kintone契約管理：契約書の一元管理と業務効率化を実現する方法
kintone契約管理：契約書の一元管理と業務効率化を実現する方法
導入文
契約書の管理は、企業にとって重要かつ手間のかかる業務の一つです。契約書を紙ベースで管理していると、紛失や更新忘れが生じやすく、効率的な管理が難しくなります。そこで役立つのが、クラウドベースの「kintone」です。kintoneで契約管理を行えば、契約書の情報を一元管理し、承認や更新期限の確認をアプリ上で進められます。本記事では、kintoneを用いた契約管理の方法について、具体的なステップと機能を紹介します。
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kintoneで契約管理を行うメリット
kintoneを契約管理に活用する主なメリットは、契約書を一元管理できる点です。クラウドベースのプラットフォームであるため、どこからでもアクセスでき、契約内容の確認や更新作業をリアルタイムで行うことができます。これにより、契約書の保管や更新がスムーズになり、業務の効率化につながります。
さらに、kintoneでは契約に関するデータ（契約期間、契約相手、更新日など）を管理するだけでなく、プロセス管理の機能を使って契約書の承認プロセスをアプリ上で進めることも可能です。このような機能を活用することで、契約管理のミスを防ぎ、業務の透明性を高めることができます。
契約管理アプリの作成方法
kintoneを契約管理ツールとして使用するためには、まず契約管理アプリを作成します。アプリは、業務フローに合わせて自由にカスタマイズできます。契約書の基本情報を入力するためのフォーム（契約番号、契約先、契約内容、契約日、契約期間、更新日など）を作成し、必要なフィールドを追加することができます。
例えば、契約内容に応じて必要なチェックリストや、契約書の締結状況（草案、締結済み、更新待ちなど）を入力する項目を設けることができます。これにより、契約書の進捗状況を一目で把握でき、どの契約が更新期日を迎えるか、どの契約が署名待ちなのかを管理しやすくなります。
ワークフロー機能を活用した契約書承認プロセス
契約書の承認プロセスは企業によって異なりますが、kintoneでは「プロセス管理」という機能で、申請や承認の流れをワークフローとして設定できます。例えば、契約書の草案が作成された後、部門長や法務担当者への承認が必要な場合、そのフローをステータス（草案、承認待ち、承認済みなど）と作業者の組み合わせで設定します。レコードが次のステータスに進み、作業者が変わると、新たに作業者になったユーザーに通知が届くため、承認待ちの状態をすぐに確認できます。
また、レコードの「ステータスの履歴」から、いつ誰が承認したかなどの経緯を後で確認できます。これにより、手作業での承認確認や書類のやり取りを減らせます。
（出典：kintone ヘルプ「プロセス管理」、kintone ヘルプ「プロセス管理を設定したアプリの使いかた」、kintone ヘルプ「通知のタイミングと宛先」、2026年10月3日確認）
契約書更新のリマインダー機能
契約書には更新期限が設定されていることが多く、期限を過ぎる前に更新作業を始める必要があります。kintoneでは、リマインダーの条件通知を使うと、レコード内の「日付」や「日時」フィールドを基準に、指定した日数の前後や時刻に通知を送れます。通知先は作成者・更新者や「ユーザー選択」フィールドなどから選べ、ステータスなどの条件と組み合わせることもできます。
例えば、契約の更新日フィールドを基準に「30日前」に通知する設定にしておけば、営業担当者や法務担当者に対して、更新の準備を促すことができます。これにより、更新忘れによる契約上のリスクを抑えやすくなります。なお、1回の通知タイミングで対象になるレコードは最大500件です。契約件数が多い場合は、条件を分けて複数の通知を設定します。
（出典：kintone ヘルプ「リマインダーの条件通知」、2026年10月3日確認）
契約データの検索・フィルタリング機能
契約管理を効率化するためには、契約データを簡単に検索できることが重要です。kintoneでは、契約書に関するデータを検索・フィルタリングできます。例えば、契約先名や契約期間、契約の種類などでデータを絞り込み、必要な契約書を迅速に見つけることができます。
また、kintoneのグラフ機能を活用すれば、登録されたレコードの内容や件数、日付データを集計し、グラフや表として表示できます。契約の状況別の件数や、月ごとの更新予定件数をまとめておけば、契約管理の状況を把握しやすくなり、必要な情報を探す時間を減らせます。
（出典：kintone ヘルプ「グラフと集計」、2026年10月3日確認）
kintoneのセキュリティ機能
契約書は企業にとって重要な情報を含んでおり、セキュリティが非常に重要です。kintoneでは、アプリ・レコード・フィールドの3段階でアクセス権を設定でき、契約書にアクセスできる人を限定することができます。例えば、レコードのアクセス権を使って営業部門の担当者には自分の契約に関する情報だけを表示し、法務担当者には全ての契約情報にアクセスできるように設定することが可能です。
さらに、kintoneを提供するcybozu.comでは、お客様のデータを毎日無停止でバックアップし、東日本のデータセンターで運用しながら西日本のデータセンターにも冗長化しています。紙やローカルのファイルだけで保管する場合に比べ、契約書のデータを失うリスクを抑えやすくなります。
（出典：kintone ヘルプ「アクセス権の設定」、cybozu.com「サービスレベル目標（SLO）」、2026年10月3日確認）
他のシステムとの連携
kintoneは、他のツールやシステムと連携することができます。例えば、会計ソフトやCRMシステムと連携させることで、契約に関連するデータ（支払い情報、顧客情報など）をまとめて管理することができます。これにより、契約書管理だけでなく、契約後の業務プロセス（請求、支払い、納品など）も効率化しやすくなります。
kintoneのAPIトークンを生成してREST APIを使うことで、外部システムとデータの連携を実現し、業務全体の一貫性を保つことができます（出典：kintone ヘルプ「API」、2026年10月3日確認）。
ただし、外部システムとの連携や、標準機能では作りにくい専用の入力画面・帳票が必要な場合は、開発会社への依頼も選択肢になります。依頼する場合は、連携したい範囲と必要な画面を先に整理し、依頼先の種類と費用相場を比べて判断することが大切です。 比較の観点はwebシステム開発会社の選び方で解説しています。
まとめ
kintoneを使った契約管理は、契約書の一元管理やプロセス管理による承認の流れの整理、リマインダーの条件通知による更新管理など、さまざまな利点があります。契約書に関連するデータを一元的に管理し、リアルタイムで進捗状況を把握することができるため、業務の効率化が進みます。また、アクセス権の設定やリマインダー、他システムとの連携など、企業の契約管理を支援するための機能が用意されています。kintoneを導入することで、契約管理の手間を減らし、リスク管理を強化しやすくなります。
標準機能だけでは自社の契約管理の流れに合わない場合、ノーコード総合研究所では、同様の課題について要件整理の段階から相談を受け付けています。