【注意】勤怠システムのトラブル事例とその解決策

はじめに

勤怠システムのトラブルを減らすには、機能の導入だけでなく、設定と運用の確認が必要です。システムの不具合や運用ミスで勤怠データに誤りが生じると、給与計算や労働時間の把握に影響する可能性があります。

本記事では、勤怠システムで起こり得るトラブルと、それぞれの解決策・予防策を紹介します。以下の「事例」は、原因と対応を理解するための想定例です。特定企業で実際に発生した事故や導入実績を示すものではありません。

勤怠システムでよくあるトラブル事例

1. 勤怠データの重複入力や消失

事例

たとえば、打刻後に画面へ反映されないため再入力し、後から同じ時刻の記録が重複するケースが考えられます。通信が不安定な場合は、端末にデータが残ったまま未送信になっている可能性もあります。画面にないことと、データが消失したことは区別して確認します。

解決策

システムのバージョン管理と定期的なアップデート
提供元の障害情報や更新案内を確認し、端末・アプリの対応バージョンを点検します。重複が起きた場合は、記録を一括削除する前に打刻履歴と再送信の状況を確認します。
オフライン打刻機能の導入
オフライン対応の有無は打刻方法や端末によって異なります。KING OF TIMEのクラウドタイムレコーダー2では、オフライン打刻はネットワーク復旧後の次回打刻時に自動送信され、手動送信もできます。復旧後に未送信データが残っていないか確認します。

機能の確認先：KING OF TIME「クラウドタイムレコーダー2」（確認日：2026-10-03）。利用中の製品にも同じ条件が当てはまるとは限りません。

2. シフト作成ミスによる過剰労働

事例

たとえば、飲食店でシフトを変更する際に、別店舗の勤務や追加勤務を見落とすと、特定の従業員に勤務が偏る可能性があります。予定のシフトだけを確認していると、実際の残業時間との差にも気づきにくくなります。

解決策

シフト作成機能のチェック体制強化
シフト確定前に、作成者以外も勤務の重複や休憩・休日を確認する手順を設けます。自動作成を使う場合も、設定した条件と実際の勤務が合っているか確認します。
残業時間の監視
アラートは通知条件と通知先を設定し、受信後に誰が勤務調整をするか決めます。KING OF TIMEでは、集計値に対するアラート表示や労働時間超過通知を設定できます。通知があるだけで過剰労働を解消できるわけではありません。

機能の確認先：KING OF TIME「アラート機能・通知機能」（確認日：2026-10-03）。自社に適用される労働時間制度に合わせて設定を確認してください。

3. 勤怠データの集計ミス

事例

たとえば、Excelへ勤怠データを転記する際に時間を誤入力したり、集計式の対象範囲から一部の従業員が漏れたりすると、給与計算に誤りが生じる可能性があります。自動連携でも、項目の対応や時間の単位が違えば正しい結果にはなりません。

解決策

自動集計機能の活用
手入力を減らすとともに、締め日、休憩時間、勤務区分などの集計条件を確認します。導入時や設定変更時は、実際の勤怠記録と集計結果を照合します。
給与システムとの連携
勤怠側で出力できる項目と、給与側で取り込める項目・形式を確認します。KING OF TIMEでは月別・日別データなどをCSV出力できますが、連携先の取込仕様に合うかは別途確認が必要です。

機能の確認先：KING OF TIME「エクスポート・インポート」（確認日：2026-10-03）。

連携の導入費用や外注範囲を判断する際は、転記する項目に加え、勤怠の承認・修正をどの時点で通知するかを整理します。Webhook 業務自動化｜フォーム・CRM・勤怠・在庫をノーコードでつなぐ実装例【2026年最新】では、勤怠の承認通知などをつなぐ考え方を確認できます。

4. 打刻漏れによる給与支払いミス

事例

たとえば、外出や通常と異なる勤務で打刻を忘れ、修正されないまま給与計算へ進むケースが考えられます。打刻がないことだけを理由に、勤務していないと判断しないことが大切です。

解決策

打刻漏れを防止するリマインダー機能
通知を受け取る人と修正申請の手順を決め、給与締め前に未修正の記録を確認します。KING OF TIMEでは打刻忘れ通知やエラー勤務通知を設定できます。
スマホ対応打刻機能
社外で使う端末・ブラウザが対応しているかを確認し、従業員へ操作方法を周知します。KING OF TIMEのクラウドタイムレコーダー2は、PC・タブレット・スマートフォンのブラウザで利用できます。

機能の確認先：KING OF TIME「アラート機能・通知機能」、クラウドタイムレコーダー2（確認日：2026-10-03）。

労働時間は、使用者の現認やタイムカード・パソコンの使用時間などの客観的記録を基礎として確認することが原則です。漏れがある場合は勤務実態を確認して修正します（厚生労働省「労働時間の適正な把握方法」、確認日：2026-10-03）。

5. システムのセキュリティ脆弱性による情報漏洩

事例

たとえば、退職した管理者のアカウントを残したり、必要以上の閲覧権限を付けたりすると、従業員の個人情報や勤務データが不適切に閲覧されるリスクがあります。端末やソフトウェアの更新不足も点検すべき項目です。

解決策

強固なセキュリティ対策の実施
提供元の通信暗号化などの対策を確認し、自社では担当業務に必要なアクセス権限に絞ります。異動・退職時に権限の変更やアカウント停止を行う担当者も決めます。
定期的なセキュリティチェック
提供元の更新情報を確認し、自社で管理する端末・アプリの更新と権限の棚卸しを行います。対策の点検には、IPAのガイドラインを参照できます。

確認先：IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」（確認日：2026-10-03）。

まとめ

勤怠システムは、企業の労務管理を効率化し、労働時間の把握を支援するツールです。しかし、設定や運用が適切でなければ、データの重複・集計ミス・打刻漏れなどが給与計算や労務管理に影響する可能性があります。

これらの問題を減らすには、システム選定時に機能の利用条件を確認し、導入後も運用監視とメンテナンスを続けることが必要です。未送信データの確認、集計結果の照合、打刻修正、権限管理の担当を決め、自社の勤務実態に合った勤怠管理体制を整えましょう。