ICタイムレコーダーとは？【ICカード対応の勤怠管理システム】
はじめに
「ICタイムレコーダー」とは、ICカードを使用して勤怠管理を行うシステムのことです。従業員が出退勤時にICカードをリーダーにかざすだけで、出勤・退勤の時間を自動的に記録することができます。これにより、手動での打刻ミスや不正を防ぎ、正確な勤怠データの管理が可能になります。
本記事では、ICタイムレコーダーの基本的な仕組みから、導入メリット、導入時の注意点までを詳しく解説します。特に、効率的な勤怠管理を求める企業にとって、ICタイムレコーダーの活用は必見です。
ICタイムレコーダーの仕組み
ICタイムレコーダーは、ICカード（IDカードや社員証など）と連携した打刻システムです。基本的な流れは以下の通りです。
- 従業員がICカードをリーダーにかざす
出勤時や退勤時にカードをリーダーにかざすことで、出退勤時間が自動的に記録されます。 - データがタイムレコーダーシステムに送信される
ICカードのID情報とタイムスタンプが、リアルタイムでシステムに登録されます。 - 管理者が勤怠データを確認・集計
従業員ごとの出退勤データが自動で記録され、月次や日次での集計が簡単に行えるようになります。 - 給与計算に連携
勤怠データを給与計算システムに取り込むことで、正確な労働時間を基にした給与計算ができます。
ICタイムレコーダーの導入メリット
1. 打刻ミスや不正の防止
従業員がICカードを使って出退勤を記録するため、手動での打刻ミスや代打刻（他の従業員が代理で打刻する不正行為）を防ぐことができます。
2. 管理の効率化
出退勤時間がリアルタイムで自動的に記録されるため、集計作業が大幅に簡素化されます。これにより、事務作業の負担が軽減されます。
3. 正確な勤怠データの取得
手動での入力や誤打刻を防ぐことで、正確な勤怠データが収集されます。これにより、労働時間の適正管理が可能になり、コンプライアンス遵守にもつながります。
4. データの一元管理
勤怠データがシステムに集約されるため、複数拠点や部門の勤怠データを一元的に管理できます。これにより、管理者は全体の勤怠状況をリアルタイムで把握でき、迅速な対応が可能になります。
5. シフト管理との連携
ICタイムレコーダーはシフト管理システムと連携できるため、シフト通りに出勤しているかどうかを確認できます。また、シフト変更や休暇申請が反映されたデータを一元管理できます。
ICタイムレコーダーの選び方
ICタイムレコーダーを選定する際には、以下のポイントを確認することが重要です。
| 選定基準 | 内容 |
|---|---|
| 対応ICカードの種類 | 自社で使っている社員証やIDカードに対応しているか |
| 連携機能 | 他の勤怠管理システムや給与計算システムとの連携が可能か |
| データ出力形式 | CSVやExcelなど、データの出力形式に対応しているか |
| 拡張性 | 他のデバイス（モバイル、PC）との連携や追加機能の対応があるか |
| セキュリティ | 勤怠データが安全に保存され、管理者のみがアクセスできるようになっているか |
おすすめICタイムレコーダーシステム
| サービス名 | 特徴 | 価格（目安） | 対応カード |
|---|---|---|---|
| KING OF TIME | ICカード対応、シフト・勤務時間管理、クラウド型 | 300円/人〜 | Suica、社員証等 |
| ジョブカン勤怠管理 | ICカードで簡単打刻、シフト管理機能も充実 | 300円/人〜 | Suica、FeliCa、社員証 |
| 勤労の獅子 | 中小企業向け、ICカードと連携したシンプルな操作 | 200円/人〜 | FeliCa、社員証 |
| Touch On Time | 指静脈・ICカード対応、簡単導入 | 300円/人〜 | Suica、交通系ICカード |
| タイムレコーダーEX | 自社開発システムとの連携も可能 | 要問合せ | FeliCa、社員証、顔認証 |
1. KING OF TIME
「KING OF TIME」は、クラウド型の勤怠管理システムとして、ICカード打刻に対応し、シフト管理や労働時間の自動集計など、多機能を備えています。特に、外出やリモートワーク時の勤怠管理にも対応しており、モバイル打刻機能やGPS打刻機能も利用可能です。
2. ジョブカン勤怠管理
「ジョブカン勤怠管理」は、シンプルな操作性と高機能を兼ね備えた勤怠管理ツールです。ICカードでの打刻を簡単に行うことができ、給与計算ソフトとの連携もスムーズです。また、シフト管理機能が充実しており、変動する勤務時間を一元管理するのに最適です。
3. 勤労の獅子
「勤労の獅子」は、中小企業向けのICカード対応勤怠管理システムで、シンプルで使いやすい設計が特徴です。データのエクスポート機能も豊富で、CSVやExcelに出力して給与計算システムに取り込むことができます。
導入事例：ICタイムレコーダーの効果
製造業A社（従業員50名）
A社では、従業員が現場でICカードを使って出退勤を記録するようにした結果、以下のような効果がありました。
- 出退勤データの手動入力ミスがゼロに
- 残業時間がリアルタイムで集計され、月次報告の工数が削減
- 労務管理が効率化され、給与計算が短期間で完了
小売業B社（従業員20名）
B社では、ICタイムレコーダーを導入後、シフト管理と給与計算が一元化され、次のような効果がありました。
- シフト変更の際、ICカードを使った打刻データが即時更新され、リアルタイムで調整可能に
- ICカードのデータとシフト表が自動的に同期され、管理者の手間を大幅に削減
- 監査対応もスムーズになり、コンプライアンスが強化
まとめ
ICタイムレコーダーは、従業員の勤怠管理を効率化し、打刻ミスや不正を防止するために非常に有用なツールです。シンプルで正確なデータ収集が可能になり、給与計算や労働時間管理が効率化されるため、企業にとって非常に重要なツールと言えます。
システム選定時には、ICカードの種類や対応するシフト管理機能、連携可能な給与計算ソフトの有無などを検討し、自社に最適なシステムを導入しましょう。導入後は、運用のスムーズ化とともに、従業員の勤怠データが自動的に集約されることから、業務負担の大幅な軽減を実感できるはずです。
