中小企業でもここまでできる！kintone（キントーン）の活用事例と成功のポイント

多くの中小企業が日々の業務を効率化し、生産性を高めたいと考えています。しかし、システム導入のハードルや専任のITスタッフ不在など、さまざまな理由で取り組みを後回しにしているケースも少なくありません。こうした中、クラウド型業務改善プラットフォームとして注目されているのが「kintone（キントーン）」です。専門的なプログラミングスキルが不要で、自社の実情に合わせたアプリ作成やデータの一元管理を手軽に行えるため、ITに詳しくない中間管理職の方でも導入・運用しやすいのが魅力となっています。本記事では、中小企業におけるkintoneの活用事例やメリット、導入時に押さえておきたいポイントをわかりやすく解説します。競争力向上や業務効率化を目指す方にとって、有益な情報になるはずですので、ぜひ最後までご覧ください。

kintone（キントーン）とは何か？基本機能と特徴

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。Excel感覚でデータを扱えるユーザーフレンドリーなインターフェースを特徴とし、主な機能としてアプリ作成・ワークフロー管理・コミュニケーション機能などを統合的に提供しています。中小企業が抱える課題として「部署間での情報共有がうまくいかない」「属人的な管理によりミスや見落としが発生する」といった問題が挙げられますが、kintoneを使うことでこれらをまとめて解決しやすくなるのです。

まずアプリ作成機能に注目すると、プログラミングの経験がない社員でもドラッグ＆ドロップ操作で入力フォームを設計できます。たとえば、顧客管理アプリや受注管理アプリなど、会社独自の業務に合わせて使いやすい仕組みを自前で構築できる点が大きなメリットとなります。従来であればエンジニアに依頼してシステム開発を行う必要がありましたが、kintone導入後は自社のスタッフが少しずつ改良を重ねながら運用していくことが可能です。

次にkintoneのワークフロー管理機能では、承認フローの自動化や進捗状況の可視化を実現し、社内の意思決定プロセスをスピードアップできます。書類の紙ベースでの回覧やメールでのやり取りが多いと、承認作業に時間がかかったり、見落としが発生するリスクが伴います。kintoneであれば、申請から承認までのステータスを一元的に追跡できるため、過去のやり取りも参照しやすく、後からトラブルが生じた際の原因究明もスムーズに行えます。

さらに、データ共有やコミュニケーションの一元化も大きな特徴です。kintoneにはコメント機能やスレッド機能があり、作成したアプリ上で直接やり取りができるため、メールを多用せずに関係者で協議や情報交換を行うことが可能です。これにより、部門間の連絡ミスを減らし、決定事項や過去の議論をアプリ上で一目瞭然に把握できるようになります。このようにkintoneは、単なる業務アプリ作成ツールを超えて、社内情報の集約・管理・共有を包括的にサポートするプラットフォームだといえるでしょう。

中小企業がkintoneを導入するメリット

中小企業がkintoneを導入する最大のメリットは「自社の規模や業務フローに合わせて柔軟に活用できる点」です。大企業向けの大掛かりなシステムを導入すると、初期コストが膨らみ、必要以上の機能がついてしまうケースが多々あります。一方で、kintoneであれば、自社にとって本当に必要なアプリや機能だけを選択・設計できるので、導入や運用のハードルが下がり、必要な費用も明確になりやすいのです。

また、kintoneはクラウド上で動作するため、サーバの管理やセキュリティ対策に専門的な知識がなくても導入しやすい特徴があります。システムがオンプレミス（自社サーバ）の場合は、障害発生時の復旧やセキュリティアップデートなどを自社内で行わなければならず、IT担当者が少ない中小企業にとって大きな負担となります。しかし、kintoneの場合、サイボウズ社がバックエンドを管理・運用しているため、ユーザー企業側は安心して利用できる仕組みになっています。

さらに、導入後の運用面で重要となるのが「現場に合わせた改善」がしやすいことです。たとえば、受注管理アプリを最初に作成して運用してみた結果、「フィールドを増やしたい」「承認ステップをもう1段階追加したい」といった要望が出てくるでしょう。従来のシステム開発であれば、ベンダーへの改修依頼や追加費用が必要でしたが、kintoneなら担当者が管理画面からフォームやワークフローを直接変更するだけです。このように、現場のフィードバックを取り入れてアプリをカスタマイズし続けることで、会社全体の業務効率が着実に向上していきます。

