AIエージェントで社内問い合わせを自動対応｜業務効率化の実践ガイド

「また同じ質問か…」「FAQを読んでくれればいいのに」
総務・人事・情シスなどの担当者なら、一度はそう思ったことがあるのではないでしょうか？繰り返される社内問い合わせ対応は、人手も時間も奪う非効率な業務の代表格です。
そんな問題を解決するのが、AIエージェントによる社内問い合わせの自動対応です。本記事では、非エンジニアの方でも理解できるように、AIエージェントを使って社内問い合わせを自動化する方法と導入のポイントをわかりやすく解説します。

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1-1 社内問い合わせ業務の現状と課題

社内の問い合わせ業務は、業務時間を圧迫し、担当者のストレスを増やす要因になっています。

よくある課題：

同じ質問が毎月繰り返される（例：有給申請方法、勤怠締切など）
担当者が個別にメール・チャットで対応しており属人化しやすい
マニュアルやFAQを読んでもらえない
リモートワーク増加で問い合わせがさらに増加

このような背景から、社内問い合わせの“自動化”は今や重要な業務改善テーマとなっています。

1-2 AIエージェントでできること【社内対応編】

AIエージェントを活用すると、以下のような社内問い合わせに対し、24時間365日で自動対応が可能になります。

対応可能な内容例：

勤怠・給与・交通費精算の手順案内
社内制度・福利厚生の概要説明
システム・アカウントに関するトラブルシュート
社内ツールの使い方説明（Zoom、Slack、Googleなど）
書式やマニュアルのリンク案内

AIエージェントは、**「いつでも・誰でも・どこからでも使えるバーチャル社内窓口」**のような存在になります。

2-1 AIエージェントの導入ステップ【社内問い合わせ用】

AIエージェント導入には、以下のステップで進めるのが効果的です。

導入ステップ：

対応業務の洗い出し（過去の問い合わせ履歴を分析）
AIに答えさせたい情報を整理（FAQや社内Wiki）
AIエージェント作成ツールを選定（ChatGPT、Difyなど）
AIの動作テスト＋フィードバックによる改善
全社展開＋社内告知・利用促進施策
定期的な内容更新・改善（FAQやリンクの更新）

最初からすべてを自動化しようとせず、「よくある質問TOP10」からスタートするのが成功のコツです。

2-2 おすすめツールと構築方法（ノーコード対応）

初心者でも扱いやすい社内向けAIエージェントツールを紹介します。

おすすめツール：

ChatGPT（Custom GPTs）
- 特定のドキュメントや社内情報を読み込ませて対応
- 「給与計算について教えて」など自然な質問も理解できる
- ノーコードでカスタムGPTを構築可能
Dify
- 社内FAQをアップロードし、チャット型で自動回答
- Google DriveやNotionと連携可能
- Web画面から業務フローや会話シナリオを設計
Kibela × LangChain連携（中級者向け）
- 社内ナレッジをそのまま検索・回答に使える
- 高度なカスタマイズが可能（情シス・エンジニア向け）

導入しやすい方法：

「Googleフォームで質問 → AIが回答」のような簡易ワークフローを作成
社内ポータルにAIチャットウィジェットを設置
SlackやTeamsのBot連携でAIエージェントを呼び出せるようにする

3-1 実際に使われている社内問い合わせAIの事例

以下は、実際に企業がAIエージェントを社内問い合わせ対応に使っている事例です。

業種	導入部門	自動化した内容	効果
IT企業	情報システム部門	PC初期設定／パスワード再発行／VPN手順	問い合わせ対応時間を月20時間削減
商社	総務・庶務	会議室予約方法／社内ルール説明	定型質問の60％をAIで対応
医療法人	人事部	福利厚生／研修制度の案内	人事2名で対応できなかった業務が自動化され対応率100%に

これらの企業に共通するのは、「AIに任せるところ」と「人が対応するところ」の役割を明確に分けていることです。

3-2 活用を広げるための社内定着施策

AIエージェントを導入しても、社員に使ってもらえなければ意味がありません。

社内定着のための施策：

社内報やSlackで「こんな質問にAIが答えてくれました」事例共有
AIエージェントの使い方を紹介するミニ講座を実施
「よくある質問はまずAIに聞こう」文化を育てる
誤回答時の報告ボタン設置→改善フローを整備

また、社員からのフィードバックを受けてAIを改善し続ける体制が、継続的な活用の鍵となります。

4-1 よくある質問とその対策例

Q1：AIが間違った答えをしたらどうする？
→ 「AIの回答は参考情報です」と明記し、重要項目は人の確認が必要なルールを設けましょう。

Q2：情報の更新はどうやって反映する？
→ FAQや社内Wikiを定期的に更新し、AIに再学習させる・同期させる機能を活用します。

Q3：個人情報は大丈夫？
→ クラウド型AIを使う場合、機密情報を入力しないルールを明確化しましょう。必要ならオンプレミス型も検討。

4-2 効果を最大化するためのチェックリスト

導入前チェックポイント：

過去の問い合わせ履歴を収集・分析したか？
回答すべきFAQや社内ルールを整理したか？
エージェントの目的と対象範囲を明確にしたか？
導入後の利用促進施策を準備しているか？

運用後の改善チェック：

週1回の誤回答レビューを実施しているか？
社員からのフィードバックを反映しているか？
回答率・満足度などの指標を可視化しているか？

こうしたチェックを継続することで、AIエージェントの品質はどんどん向上します。

まとめ

AIエージェントを活用した社内問い合わせの自動対応は、時間と人材のリソースを大幅に削減し、社員のストレスを軽減できる非常に有効な手段です。初心者でも簡単に始められるツールやノウハウが揃っており、今こそ導入を検討するタイミングです。
「小さく始めて、少しずつ育てていく」この考え方で、あなたの会社でも“AIによる社内ヘルプデスク”を実現してみましょう。