労務担当者が知っておくべき勤怠システム導入のポイントと成功事例

はじめに

近年、企業の労務担当者にとって、勤怠管理は業務の中でも特に重要な役割を担っています。従業員の勤務時間や残業時間、休暇の管理は、法令遵守と労働環境の最適化に直結するため、正確で効率的な勤怠管理システムの導入が求められています。しかし、システム導入には多くの選択肢があり、どのシステムを選べば効果的なのか迷ってしまうことも少なくありません。

この記事では、労務担当者が勤怠システム導入を進める際に考慮すべきポイントや、導入後に得られるメリット、実際の導入手順について詳しく解説します。システム導入が企業の労務管理をどのように改善できるのか、またどのように選定するべきかを理解していきましょう。

勤怠システム導入の重要性とは？

労務担当者として、企業の勤怠管理は単なる日々の業務の一部ではなく、企業運営の基盤となる重要な要素です。近年、働き方改革や労働時間の法規制強化により、企業のコンプライアンス遵守がこれまで以上に求められるようになっています。そのため、手動での勤怠管理は時間のかかる作業となり、エラーやヒューマンミスが生じやすくなります。

ここで導入するべきなのが勤怠管理システムです。自動化されたシステムにより、以下のような課題を解決できます。

法令遵守：労働基準法に基づいた適切な残業管理や休暇管理が可能になる
業務効率化：労務担当者の作業時間を大幅に削減し、本来の業務に注力できる
正確なデータ：手書きやエクセルでは発生しやすいミスを減らし、正確な勤怠記録が蓄積される

勤怠管理システムの導入は、これらの業務改善に直接的に寄与するため、企業の人事・労務部門において必要不可欠な施策となりつつあります。

勤怠システム導入の主なメリット

1. 労働時間の正確な把握と法令遵守

勤怠システムを導入することで、従業員の勤務時間が正確に記録されます。特に、残業時間の管理が自動化されることで、労働基準法に基づく「36協定」の適用をスムーズに行うことができます。従業員がどれくらいの時間、法定時間を超えて働いたか、深夜時間帯の勤務をしていないかといった重要なデータがリアルタイムで確認でき、労基署への対応も迅速に行えます。

また、休暇の管理も簡単になり、従業員が有給休暇や代休を適切に取得できるようになります。システムは、残りの有給日数や消化状況も一目で分かるため、誤った休暇付与を防ぐことができます。

2. 労務担当者の業務効率化

手作業での勤怠管理には、時間がかかり、エラーや誤入力が発生するリスクがあります。勤怠システムを導入することで、打刻の確認や集計作業が自動化され、これらの作業時間を大幅に短縮できます。特に、月末や月初に集計する際の負担が軽減され、労務担当者はより戦略的な業務に時間を使えるようになります。

システムが自動で集計・管理するため、急なトラブルにも迅速に対応できるようになり、現場のサポートにも便利です。

3. リアルタイムでの勤怠データ把握

多くの勤怠システムは、従業員の出退勤状況をリアルタイムで把握できる機能が搭載されています。これにより、部署ごとに勤務時間の偏りや、残業時間の蓄積状況をすぐに確認することが可能です。また、シフトや急な欠勤、代休の取得状況なども簡単に把握できるため、労務管理の精度が向上します。

例えば、リアルタイムでの残業アラートを設定すれば、規定時間を超過しそうな従業員に対して事前に警告を出すこともでき、労働時間の管理がより効率的になります。

勤怠システム選定時のポイント

勤怠システムには多くの種類がありますが、労務担当者としては以下のポイントを重視してシステムを選定することが重要です。

1. 自社の業務に合った機能が備わっているか

自社の勤怠形態に適した機能があるかを確認しましょう。例えば、フレックスタイム制やシフト勤務、パートタイムなど、複雑な勤務形態を管理できるシステムが求められます。各種勤務時間の設定、残業の集計や深夜勤務の管理など、柔軟に対応できるシステムを選ぶことが成功のカギです。

2. 他システムとの連携が可能か

給与計算システムや人事管理システムとのデータ連携ができるかどうかも重要なポイントです。勤怠データがそのまま給与計算に反映されることで、データの転記ミスを防ぎ、作業時間を削減できます。また、帳簿管理や労務報告の自動化にもつながり、労務部門の業務負担を軽減できます。

3. 操作の簡便さと使いやすさ

労務担当者だけでなく、現場の従業員も使うシステムですので、操作が簡単で直感的に使用できるものが理想です。打刻方法（ICカード、QRコード、PC・スマホ打刻など）やインターフェースの使いやすさを確認し、現場でもストレスなく導入できるシステムを選びましょう。

4. サポート体制と導入後の支援

システム導入後のサポートがしっかりしているかも確認すべきポイントです。トラブルが発生した際に迅速に対応してくれるサポート体制が整っているか、導入後の研修やサポートが充実しているかを確認しましょう。

勤怠システム導入の成功事例

ある中規模製造業では、手動での勤怠集計に限界を感じて勤怠システムを導入しました。シフト勤務のため、残業時間が多く、手作業での集計ではエラーが頻発し、労務リスクを抱えていたという背景がありました。システム導入後、労務担当者は毎月の残業集計にかかる時間が半減し、残業時間の超過が早期に把握できるようになりました。

また、シフト勤務の管理が簡単になり、従業員の勤怠データが自動で給与計算システムに反映されるようになったことで、計算ミスがなくなり、従業員からの不満も減少しました。結果として、法令遵守の強化と業務の効率化が実現され、労務担当者の業務負担が大幅に軽減されました。

まとめ

勤怠管理システムの導入は、労務担当者にとって、業務効率化、法令遵守、労働環境の改善の全てにおいて大きな効果を発揮します。システム選定時には、自社の業務に合った機能や操作性を重視し、導入後はデータ活用やリアルタイム管理を徹底することで、より精度の高い労務管理が可能になります。

また、従業員の勤怠データを一元管理することで、労務リスクを未然に防ぎ、企業全体の生産性向上にもつながります。勤怠システムの導入は、労務担当者の負担を軽減し、より戦略的な業務に時間を使えるようにする重要なステップです。