また、テレワークや外出先での業務にも強い点は、中小企業にとっては大きな価値があります。kintoneはクラウドベースのため、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。たとえば、外回りの営業担当が商談先でスマートフォンやタブレットから顧客情報を閲覧し、受注状況をリアルタイムに更新するといった使い方も容易に行えます。このフットワークの軽さは、限られた人員で複数の業務をこなす中小企業にこそ有効といえるでしょう。

kintoneの活用事例①：顧客情報の一元管理

kintoneが特に効果を発揮するのが「顧客情報の一元管理」です。中小企業では、Excelファイルが部署ごとに存在し、それぞれフォーマットがバラバラだったり、更新日時が異なっていたりするケースがあります。結果として、顧客への対応状況が一覧で把握できず、重複対応や漏れなどのミスが発生することも珍しくありません。そこでkintoneを導入し、顧客管理アプリを構築すれば、営業部やカスタマーサポート部など、複数部署が同じ情報をリアルタイムで共有できるようになります。

たとえば、A社への提案内容やアフターフォローの進捗状況をコメント機能でやり取りすれば、関係者全員が同一アプリで最新のやり取りを確認可能です。もし営業担当が外出先で新たな要望を聞き取った場合でも、スマホからその情報をすぐにkintoneに登録できます。これにより、顧客から問い合わせが来ても、オフィスにいるスタッフがすぐに最新情報を確認し、適切なレスポンスを返せるわけです。また、顧客管理アプリの項目設計も自由度が高いため、業種や商品サービスの特性に合わせて柔軟にカスタマイズすることができます。

さらに、顧客データの蓄積が進むと、企業として「どの顧客層に強みを持っているか」「どの製品が人気なのか」といった分析が行いやすくなります。kintone上で取得したデータをグラフ表示する機能を活用すれば、売上推移や顧客満足度の変化などを視覚的に捉えることも可能です。こうした情報が経営判断や新規プロジェクトの立ち上げに活かされることで、中小企業の成長を加速させる大きな原動力となるでしょう。

一方で、顧客情報をクラウド上に保存することに不安を感じる方もいるかもしれません。しかし、kintoneはサイボウズ社がセキュリティ対策を強化しており、アクセス権限の細かい設定や操作履歴の管理も充実しています。例えば、顧客データへのアクセスを「営業部のみ許可」「閲覧は許可するが編集は管理者のみ」など、部門や役職に応じて段階的に制御できます。こうした機能を上手く使えば、必要な人が必要な情報だけを適切に扱えるようになり、安全面でも安心して導入できるのがkintoneの強みの一つです。

kintoneの活用事例②：業務プロセスの可視化と改善

中小企業が抱える課題として、社内の業務プロセスが属人的になっていることが挙げられます。ある担当者が突然退職したり休職したりすると、業務の進捗が分からなくなり、社内が混乱してしまうケースは少なくありません。kintoneを使って業務プロセスを可視化し、システム上でタスクや進捗を管理することで、属人的な運用から脱却し、組織として安定した業務フローを築くことができます。

具体的には、プロジェクト進行管理アプリやタスク管理アプリを作成し、各タスクの担当者や期限、ステータスを登録します。すると、プロジェクトリーダーや中間管理職は、アプリの一覧画面やガントチャート機能などを通じて、チーム全体の進捗状況を一目で把握できるようになります。また、遅延が発生しているタスクがあれば、コメント機能で担当者に確認を行い、早期に問題を解消することができます。従来のように口頭やメールでのやり取りを中心にしていると、情報が散逸して管理が煩雑になりがちですが、kintoneを活用すればそうしたリスクを大幅に減らせるのです。

さらに、kintoneのワークフロー機能を組み合わせると、承認プロセスの自動化にも取り組めます。例えば、発注申請や経費精算といった手続きをアプリ化し、承認経路を設定しておけば、申請から承認完了までのやり取りがすべてシステム内で完結します。申請者は紙の書類を用意して上司を探し回る必要がなくなり、承認者もデータをリアルタイムで閲覧して判子やサインの手間を省けるため、意思決定のスピードが格段にアップします。

こうした業務プロセスがシステム化されると、無駄が可視化されやすくなり、継続的な改善サイクルを回しやすくなるというメリットもあります。どの段階で処理が滞留しているか、誰がどのタスクを抱えているかが明確になるため、組織としてボトルネックを特定しやすいのです。そして、担当者変更や承認ルートの見直しなど、現場で気づいた問題点を迅速に修正すれば、業務効率の底上げにつながります。結果的に、限られた人員でありながら生産性を高められる中小企業が増えているのは、kintoneの「柔軟性」と「視覚的な管理」が大きく貢献しているといえるでしょう。

kintone導入の流れと社内浸透のコツ

kintoneを導入する際、中間管理職の方が意識すべきポイントは「小さく始めて成功体験を得る」ことです。いきなり全社的に大掛かりなシステム移行を行おうとすると、抵抗感や混乱が生じやすく、プロジェクトが頓挫するリスクがあります。そのため、まずは特定の部署や業務にフォーカスして、kintoneアプリを作成・導入してみるのがおすすめです。たとえば、営業部門の顧客管理アプリや経理部門の経費精算アプリなど、わかりやすい課題を一つ取り上げることで、現場にとっての使い勝手を素早く検証できます。

