要度の高い情報は限られたメンバーのみ閲覧を許可し、一般社員には見せたくない経営情報を保護することも簡単に行えます。加えて、プロジェクト単位でスペースを作成し、そこに招待されたメンバーだけがアクセスできるよう設定すれば、部外秘の情報が社内に拡散するリスクを大幅に抑えられます。

さらに、アクセスログの追跡機能により、誰がいつ、どのデータを閲覧・編集したかが記録される仕組みも用意されています。不正利用やミスが発生した際にも迅速に原因を特定できるため、内部統制の強化につながるのです。大企業はもちろん、中小企業でもセキュリティ事故が発生すれば取引停止や信用失墜につながる恐れがあり、事業継続に深刻な影響を及ぼします。そのため、企業規模にかかわらずセキュリティ対策は重要課題といえますが、キントーンの導入によって「万全なセキュリティ環境が手軽に手に入る」という点は大きな安心材料でしょう。

また、キントーンはクラウドサービスであるため、災害対策やバックアップ体制も考慮されています。オンプレミスのサーバーで運用していた場合、災害や障害によってサーバーがダウンすれば、業務がストップするリスクが高いです。一方で、キントーンの場合はデータセンター側で冗長化が行われており、万が一の障害時にも切り替えが迅速に行われる仕組みが整備されています。こうした面も、安定稼働を求める企業にとっては導入検討の際に大きなプラス要素となるでしょう。

■ 導入時に押さえておきたい注意点――社内の合意形成とサポート体制

キントーン導入には多くのメリットがある一方で、スムーズに運用を始めるためにはいくつかの注意点も存在します。まず重要なのは「社内の合意形成」です。いくら便利なツールを導入しても、現場や管理部門が実際に使ってくれなければ効果は半減してしまいます。特に、長年にわたってExcelや紙での作業に慣れている社員ほど、新しいシステムに抵抗を感じることが多いでしょう。そのため、導入前にはキントーンの基本機能を簡単に説明したり、試験運用を行いながら操作感を体験してもらうプロセスが欠かせません。

また、キントーンはノーコード・ローコードでアプリを作成できるとはいえ、運用設計をきちんと行わないと管理が煩雑になるリスクがあります。例えば、同じような内容のアプリが部署ごとに乱立し、データが重複しているケースなどが考えられます。こうした状況を避けるためには、導入初期の段階で「どんなアプリが必要なのか」「誰がどの権限を持って運用するのか」を整理し、できるだけシンプルな構成でスタートすることが大切です。

さらに、外部システムとの連携を想定している場合は、技術面の検証や連携に必要なコスト・期間を考慮する必要があります。ノーコードでできる範囲を超える高度な連携を行うには、プログラミング知識や外部専門家のサポートが必要になるケースもあるでしょう。その際には、必要な予算や社内調整を早めに進めておくことで、導入後に想定外のトラブルやコスト増を防げます。

また、導入時のサポート体制も大切なポイントです。サイボウズ社が提供する公式サポートのほか、パートナー企業やユーザーコミュニティなど、さまざまな支援が受けられる環境が整っています。これをうまく活用することで、初期設定や運用の疑問点を解決し、短期間でシステムを軌道に乗せられる可能性が高まります。特に、ITに詳しくない中間管理職や総務担当者の方は、一人で悩まず社外のリソースを活用することでスピーディにノウハウを吸収できるでしょう。

■ 【比較表あり】他社ツールとの比較と、キントーン導入の費用対効果

キントーンは多機能かつ汎用性の高いツールですが、同様のクラウド型業務システムやグループウェアとの比較検討が必要になることも多いでしょう。たとえば、マイクロソフトのSharePointやGoogle Workspaceのスプレッドシートを利用している企業もあります。以下の表は、よく比較対象となるツールの特徴をざっくりまとめたものです。実際には細かい機能や契約プランが異なるため、導入の際は詳細情報を確認したうえで検討してください。

ツール名	特徴	カスタマイズ性	セキュリティ	コスト感
キントーン（kintone）	ノーコードで業務アプリ作成可能コミュニケーション機能も充実	高（ノーコードも可能）	高（細やかな権限設定）	中〜高（機能数に応じて）
SharePoint	Microsoft製品との連携が強み	中（開発要件がある場合）	高（Microsoft基盤）	中（Office契約前提）
Google Workspace	クラウドでの共同編集が容易	低〜中（スクリプトで拡張可）	中（アカウント管理）	低〜中
自社開発システム	自社に最適化したシステムを構築	高（要プログラミング）	設計に依存	高（初期投資大）

上記のように、キントーンはノーコード・ローコードでのカスタマイズ性に優れ、コミュニケーションツールとしての機能も兼ね備えている点が大きな強みです。一方、Microsoft製品に慣れている場合はSharePointの方が導入しやすいかもしれませんし、Google Workspaceを既に使いこなしている企業であれば、スプレッドシートとチャットツールを組み合わせてある程度の業務管理は可能かもしれません。ただし、拡張性や統合管理のしやすさ、ワークフロー機能の充実度などを考慮すると、キントーンの方が柔軟性と利便性で優位に立つケースが多いと言えます。

導入コストについては、キントーンはユーザー数やオプション機能によって月額料金が変わります。しかしオンプレミスのシステム導入や大規模カスタマイズに比べると、初期投資が抑えられる傾向が強いです。また、運用時の改修コストやメンテナンスの手間を考慮すると、ノーコード・ローコードで内製化できるキントーンはコストパフォーマンスが高いと評価する企業が多くなっています。

特に中間管理職の方がコスト対効果を経営陣に説明する際には、「従来の紙やExcel管理に費やしていた時間と手間をどれだけ削減できるか」「情報共有のスピードが上がることで業務効率や顧客満足度がどれだけ改善するか」といった定量・定性的な観点を示すと納得感を得やすいでしょう。導入による効果を早期に実感しやすい点も、キントーンが注目される理由の一つです。

まとめ

キントーン（kintone）は、情報の一元化やコミュニケーションの円滑化、業務フローの可視化など、多くのメリットをもたらすクラウド型の業務アプリ作成プラットフォームです。ITに疎い方でも直感的に操作でき、ノーコード・ローコードでのカスタマイズを通じて自社の業務にフィットしたシステムを短期間で構築できます。さらに、細かな権限設定やセキュリティ対策が充実しているため、企業規模を問わず安心して導入できる環境が整っています。

一方で、新たなシステムを導入する際には、社内の合意形成や必要最低限の運用ルールの確立が重要です。事前にアプリの設計方針を定めておくことで、混乱を避けながらスムーズに移行が進められます。また、外部システムとの連携や高度なカスタマイズを行う場合は、専門知識を持ったサポートの活用も検討しましょう。上手に使いこなすことで、キントーンは単なる業務管理ツールにとどまらず、会社全体の生産性とコミュニケーション力を底上げする戦略的なプラットフォームとなります。ぜひ本記事を参考に、導入メリットと注意点を把握したうえで、キントーンの活用を検討してみてください。