労務担当者が知っておくべき勤怠システム導入のポイントと成功事例

はじめに

近年、企業の労務担当者にとって、勤怠管理は業務の中でも特に重要な役割を担っています。従業員の勤務時間や残業時間、休暇の管理は、法令遵守と労働環境の最適化に直結するため、正確で効率的な勤怠管理システムの導入が求められています。しかし、システム導入には多くの選択肢があり、どのシステムを選べば効果的なのか迷ってしまうことも少なくありません。

この記事では、労務担当者が勤怠システム導入を進める際に考慮すべきポイントや、導入後に得られるメリット、実際の導入手順について詳しく解説します。システム導入が企業の労務管理をどのように改善できるのか、またどのように選定するべきかを理解していきましょう。

勤怠システム導入の重要性とは？

労務担当者として、企業の勤怠管理は単なる日々の業務の一部ではなく、企業運営の基盤となる重要な要素です。近年、働き方改革や労働時間の法規制強化により、企業のコンプライアンス遵守がこれまで以上に求められるようになっています。そのため、手動での勤怠管理は時間のかかる作業となり、エラーやヒューマンミスが生じやすくなります。

ここで導入するべきなのが勤怠管理システムです。自動化されたシステムにより、以下のような課題を解決できます。

法令遵守：労働基準法に基づいた適切な残業管理や休暇管理が可能になる
業務効率化：集計や転記の手間を減らし、確認が必要な業務に注力しやすくなる
正確なデータ：手書きやエクセルでは発生しやすいミスを減らし、正確な勤怠記録が蓄積される

勤怠管理システムの導入は、これらの業務改善に直接的に寄与するため、企業の人事・労務部門において必要不可欠な施策となりつつあります。

勤怠システム導入の主なメリット

1. 労働時間の正確な把握と法令遵守

勤怠システムは、打刻や集計を支援します。ただし、導入するだけで労働時間の記録や法令対応が正確になるわけではありません。厚生労働省の労働時間把握に関する解説では、使用者による現認や、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間などの客観的な記録を基礎として、始業・終業時刻を確認する方法が示されています（確認日：2026年9月28日）。打刻漏れや実態とのずれを確認する担当者も決めましょう。

36協定の締結・届出は、システムの設定とは別に必要です。 法定の時間を超える時間外労働や法定休日の労働をさせる際は、事前に必要な手続きを行い、協定内容と適用される上限を確認します（厚生労働省「36協定とは」、確認日：2026年9月28日）。

休暇管理では、有給休暇の付与・残日数・取得状況を確認できる機能が選定の手掛かりになります。例えばKING OF TIMEの公式機能一覧には有給休暇管理が案内されています（確認日：2026年9月28日）。機能の有無だけで判断せず、自社の付与条件や代休の扱いを設定し、結果を確認してください。

2. 労務担当者の業務効率化

手作業での勤怠管理には、時間がかかり、エラーや誤入力が発生するリスクがあります。勤怠システムを導入することで、打刻の確認や集計作業が自動化され、これらの作業時間の短縮が期待できます。特に、月末や月初に集計する際の負担が軽減され、労務担当者はより戦略的な業務に時間を使えるようになります。

自動集計でも、打刻漏れや承認待ちの確認は残ります。例外を誰が修正し、給与計算へ渡す前に誰が確認するかを決めておくと、現場のサポートに役立ちます。

勤怠の承認通知まで連携する場合は、利用中の製品の対応範囲と運用費用を確認し、社内で設定する部分と外注する部分を分けましょう。Webhookによる業務自動化の実装例では、勤怠・CRMの通知連携と導入手順を確認できます。

3. リアルタイムでの勤怠データ把握

勤怠データを画面で確認できると、部署ごとの勤務時間や残業の状況を把握しやすくなります。ただし、データの更新時点や通知の条件は製品・設定ごとに確認が必要です。画面に出る数値が、未承認の申請を含むかどうかも確かめましょう。

例えばKING OF TIMEのアラート・通知機能では、設定条件に合う集計値の表示や、労働時間が基準値を超えた場合の通知が案内されています（確認日：2026年9月28日）。超過を予測して常に即時通知する機能とは区別し、通知条件と確認担当者を決めて運用してください。

勤怠システム選定時のポイント

勤怠システムには多くの種類がありますが、労務担当者としては以下のポイントを重視してシステムを選定することが重要です。

1. 自社の業務に合った機能が備わっているか

自社の勤怠形態に適した機能があるかを確認しましょう。例えば、フレックスタイム制やシフト勤務、パートタイムなど、複雑な勤務形態を管理できるシステムが求められます。各種勤務時間の設定、残業の集計や深夜勤務の管理など、柔軟に対応できるシステムを選ぶことが成功のカギです。

2. 他システムとの連携が可能か

給与計算システムや人事管理システムとのデータ連携ができるかどうかも重要なポイントです。勤怠データがそのまま給与計算に反映されることで、データの転記ミスを防ぎ、作業時間を削減できます。また、帳簿管理や労務報告の自動化にもつながり、労務部門の業務負担を軽減できます。

3. 操作の簡便さと使いやすさ

労務担当者だけでなく、現場の従業員も使うシステムですので、操作が簡単で直感的に使用できるものが理想です。打刻方法（ICカード、QRコード、PC・スマホ打刻など）やインターフェースの使いやすさを確認し、現場でもストレスなく導入できるシステムを選びましょう。

4. サポート体制と導入後の支援

システム導入後のサポートがしっかりしているかも確認すべきポイントです。トラブルが発生した際に迅速に対応してくれるサポート体制が整っているか、導入後の研修やサポートが充実しているかを確認しましょう。

勤怠システム導入の成功事例

労務管理システムの導入事例は、自社と近い勤務形態や管理上の課題があるかを見て参考にしましょう。アマノが公開する製造業H社の事例では、本社・製造部門・直営店で分かれていた勤怠管理を統合し、全社の勤務状況を見えるようにしています（確認日：2026年9月28日）。

同事例では、給与計算までの作業負担の軽減や、レポートを用いた勤務状況の把握が報告されています。これは当該企業の運用結果であり、自社でも同じ効果が出るとは限りません。複数拠点を持つ企業なら、集計項目を統一できるか、既存の打刻機器を使えるか、給与計算までの確認手順を整えられるかが検討のポイントになります。