導入初期には、担当者がkintoneの操作方法やアプリ作成の基礎を習得する必要があります。kintoneは操作が簡単とはいえ、最初は画面の構造や設定項目に戸惑うこともあるでしょう。そこで、社内でキーマンとなる数名が先に勉強会やオンラインセミナーなどで知識を習得し、その後に社内全体へ展開する流れを作るとスムーズです。中間管理職がこの学習フェーズをリードし、メンバーを巻き込むことでチームのモチベーション向上にもつながります。

また、kintone導入で得られた成果をこまめに社内へ共有することも大切です。たとえば、「営業部で顧客情報をkintoneに集約したら、月次の顧客対応ミスが何件削減された」「経費精算アプリを導入したら承認までの日数が大幅に短縮された」など、具体的な数字や事例を示すと、他部署の社員も「自分たちの業務にも使えそうだ」と興味を持ちやすくなります。kintoneは一度使ってみると便利さが実感しやすいため、小さな成功体験を積み重ねて社内に波及させていくのが浸透のコツとなるでしょう。

最後に、導入後も定期的な見直しとアプリ改善を続けることで、kintoneを社内に根付かせることができます。運用しているうちに「ここをもう少し便利にしたい」「この承認ルートが変わった」といったフィードバックが必ず出てきますので、その都度、担当者が素早く改修し、チームで共有する体制を整えておきましょう。こうしたサイクルを回すことで、社員は「kintoneが使いづらかったらすぐ改善できる」という安心感を持ち、さらに積極的に活用してくれるようになります。

事例から見るkintone導入の効果：中小企業の成功パターン

では、実際にどのような成果が得られるのでしょうか。ここでは、中小企業がkintoneを活用して得られる主な成功パターンをまとめた表を紹介します。自社の状況と照らし合わせながら、具体的なイメージを膨らませてみてください。

成功パターン	具体的な取り組み例	得られる効果
顧客データの一元化	・各部署でバラバラに管理していたExcelを統合	・対応ミス削減・情報共有のスピード向上
プロジェクト進捗の可視化	・タスク管理アプリやガントチャートで工程を管理	・遅延リスクの早期発見・生産性向上
ワークフローの自動化	・発注や経費精算をkintoneで承認フロー化	・承認時間短縮・ペーパーレス推進
社内コミュニケーションの集約	・コメント機能を活用し、メールや口頭連絡を削減	・会議時間の削減・情報共有の正確性向上
モバイル・テレワーク対応	・外出先からスマホやタブレットでデータ入力・確認	・業務の柔軟化・リアルタイム情報更新
細かいアプリ修正による継続的な改善	・新機能追加やフィールド変更を担当者が即時に実施	・現場に合ったアプリ化・改修コスト削減

このように、中小企業でもkintoneを導入すると、多面的な効果が期待できます。特に、顧客管理やタスク管理といった基本的な部分から導入することで、「すぐに成果を実感できる」「数値化や可視化が容易になる」ため、社内への説得材料にしやすいのがポイントです。導入後はアプリの改修もスピーディーに行えるため、現場からの要望を即座に取り込み、日々の業務を最適化していけるのがkintone最大の強みといえるでしょう。

なお、導入初期は「システムが難しいのではないか」「現場が使いこなせるだろうか」という声が上がることもあります。しかし、実際に操作してみると、ドラッグ＆ドロップ中心のUIや分かりやすい画面構成により、ITに不慣れな社員でも意外とスムーズに馴染めるケースが多いです。さらに、導入推進役が初期サポートや使用マニュアルの作成を行えば、抵抗感は徐々に薄れていくでしょう。重要なのは、導入当初の不安を迅速に解消し、早期に成果を共有することで社内の前向きな空気を醸成することです。

導入時の注意点：費用対効果とセキュリティ

kintoneは低コストかつ柔軟性が高い一方で、導入にあたってはいくつか注意点も存在します。まず、導入コストやランニングコストに対する費用対効果を検討する必要があります。kintoneの料金体系はユーザー数や付加機能によって異なるため、「どの程度の人数が使うのか」「オプション機能が本当に必要なのか」を明確にしておかないと、予想外にコストがかさむ場合があります。とはいえ、システム開発をゼロから行うのと比較すれば、基本機能が整ったkintoneを使う方が圧倒的に低コストかつスピーディーなため、中小企業にとっては魅力的な選択肢となるでしょう。

次に留意すべきはセキュリティ面です。kintoneはクラウドサービスであるため、インターネット経由でデータを扱います。サイボウズ社はセキュリティに力を入れており、アクセス制限や通信の暗号化といった機能が標準で搭載されていますが、ユーザー側も「パスワード管理の徹底」や「不要な外部公開設定を行わない」などの基本的なリスク対策を守ることが重要です。部署や権限ごとにアクセスレベルを細かく設定し、操作ログを定期的にチェックするなど、運用面での対策を怠らないようにしましょう。

さらに、kintoneを導入しただけで業務改善が自動的に進むわけではありません。せっかくアプリを作成しても、現場の社員が使わなければ意味がありません。導入前に現場からヒアリングを行い、ニーズに合ったアプリ設計を行うことや、導入後のトレーニング・サポートを充実させることが不可欠です。また、既存のツールやExcelファイルなどとの連携をスムーズに行うために、必要に応じてプラグインやAPI連携を検討すると、業務フローをよりシームレスに実現できます。

このように、kintoneの導入自体は手軽で始めやすい反面、使いこなしには一定の社内体制や運用ルールの整備が求められます。しかし、きちんと要件を整理し、段階的に活用範囲を広げていくことで、大きな成果につながる可能性を秘めたツールであることは間違いありません。中間管理職の立場であれば、導入コストだけでなく、導入後に得られる生産性向上やミス削減といった効果を定量・定性両面で示し、社内合意を取り付けることが成功の鍵となります。

kintoneを最大限に活かすためのポイント

kintone導入による効果を最大化するには、いくつかのポイントがあります。まず第一に、「現場主導の改善」を実現することです。kintoneの強みは、プログラミング知識のない担当者でもある程度自由にアプリをカスタマイズできる点にあります。現場が主体的に「こんな機能があったら便利」「このフローを自動化したい」と考え、それをすぐにアプリへ反映できる仕組みを整えておくことが重要です。中間管理職は、そのための時間や権限を社員に与え、改善アイデアを気軽に試せる環境を後押しするとよいでしょう。

次に、「定期的な振り返りと運用ルールの更新」を行う習慣をつけることです。kintoneは一度アプリを作ったら終わりではなく、業務が変化すればアプリも変化させる必要があります。例えば、新商品を発売した際には顧客管理アプリに新項目を追加する、組織変更に合わせて承認ルートを見直すなど、小さな修正を積み重ねることで、常に最新の業務内容に対応し続けることができます。こうした定期的な見直しは、kintoneが飽きられずに使われるためのコツでもあり、結果的に社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進にも寄与します。

さらに、「社内教育と継続的なサポート」も不可欠です。kintoneの操作自体はシンプルですが、活用の幅が広いため、初心者にとってはどこから手を付ければよいか悩むこともあります。そこで、中間管理職が中心となり、初心者向けのマニュアルやQ&Aの整備、内製の勉強会などを企画するとよいでしょう。また、各部署にkintoneの“スーパーユーザー”を配置し、ちょっとした疑問やトラブルを迅速に解決できる仕組みを作っておけば、社内全体での浸透が加速します。

最後に、「経営層や上司からの積極的なサポート」も大きな推進力となります。新しいシステムやツールを導入する際、現場が感じる不安は少なくありません。上層部がkintone導入の意義や目指すべきゴールを明確に示し、必要な予算やリソースを確保してくれるかどうかは、現場のモチベーションに大きく影響します。中間管理職が現場と上層部のパイプ役となり、お互いの意見を吸い上げてスムーズに導入を進めることで、kintoneが企業文化として根付いていくのです。

まとめ

本記事では、中小企業におけるkintone（キントーン）の活用事例や導入メリット、そして運用成功のポイントを紹介してきました。kintoneはプログラミング知識がない社員でも扱いやすく、顧客情報の一元管理やプロジェクト進捗の可視化など、多角的な業務改善に役立つクラウドプラットフォームです。小さな規模から導入を開始し、現場の声を反映してアプリを柔軟にカスタマイズできる点が、中小企業に特に向いている理由の一つといえます。

導入にあたっては、社内での役割分担や権限設計、セキュリティ面の確認などの準備が必要ですが、運用が軌道に乗れば、ミス削減や承認スピードの向上といった具体的な成果を比較的早期に実感できるでしょう。中間管理職としては、経営層との調整や現場のサポートを両立し、kintone導入をスムーズに進めることが求められます。最終的には、kintoneをベースに社内の情報共有が円滑化し、誰もが必要なデータに素早くアクセスできる組織体制を作り上げることこそ、競争力の源泉となるはずです。ぜひ、kintoneを活用し、次世代の働き方を実現してみてください。